文件等級分類

保存期限

舉例說明

管控要求

1: 一般文件

3年或文件有效期

1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性與技術性的；

1.2 有關工作或生產(chǎn)進度安排之文件、公告、通告、內部連絡單；

1.3 有關休假、調假、補假、放假等之文件、公告、通告、內部連絡單；

1.4 有關人員之獎懲、晉升、降級、公開表揚與獎勵等之公告、通告、內部連絡單；

1.5 政府或有關部門要求代為發(fā)布的文件且不涉及政策性的；

1.6日常性簽呈、請購單、委托修復單、提案與提報類(但不包括人員獎懲或調薪)且不涉及政策性與技術性的;

1.7 日常性呈批單據(jù)(如:派車單、公出單、忘打卡證明…) 且不涉及政策性與技術性的；

1.8 其它有效期在1年以下的文件、文書、且不涉及政策性與技術性的；

公司內部人員均有瀏覽權限

2: 密件

5年或文件有效期

2.1 有關人員之獎懲、晉升、降級、調薪之建議案或簽呈；

2.2 有關勞動合同及其附屬文件；

2.3 員工薪資及其相關檔案文件(含銀行賬號)；

2.3 員工個人資料及其相關個人隱私文件；

2.5 ISO相關文件、檔案與數(shù)據(jù)；

2.6 訂單、采購單、生產(chǎn)命令單、入庫單、報價單….等單據(jù)與相關數(shù)據(jù)(含計算機檔案)；

2.7 廠商(供貨商、協(xié)力廠商、配合廠商)資料；

2.8 一般合同或協(xié)議書、且不涉及商業(yè)價值或技術性的(如:用工合同、勤工儉學、改建工程等)；

2.9 勞資協(xié)議或合同(如:年薪合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止、工傷賠償、培訓協(xié)議等)；

2.10 登錄”MES系統(tǒng)”之個人賬號與密碼；

2.11 開發(fā)人員之計算機開機或重要數(shù)據(jù)之賬號與密碼；

2.12 尚未對外公開之會議記錄;

2.13 各單位日常生產(chǎn)數(shù)據(jù)、入出庫數(shù)據(jù)及各項數(shù)據(jù)窗體;

2.14 其它經(jīng)部門經(jīng)理級以上核定為密件的；

相關部門負責人有瀏覽權限

3.機密文件

10年或文件有效期

3.1 設計圖紙、BOM數(shù)據(jù)、樣品測試數(shù)據(jù)、樣品數(shù)據(jù)；

3.2 品保部各項檢驗或測試數(shù)據(jù)和標準;

3.3 客戶往來電郵或書信等一切資料(不涉及客戶基本數(shù)據(jù)及價格數(shù)據(jù))；

3.4 生產(chǎn)或組裝使用之各項裝配圖、檢驗檢測標準或數(shù)據(jù)、說明及含有技術性之文件；

3.5 生產(chǎn)系統(tǒng)內之各項數(shù)據(jù)；

相關部門經(jīng)理級以上以及相關授權人有瀏覽權限

4.極機密文件

20年或文件有效期

4.1 財務部之各項文件與內部流通報表；

4.2 采購部內部流通文件與報表；

4.3 其它經(jīng)協(xié)理、廠長、行政人事處核定有必要訂為極機密的文件;

相關部門經(jīng)理級以上有瀏覽權限

5: 絕對機密文件

50年或文件有效期

5.1 與各戶有關之價格數(shù)據(jù)與基本數(shù)據(jù)(如：客戶聯(lián)系人及電話地址等)；

5.2 與海關或商檢局正式往來之各項資料(如：報關單、賬冊等);

5.3 財務部正式上報報表或賬冊、單據(jù)等資料;

5.4 公司副總經(jīng)理級以上人員或投資方之各項資料;

5.5 其它經(jīng)副總經(jīng)理以上核定有必要訂為絕機密的文件;

公司決策層

瀏覽權限