愛華網(wǎng)第四篇 會議記錄及紀(jì)要的寫作
一、會議記錄及紀(jì)要的含義
會議記錄是根據(jù)會議的宗旨、會議的進(jìn)展、會議討論的問題、研究的事項(xiàng)、提出的意見和作出的決定，為了某種目的，對會議過程及發(fā)言所作記錄的一種紀(jì)實(shí)性文書。同時(shí)，還包括在開會過程中原始記錄的基礎(chǔ)上，經(jīng)過分析、綜合、提煉、歸納整理而形成的會議紀(jì)要。在部隊(duì)工作中，有些會議，如辦公會、座談會等等，一般都要將研究、決定的問題整理出來，寫成會議紀(jì)要，用以反映會議的基本情況、主要精神和中心內(nèi)容，也可以向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)會議情況，及時(shí)向與會代表、有關(guān)單位和下屬機(jī)關(guān)分發(fā)，便于傳達(dá)和貫徹執(zhí)行。會議紀(jì)要介于“決議”和“簡報(bào)”之間，兼有通報(bào)情況和借以指導(dǎo)、推動工作的作用。它不如“決議”那樣莊重，但又較“簡報(bào)”更具有指導(dǎo)意義。從一定意義上說，機(jī)關(guān)公文寫作中關(guān)于會議的文本，最具挑戰(zhàn)性的就是會議紀(jì)要。
會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別就在于是否經(jīng)過綜合提煉整理。會議紀(jì)要雖然也是記載會議精神和議定事項(xiàng)的公文，但其是對會議的討論事項(xiàng)，擇其要點(diǎn)進(jìn)行歸納整理，以通報(bào)會議精神，統(tǒng)一認(rèn)識，指導(dǎo)工作，而不僅僅是留存檔案。會議紀(jì)要可上呈可下達(dá)，也可批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)。
根據(jù)會議的性質(zhì)，可以把會議紀(jì)要分為四種類型：（1）例會型。這類紀(jì)要適用于研究處理日常行政事務(wù)的例行會議。例會型紀(jì)要側(cè)重于記載會議決定的事項(xiàng)，寫法比較簡單。通常用專門格式印發(fā)給有關(guān)部門，作為機(jī)關(guān)工作的依據(jù)。（2）決議型。這類紀(jì)要適用于比較重要的工作會議。側(cè)重記載會議形成的決議。其特點(diǎn)是政策性強(qiáng)，具有指示、決定的性質(zhì)，其內(nèi)容有關(guān)單位必須遵照執(zhí)行。如《全軍軍事工作會議紀(jì)要》就屬這種類型。（3）專題型。這類紀(jì)要適用于專門研究解決某一重要問題而召開的會議，側(cè)重記載會議的結(jié)論性意見。（4）綜合型。這類紀(jì)要的特點(diǎn)是全面概括會議精神，全方位反映會議概況，既歸納一致性意見，也反映分歧性意見，適用于學(xué)術(shù)性會議和座談會，各類司令機(jī)關(guān)一般都很少使用。
二、會議記錄及紀(jì)要的內(nèi)容
會議記錄和會議紀(jì)要的寫作所包含內(nèi)容基本相同，主要有以下兩個(gè)大的方面：
（一）會議的組織情況
會議記錄和會議紀(jì)要都首先必須寫明會議的組織情況。通常會議的組織情況包括以下八個(gè)方面：
1、會議的名稱和次數(shù)。會議的名稱和次數(shù)，一般就是會議記錄的標(biāo)題，大都由“單位名稱＋次數(shù)＋會議性質(zhì)＋記錄”等關(guān)鍵詞組成，如《××集團(tuán)軍××次辦公會議記錄》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗(yàn)交流會議紀(jì)錄》等。另一種是由“會議名稱＋文種名稱”組成，一般是會議名稱在前，文種名稱在后。如《全軍先進(jìn)食堂現(xiàn)場座談會紀(jì)要》、《陸軍××軍××團(tuán)思想政治工作會議紀(jì)要》等。由于會議記錄往往都是專用的，因此，在整理成會議記錄文本時(shí)，有時(shí)單位的名稱可以省略。即使是會議紀(jì)要，只要不報(bào)送上級機(jī)關(guān)，有時(shí)單位名稱也可以略去。
2、開會的時(shí)間。會議記錄必須寫清楚會議召開的年、月、日，重要的會議還應(yīng)反映出具體的起止時(shí)間，如上午8時(shí)30分至10時(shí)30分等。
3、開會地點(diǎn)。會議記錄要寫清楚會議召開的具體地點(diǎn)，如××?xí)h室，必要時(shí)還應(yīng)注明其所在地。
4、出席人。出席人少時(shí)，應(yīng)寫清楚出席者的姓名、職務(wù)；出席人多時(shí)，可以只寫出席人的范圍，如團(tuán)職（含團(tuán)級）以上干部；重要的會議，為了便于日后考查，可另設(shè)簽到簿，并隨同會議記錄一并保存。
5、缺席人。小型會議，缺席人數(shù)較少的時(shí)候，要寫清具體人名，并簡要注明原因。大型會議的缺席人數(shù)，必須具體。
6、列席人。小型會議要寫明列席人的姓名、職務(wù)；大型會議要注明列席者的范圍及人數(shù)。
7、主席或主持人。要寫明主持人的姓名、職務(wù)。
8、紀(jì)錄人。會議記錄必須寫明記錄人的姓名、職務(wù)，多人參與的會議記錄，要注明每個(gè)人。
以上八項(xiàng)內(nèi)容，要求會議記錄人員在會議正式開始之前就要寫好。
（二）記錄會議的內(nèi)容
會議記錄的主體部分主要有會議議題、領(lǐng)導(dǎo)人的報(bào)告、討論情況、形成的決議和主持人的總結(jié)幾項(xiàng)基本內(nèi)容。
會議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細(xì)記錄；一種是摘要記錄。
1、詳細(xì)記錄。詳細(xì)記錄主要用于重要會議。重要會議討論、研究的問題比較復(fù)雜，要求盡可能地記下發(fā)言者的原話，即怎么講的，就怎么記，特別重要的發(fā)言，不僅要完整無遺地記錄發(fā)言內(nèi)容，而且最好要記下發(fā)言者的語氣姿態(tài)。
重要會議的詳細(xì)記錄，記錄人必須把握以下三點(diǎn)：一是記載會議中有爭議的問題和分歧意見時(shí)，應(yīng)將爭議、分歧的焦點(diǎn)及有關(guān)人員發(fā)言爭論的觀點(diǎn)，詳細(xì)記下；二是記錄會議中的關(guān)鍵問題、要害問題時(shí)，應(yīng)將有關(guān)人員的發(fā)言詳細(xì)記下；三是記錄會議決議時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄表決情況，對異議、棄權(quán)等情況要予以實(shí)錄，以備考查。對會議的決議性內(nèi)容，在會議結(jié)束前，記錄人應(yīng)念給與會人員聽，以便對決議事項(xiàng)推敲得更準(zhǔn)確。有些詳細(xì)記錄，必要時(shí)會后應(yīng)加以整理，爾后記錄人送會議主持人審閱并視情公布和印發(fā)，但原記錄不得毀掉，應(yīng)全文存檔以備核查。
2、摘要紀(jì)錄。摘要記錄主要用于一般會議。在沒有分歧和爭議的情況下，只需摘記關(guān)鍵內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)言，如在會上報(bào)告了什么事情，討論了什么問題，做出了什么決議，哪些人發(fā)了言，等等。
會議紀(jì)要的基本內(nèi)容，除了保持會議記錄的基本要點(diǎn)外，還必須突出三個(gè)方面：（1）會議概況。一般包括會議的宗旨（目的）、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會議的單位和人員、召開會議的單位或主持人；會議的主要議題，專門會議還要寫會議的簡要經(jīng)過，對會議所作總的估價(jià)等等。（2）會議的成果。按照議題的層次，包括會議當(dāng)中與會者對哪些問題展開了討論，討論氣氛和情況如何，哪些問題取得了一致認(rèn)識，并得出了什么結(jié)論，提出了什么意見和建議，哪些意見和建議需要與會者回去傳達(dá)、貫徹等等。（3）遺留問題。這部分包括會議涉及到但未得到徹底解決的問題和應(yīng)該涉及但未來得及討論研究的問題。寫遺留問題是“會議紀(jì)要”與“會議決議”不同的一個(gè)表現(xiàn)，可以說這是會議紀(jì)要的內(nèi)容特點(diǎn)?！皼Q議”中所寫的內(nèi)容必須是取得一致意見并得出一致的結(jié)論的問題，而紀(jì)要?jiǎng)t不然。凡是涉及的問題，特別是重要問題，不論是否被討論，也不管是否取得一致意見，一般應(yīng)該在紀(jì)要中扼要記下。當(dāng)然，有的紀(jì)要是不記遺留問題的。
三、會議記錄及紀(jì)要的格式
（一）會議記錄的基本要素與格式
會議記錄的基本要素包括會議名稱；會議時(shí)間；會議地點(diǎn)；記錄人；出席與列席會議人員；缺席人員；會議主持人；審閱；簽字；主要議題；發(fā)言記錄等方面。
會議記錄的基本格式如下：
鬃司令部辦公會議記錄
時(shí)間：一九鬃年月日時(shí)
地點(diǎn)：司令部辦公樓五樓大會議室
出席人：鬃； 鬃； 鬃； 鬃； 鬃 ……
缺席人：鬃； 鬃； 鬃
主持人：鬃參謀長
記錄人：軍務(wù)處劉鬃參謀
主持人發(fā)言：（略）
與會者發(fā)言：鬃：……………………………………………
鬃：……………………………………………
散會時(shí)間：
主持人：鬃（簽名）
記錄人：劉鬃（簽名）
（本會議記錄共頁）
（二）會議紀(jì)要的基本格式
會議紀(jì)要作為在會議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉、整理而成的一種紀(jì)實(shí)性文書，其基本格式是在會議記錄基礎(chǔ)上的，形成由標(biāo)題、正文和結(jié)尾三部分組成的公用文書。
1、標(biāo)題。一種是由會議名稱加文種名稱。一般是會議名稱在前，文種名稱在后。如：《全軍先進(jìn)食堂現(xiàn)場座談會紀(jì)要》、《陸軍××軍××團(tuán)思想政治工作會議紀(jì)要》；一種是由機(jī)關(guān)名稱、會議性質(zhì)加文種名稱。如：《××軍區(qū)后勤部辦公會議紀(jì)要》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗(yàn)交流會議紀(jì)要》。
2、正文。會議紀(jì)要的正文分開頭、主體和結(jié)尾三個(gè)部分。
（1）開頭，一般寫會議概況，包括召開會議的依據(jù)（如上級的什么指示，黨、國家和軍隊(duì)的什么形勢，某項(xiàng)工作的需要等等），召開會議的目的（即旨在解決什么問題），會議的具體起止時(shí)間和地點(diǎn)，會議的全稱，與會范圍（包括哪些單位的哪些人員），參加會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人，在會上作過講話或指示的摘要；會議的基本議程（或議題）和主要活動，會議結(jié)果（即達(dá)到了什么目的，作出了什么決議；如重要會議，還要有要作出基本估價(jià)）。
（2）主體，是會議紀(jì)要的骨于，主要內(nèi)容，一般應(yīng)寫會議進(jìn)展的主要情況，會議研究的問題，報(bào)告和發(fā)言的主要精神和要點(diǎn)，對各項(xiàng)議程的討論意見和結(jié)果，會議提出的今后的任務(wù)和要求等等，都要在這一部分反映出來。
（3）結(jié)尾，通常是寫會議提出的希望、號召，以便有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神，努力完成各項(xiàng)任務(wù)。
需要說明的是，有的會議紀(jì)要整理出來后，往往以會議簡報(bào)的形式發(fā)表，這時(shí)的格式就必須與會議簡報(bào)格式相融合。由于會議簡報(bào)及其格式在本書前面已經(jīng)介紹過，因此，后面介紹例文時(shí)，我們只是介紹會議紀(jì)要的內(nèi)容寫作摹本，不涉及會議紀(jì)要整理完成后的上送或下發(fā)格式。
四、會議記錄及紀(jì)要的寫作要求
（一）會議記錄的寫作要求
會議記錄，不是記錄者主觀思考的產(chǎn)物，而是純客觀的記載，它不需要布局謀篇，不需要縝密構(gòu)思，只需要記錄者如實(shí)記載。因此，會議紀(jì)錄有如下幾方面的要求：
1．內(nèi)容要準(zhǔn)確。要如實(shí)地記錄與會者的發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄，還是概要記錄，都必須忠實(shí)原意，不允許有一絲一毫主觀因素的參入，不得添加記錄者的觀點(diǎn)、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入。要真實(shí)地、客觀地反映會議的基本情況和主要精神。
2．不遺漏要點(diǎn)。記錄的詳細(xì)與簡略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)。一般情況的說明，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思。
3．首尾始終如一。始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄人從會議開始到會議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記到底，不能會議開始記得認(rèn)真詳細(xì)，會議接近尾聲就記馬虎了。
4．嚴(yán)格按照格式。會議記錄的格式，是體現(xiàn)記錄的規(guī)范性、嚴(yán)肅性的基本形式，必須嚴(yán)格遵守。凡是發(fā)言，都要把發(fā)言人的名字寫在前；一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后；記錄發(fā)言時(shí)要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點(diǎn)要詳細(xì)，重復(fù)的可略記。決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點(diǎn)在通常情況下都嚴(yán)格記具體、記詳細(xì)。
此外，做會議記錄，記錄速度要快。要專心致志，集中注意力，認(rèn)真聽取與會者的發(fā)言。這就要求記錄人平時(shí)多注意聽力和速寫的訓(xùn)練，多聽快寫，耳聰手巧，久而久之，就會應(yīng)付自如。
（二）會議紀(jì)要的寫作要求
會議紀(jì)要除了保持會議記錄的原始風(fēng)格和撰寫要求外，還應(yīng)突出以下幾點(diǎn)：
一是記實(shí)。會議紀(jì)要必須如實(shí)地反映會議的基本情況和主要精神。撰寫者只能取舍、概括、提煉與會者的發(fā)言，不能以主觀愿望或某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的意圖隨意增加會上根本沒有涉及的內(nèi)容，更不能以變換角度或斷章取義的手段篡改與會者的觀點(diǎn)，變更會議的中心議題。那樣做實(shí)際上是弄虛作假，是不正派的作風(fēng)。
二是精要。紀(jì)要必須真正摘其“要”而記之。撰寫紀(jì)要應(yīng)抓住會議的中心議題，認(rèn)真分析研究與會者的發(fā)言，提綱挈領(lǐng)地反映會議的重要成果。切忌“眉毛胡子一把抓”，或者硬在不同觀點(diǎn)中求平衡。那樣寫，不僅會使紀(jì)要冗長拖沓，主次不分，甚至?xí)?dǎo)致主次顛倒，使已經(jīng)解決的主要問題得不到充分反映，次要問題反客為主，以至降低紀(jì)要的質(zhì)量，嚴(yán)重的可能會造成思想混亂，帶來相反的效果。
三是理性。紀(jì)要所使用的材料和闡述的道理要有充分的說服力。這就要求在起草時(shí)，對會議發(fā)言者的某些觀點(diǎn)認(rèn)真加以研究，他們所引用的材料要加以核對。因?yàn)榕c會者所講的情況，不少是憑記憶即興發(fā)言，難免有不準(zhǔn)確的地方，如果不加以核對，寫出的正式紀(jì)要就有可能產(chǎn)生副作用。與會者發(fā)言中講的道理，常有不夠完善的地方，撰寫的同志，可以在會下給予提醒，使其觀點(diǎn)更完善、更準(zhǔn)確，并將其寫進(jìn)紀(jì)要中。切忌那種照貓畫虎、照相式的“純客觀”反映。這樣做的結(jié)果，表面看似乎忠于會上的發(fā)言，實(shí)則是一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度，最終與會者也是不會滿意的。
此外，會議紀(jì)要在語言表述上也有獨(dú)到的特點(diǎn)，常用名詞“會議”是作第一人稱出現(xiàn)，并當(dāng)作主語使用。如“會議認(rèn)為”、“會議要求”、“會議回顧了”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議決定”、“會議希望”等。在反映發(fā)言內(nèi)容時(shí)，若需指名道姓，往往用“某某指出”、“某某強(qiáng)調(diào)”、“某某表示”等說法。這些用語要根據(jù)表述內(nèi)容，靈活應(yīng)用，做到恰到好處。
