愛華網(wǎng)在企業(yè)和政府里，包括頂尖人士在內(nèi)的很多人都在因需要保持辦公桌的整潔而備感壓力。成文或不成文的規(guī)定總是對(duì)混亂的辦公桌不能容忍。眾多美國公司有著要求員工保持“整潔辦公環(huán)境”的規(guī)定，一些組織的做法甚至更夸張，他們自豪地在網(wǎng)站上以書面形式頒布了相關(guān)規(guī)定，公眾也因?yàn)檫@里的員工具備保持辦公環(huán)境整潔的能力而對(duì)他們贊賞有加。凌亂的書桌究竟扮演了多少次妨礙職業(yè)生涯的角色，我們不得而知，但確有一些組織為混亂付出了非常巨大的代價(jià)。如賓夕法尼亞州布拉德福德的警察局長因不整潔的辦公室被解雇就是一例。 在被要求整潔有序方面，惟一的例外是學(xué)術(shù)界，那里是對(duì)混亂的工作環(huán)境毫無約束的“避風(fēng)港”，大學(xué)老師們的聲譽(yù)將與其辦公桌及四周堆積材料的高度成正比。當(dāng)諾貝爾獎(jiǎng)得主、芝加哥大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)教授羅伯特。福格爾(RobertFogel)發(fā)現(xiàn)自己的辦公桌越堆越滿時(shí)，他決定在身后再添置一張桌子?？涩F(xiàn)在新書桌上也已堆得像山一樣。羅伯特在學(xué)校的同事、“麥克阿瑟天才獎(jiǎng)”獲得者、化學(xué)家斯蒂芬。貝里(StephenBerry)在18英尺高的文件堆里工作，文件堆中的個(gè)別文件資料堆在那里已經(jīng)長達(dá)20年了！
也許擁有混亂的書桌正是那些古怪天才的共同點(diǎn)?；蛟S你會(huì)設(shè)想，如果他們遵從對(duì)有序傳統(tǒng)的追求，得到能幫他們節(jié)省時(shí)間、提高效率的書桌，他們就可能會(huì)創(chuàng)造出更多的成果。但如果人們都像阿比蓋爾。塞倫(AbigailSellen)、理查德。哈珀(RichardHarper)夫婦那樣研究過工作效率，也許得出的結(jié)論就大不相同了。這對(duì)夫婦分別是美國微軟公司高級(jí)研究員和《無紙辦公室的神話》的作者，他們?cè)噲D證明混亂的書桌能夠提供非常有用的工作環(huán)境。 首先，保持書桌的整潔是需要成本的。要保持桌面沒有多余紙張，就意味著你不得不將大多數(shù)新到的文件裝訂起來、扔掉或轉(zhuǎn)給其他人。你可以堅(jiān)持把他們存在看起來非常整潔的檔案儲(chǔ)藏柜里。但如果考慮到查詢文件，或是要弄清楚哪個(gè)文件與未完成的項(xiàng)目相關(guān)或它的最后期限的需求時(shí)，你不得不花時(shí)間來通讀每個(gè)文件，并為其恰當(dāng)編碼。 此外，你需要每天花時(shí)間仔細(xì)檢查一遍文件，有時(shí)還需要記清楚每個(gè)文件的擺放位置，明確知道哪一個(gè)是需要緊急處理的。如果你在同一個(gè)客戶那里有一個(gè)高優(yōu)先權(quán)項(xiàng)目和一個(gè)低優(yōu)先權(quán)項(xiàng)目，你應(yīng)該將它們放在這個(gè)客戶名下的同一個(gè)文件夾里，還是分別放在“緊急”和“不緊急”這兩個(gè)文件夾里？接下來，當(dāng)你找到所需文件，將其取出放在辦公桌上，使用之后，還需要將它重新存檔。每天在存檔和查找文件上所花費(fèi)的時(shí)間取決于你工作的復(fù)雜程度、接收文件的數(shù)量及類型。但無論其總和是多少，都不屬于有效工作時(shí)間。 或許你可以聽取職業(yè)組織規(guī)劃師所堅(jiān)持的文件“一次完成”的處理意見：任何與該文件相關(guān)的任務(wù)都要及時(shí)處理，但完成之后就可以將其歸檔、忘記、扔掉或視而不見。反正所有工作遲早都是要做的，“一有新的任務(wù)就立刻著手，并一鼓作氣地完成”聽起來似乎是個(gè)很好的主意。但也不乏例外：實(shí)在無法將所有任務(wù)都完成，大多數(shù)任務(wù)根本無關(guān)緊要。更重要的是，有一些工作比其他的優(yōu)先級(jí)要高得多！在“一次完成”的思想指導(dǎo)下，你可能還有3天就要向經(jīng)理提交與職業(yè)生涯成敗攸關(guān)的報(bào)告了，卻仍要在這一緊急時(shí)刻花時(shí)間處理辦公用品和研討會(huì)傳單。所以，沒有必要嚴(yán)格地遵守“一次完成”的要求。在完成重要報(bào)告之前，將次要的文件暫時(shí)擱置，放在辦公桌的角落是沒有任何問題的。即使其他文件也很重要，你也不需要為立刻處理它而打斷自己寫報(bào)告的思路，暫時(shí)把它們放在一邊即可。 混亂的書桌其實(shí)是個(gè)高效的系統(tǒng)，因?yàn)樗茏坑谐尚У貙⒐ぷ靼凑諆?yōu)先級(jí)次序排列。混亂書桌的所有者們盡管習(xí)慣各有不同，卻都常常在無意中保證了優(yōu)先處理最重要的工作。在混亂的書桌上，一般越是重要、緊急的工作，越是被擺在手邊或堆在最頂上，而那些完全可以忽略的材料則被壓在了底下或是堆在后面——這是非常有意義的。你有時(shí)的確可能要花時(shí)間扎進(jìn)成堆的文件里尋找所需的那一個(gè)——這也正是職業(yè)組織規(guī)劃師批判混亂書桌的理由之一，他們稱你所花費(fèi)的時(shí)間將從最少每周1小時(shí)到最多每天1小時(shí)不等——但事實(shí)上，只要混亂保持在一個(gè)合理的水平，你將比擁有整潔書桌的人更好地利用時(shí)間。首先，最需要的文檔就在手邊。根據(jù)我們的調(diào)查，桌面整潔的人在工作時(shí)找東西所花的時(shí)間比混亂的人平均多36%.混亂辦公桌上各種各樣的文件代表了一個(gè)驚人的、復(fù)雜的非正式文件系統(tǒng)。與文件柜相比，它更高效也更靈活。混亂書桌的主人們也有一些共性，如將緊急、次緊急、非緊急文件分別堆成三堆。在每一堆中，他們都把相關(guān)文件放在一起，如來自同一個(gè)客戶的文件。如果打算特別關(guān)注某一個(gè)文件，可以將它從一堆中取出或翻過來放，使它看起來更顯眼。如果一個(gè)文件放在兩堆中的任何一堆都是合理的，則可以讓它跨在這兩堆之間。在需要尋找某份文件時(shí)，不僅可以通過緊急度及歸屬客戶兩種途徑去尋找，也可以回想距離上次看到它有多久了，以及同時(shí)連帶看到的其他文件，因?yàn)樵焦爬?、用得越少的材料通常都被放在最下面。如果你的書桌屬于混亂的一類，盡管你可能從未專門想過混亂的策略，但聽到上面提及的方法，是不是仍會(huì)覺得似曾相識(shí)呢？正如塞倫和哈珀所說，混亂書桌的一個(gè)特點(diǎn)就是：混亂的桌子能夠更真實(shí)地呈現(xiàn)出主人的工作類型及個(gè)人習(xí)慣。思想和工作通常不可預(yù)知，差別很大，也不確定，它們本身就是混亂的。既然如此，為什么書桌就不能混亂呢？ 人力資源公司亞吉龍(AjilonOffice)的一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果正顯示：教育程度越高、薪水越高、經(jīng)驗(yàn)越豐富的人，辦公桌就越混亂。 很多職業(yè)組織規(guī)劃師曾建議：整潔有序的“正確”習(xí)慣應(yīng)該從小學(xué)開始就向孩子們灌輸。真的應(yīng)該這樣嗎？ 在我走訪一所公立小學(xué)五年級(jí)的一個(gè)教室時(shí)，同學(xué)們向我夸耀著自己潔凈如新的課桌和一塵不染的地板。看起來一切都沒有被混亂侵蝕，但除了教室最后面的一張課桌旁邊。它旁邊的地板上堆滿了各種亂七八糟的東西，而且搖搖欲墜。 當(dāng)被問及這不和諧景觀的由來時(shí)，老師邊笑邊向我們解釋她的一條規(guī)定：白天學(xué)生們可以在課桌上放任何他們需要的東西，而在一天結(jié)束時(shí)要將它們都收進(jìn)抽屜里。但有一個(gè)學(xué)生每天都不符合要求，都有7英寸高的東西放不進(jìn)去。他總是有一些多余的書、一堆還沒完成的畫和其他一些東西。 于是老師與這個(gè)學(xué)生展開了“持久戰(zhàn)”，直到幾周之后，老師終于領(lǐng)悟了其中原因。她說：“我意識(shí)到這和紀(jì)律無關(guān)，而是出于好奇心。他只是覺得這樣做很有趣。這么多孩子來到學(xué)校是為了什么？為了整潔？為了被激勵(lì)？于是我允許他把額外的東西在后面的課桌旁堆成一堆，從此以后我們?cè)僖矝]有矛盾。”那么，如果真如職業(yè)組織規(guī)劃師所建議的那樣，從小培養(yǎng)孩子們的整潔習(xí)慣，會(huì)不會(huì)像這個(gè)例子中的孩子一樣適得其反呢？?
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