愛華網(wǎng)???? 隨著現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，計算機和互聯(lián)網(wǎng)被廣泛地應(yīng)用到各個行業(yè)和領(lǐng)域，并在社會活動和機構(gòu)運轉(zhuǎn)中產(chǎn)生了大量的電子檔案。目前，電子檔案也成為了高校檔案必不可少的重要組成部分，很多高校都建立起了自己的局域網(wǎng)和自動化辦公系統(tǒng)，這對文件的流轉(zhuǎn)和工作效率的提高起到了很大的推動作用，但它的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，也給檔案管理工作帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識電子檔案的重要性和特點，加強對新時期檔案管理方法的研究，熟悉其特性和優(yōu)缺點，才能揚長避短，從而進一步推進檔案管理的信息化建設(shè)?；诖?，筆者對如何做好電子檔案管理工作進行了如下探討： 所謂電子檔案，是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，是信息社會發(fā)展的產(chǎn)物。 一、電子檔案有傳統(tǒng)檔案所不具備的多項優(yōu)點 1、便于使用和保存。相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案具有能夠便捷的提供拷貝、通信傳輸和直接利用等功能，也可以通過分層分類存儲和搜索引擎的使用實現(xiàn)高效、便利的搜索，在很大程度上提高了工作效率，減輕了檔案管理人員的工作強度，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，也有利于節(jié)約人力物力并提高部門服務(wù)質(zhì)量。在保存方面，電子檔案不僅節(jié)約空間，且不像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對溫度、濕度等環(huán)境因素有較高的要求，具有較好的穩(wěn)定性。 2、便于文件的保密。電子檔案具有非直讀性，其信息內(nèi)容可以通過壓縮編碼和加密等技術(shù)性處理，使其具備相當(dāng)?shù)谋Ｃ艿燃?，沒有密碼和權(quán)限無法直接查看，因此更加便于加密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時，通常可以看到整個卷宗，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。電子檔案即克服了這一缺點，可以根據(jù)查閱的范圍提供單份文件或片段，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了其他文件的保密性。 3、便于增補修改。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到補漏增缺時，需要拆卷重做，而電子檔案在此方面就顯示出了極大的優(yōu)勢，管理修改省時省力。 4、提高了檔案管理效率。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是人工完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但檔案電子化就較好地提高了檔案的管理工作的質(zhì)量和便利程度，從而保證了更好的時效價值。 5、符合當(dāng)今社會的環(huán)保理念。電子檔案的普及使用能夠?qū)⒐ぷ魅藛T從堆積成山的檔案堆中解放出來，更是大量的減少了紙品的使用和浪費，其銷毀程序也更加便捷和環(huán)保，順應(yīng)了當(dāng)今社會建立生態(tài)文明的理念。 二、提高電子檔案管理水平的具體措施 1、制定科學(xué)的的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定，并有合理、統(tǒng)一的存檔程序。 2、嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證安全性。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。因此，要利用計算機的更高功能對電子文件和資料加以保護。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。 3、做好電子檔案使用過程中的控制與管理。首先，進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認(rèn)后，再進行拷貝制作，并盡量避免其他資料的泄露。再次，加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。必要時，對資料的借閱要有詳細(xì)的記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
4、建立高水平的檔案管理隊伍。應(yīng)對新形勢下的檔案管理工作，建立一批專業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化、高質(zhì)量的順應(yīng)時代要求的檔案管理隊伍是非常必要的。檔案部門應(yīng)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。 隨著計算機應(yīng)用技術(shù)的廣泛普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，電子檔案在辦公和管理中的比重越來越大，不但非常有效的實現(xiàn)了檔案的動態(tài)管理，提高了檔案的管理質(zhì)量和使用效率，也節(jié)省了大量的人力物力，于是檔案的信息化建設(shè)應(yīng)運而生。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足信息管理的需求，只有把工作重點放在加快檔案的信息化管理上，充分利用其的優(yōu)越性，并培養(yǎng)出一支高水平的檔案管理隊伍，才能使檔案管理水平實現(xiàn)更好的的提高。
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