第二章? 充分的會前準備

閱讀本章，您將能夠：

1.了解會議的成本情況；

2.知道什么樣的會議必須召開；

3.知道會議召開前需要做哪些準備工作。

一、你需要開會嗎？

你真的需要開會嗎？——無論是你決定自己發(fā)起會議，還是即將參加別人組織的會議，在做出決定之前，務(wù)必認真思考這一問題。要知道，一旦參與會議，你很可能付出大把的時間，而且無法確保這些付出是值得的。除了開會，你也許還可以通過其他有效的方式來解決問題。

高昂的會議成本

一小時的會議，如果參與者是十個人，那么，這場會議的時間成本起碼是十小時。這種算法還沒有囊括下發(fā)通知、會場準備、會后清理等工作所耗費的時間。會議規(guī)模越大，時間成本就越高，尤其是上百人一起出席的大型會議，其時間成本更是高昂！然而，很多會議發(fā)起者并沒有看到這一點。

另外，會議所需的硬件設(shè)施也是一筆費用。路途遙遠的人，還要加上抵達會議地點所需要的時間、交通、住宿等成本。最后還有“機會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。

具體而言，會議的成本分為時間成本、直接成本和效率損失三種：

1.時間成本。

任何會議最大的成本通常是與會者的時間——從閱讀議程，準備材料，到出席會議。如果與會者還需長途旅行，這個時間也必須計算在內(nèi)。時間成本的計算方式為：會議時間成本=參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間+與會者的交通時間+會議秘書工作時間+會議服務(wù)人員工作時間）。

為了更加直觀地體現(xiàn)出高昂的會議成本，我們還可以將時間成本換算為金錢成本。換算方式為：會議金錢成本=會議時間成本×與會人員平均每小時的薪水。

經(jīng)過計算，你或許被驚呆了——一場會議的金錢成本竟然如此之高！然而事實就是如此。

2.直接成本。

直接成本是指為了支撐會議順利進行而花費的金錢、物資等成本，其計算方式為：直接成本=會議場地租用費+會議設(shè)備租用費（損耗、折舊費）+與會者差旅、食宿費+會議資料費。

3.隱性成本。

隱性成本是指召開會議所導致的效率損失的成本。具體包括以下三個方面：第一，不能及時地解決自己管轄范圍內(nèi)的緊急事件；第二，不能及時獲知客戶信息而丟失一筆業(yè)務(wù)；第三，不能及時處理客戶投訴而致使客戶流失。

尋求其他途徑

身為管理者，你有必要慎重地決定是否采取會議的形式解決問題，換而言之，你絕不能隨意地說“還是開個會商量一下吧”。在做出開會的決定之前，先冷靜地思考一下——問題是否還有其他更便捷、低成本的解決之道？例如：群發(fā)電子郵件；下發(fā)書面通知；單獨逐個溝通；電話交流；視頻會議；利用支持多人聊天的軟件召開網(wǎng)絡(luò)會議；等等。

前通用電器總裁杰克·韋爾奇喜歡使用非正式的溝通方式——他與下屬在飲水機旁的幾分鐘對話，解決的卻是一個不小的問題；他與員工在走廊上的簡單談話，卻幫助員工鏟除了工作上的難題；工作午餐更是值得充分利用的時間，人們在就餐的輕松氣氛下，更加坦誠地交換意見，更易于接受別人的看法。韋爾奇告誡我們：并不是大家正襟危坐在會議室就意味著在解決問題，除了開會，還有很多種輕松解決問題的途徑。

對于別人組織、需要你出席的會議，同樣需要仔細甄別參與的必要性。根據(jù)以往的經(jīng)驗，你一定深知，絕大多數(shù)會議并沒有出席的必要，只需要閱讀一下會議記錄就足夠了；或者委派助理、秘書參加會議，然后請他們向你反饋會議信息。然而在現(xiàn)實中，拒絕參加會議需要極大的勇氣和決心，簡單的一個“不”字，卻難倒了幾乎所有人。拒絕出席會議常被別人視為另類和高傲，雖然人們明知并無與會的必要，卻礙于情面而不得不忍受無效會議所帶來的痛苦。無論如何，管理者還是應(yīng)當盡可能地減少出席無價值的會議，將寶貴的時間用在更重要的事情上。

對于例行會議，也就是組織規(guī)定定期召開的會議，例如年度全員大會、月分析會、周例會、每日晨會、每日總結(jié)會等。這些會議定期召開，主持人常常要說“大家看看，今天我們討論什么”；或者按照約定俗成的程序展開會議。絕大多數(shù)情況下，人們對這些缺乏新意和實質(zhì)內(nèi)容的例會抱著應(yīng)付的態(tài)度，這些例會常常流于形式，沒有發(fā)揮真正的作用，僅僅是一種工作慣例。我的建議是應(yīng)當盡可能地減少此類會議的密度，“每日”、“每周”這樣的字眼最好不要出現(xiàn)在會議前。弗塞斯[1]說：“我想斗膽倡導和建議禁止任何與諸如‘每周’這樣字眼有關(guān)的例會?！彼凇堕_好會議》的書中提供了一個不錯的方法——根據(jù)業(yè)務(wù)的旺季和淡季來調(diào)節(jié)例會的密度。為了應(yīng)付旺季繁多的工作事項，增加召開例會的次數(shù)理所當然；而淡季則完全沒有必要維持高密度的例會?？偸?，就像古時的皇帝早朝一樣，“有事啟奏，無事退朝”，開會是為了達成特定的目的，而不是為了完成任務(wù)、走形式。

【小貼士】

取代會議的其他途徑

一般而言，會議具有提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、教育會議的五大功能。讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發(fā)揮會議功能的各種途徑。

1.提供信息

我們可憑便條、備忘錄、書面報告、打電話、發(fā)短信、借助網(wǎng)絡(luò)聊天工具等方式從事信息的交流。這樣做，顯然要比開會更加經(jīng)濟劃算。但是，人們對書面文字信息有時不一定看，即使看了也不一定能完全理解。從這個意義來說，開會要勝于其他信息提供的方式。在會議中，信息提供者不但能當面澄清與會者的疑問，而且可借助視聽器材，增進與會者對信息的了解與興趣。

2.收集信息

召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效方法。除此之外，你也可以請求信息提供者用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復印然后分發(fā)出去。另外，你還可以通過個別約見有關(guān)人士，當面向他們收集信息，這樣做效果極佳。

3.解決問題

當管理者面臨問題時，他可以親自解決，也可以授權(quán)給他人代為解決，而不需付諸于會議。但若問題并不緊迫，而且管理者希望集思廣益，尋找出最佳解決方案，最好是能邀請部屬開會解決。

4.宣傳政策

管理者要將政策傳達給下屬，他可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對面?zhèn)€別宣傳；第三、開會公開宣傳。書面宣傳成本較低、操作方便；個別宣傳則更有說服力，管理者可以根據(jù)每位員工的特點來調(diào)整宣傳方式。開會宣傳相當于一對多溝通，為管理者減少了溝通成本。

5.教育會議

組織除了召開會議為成員實施教育會議之外，還可以采取以下五種措施：

(1)指定員工閱讀書刊；

(2)要求參加函授課程；

(3)主管或其他有訓練專長的人，為員工進行在職輔導；

(4)派遣員工學習外界訓練課程；

(5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機構(gòu)進修。

不得不開的會議

雖然會議的成本高昂，但還是有很多不得不開的會議。如何準確地判斷哪些會議必須召開？——這是一位合格的會議管理者首先需要具備的能力。

管理大師德魯克告誡我們，做正確的事比正確地做事更重要。所謂做正確的事，就是將有限的時間用在值得我們?nèi)プ龅氖虑?。最大的浪費莫過于花費了巨大的時間和精力去做一件根本不需要做的事情。因此，高效率會議的第一步就是確定是否真的有必要開會，把那些不符合開會條件的“會議”篩選出去，從一開始就減少做錯事的機會。

如果你是唯一可以做決策的人，那么不要浪費自己和別人的時間去召開耗時長久的會議，他人的參與只會讓問題變得更糟，既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地，因為決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果你又要推翻他人的意見。

一般而言，不得不開的會議符合以下特征：

●需要團隊成員就某個問題提出他們的建議；

●需要發(fā)揮團隊成員的集體智慧來解決一個僅通過一對一的交流無法解決的問題；

●需要與整個團隊一起分享信息、成功、憂難；

●需要團隊成員參與決策；

●需要明確由誰來對所出現(xiàn)的問題、所造成的麻煩或者所涉及的領(lǐng)域負責；

●需要集思廣益。

【小貼士】

會議的目的與類型

二、充分的準備是成功的一半

沒有充分的會前準備就沒有必要召開會議。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是失敗。成功的會議需要經(jīng)過深思熟慮和精心準備。

●趙小姐是某公司總經(jīng)理助理。在即將召開的跨國公司技術(shù)交流大會前，由于時間緊迫，趙小姐來不及核實與會者人數(shù)，于是就按照自己的估計先把人數(shù)確定了下來。結(jié)果，在會議簽到的時候，發(fā)現(xiàn)與會者人數(shù)大大超過了原先的估算，于是不得不臨時更換會議室，影響了會議的準時召開。

在會議召開期間，需要用到一些重要資料，趙小姐又是臨時匆匆去拿，這使會議進程又耽誤了約20分鐘。最后，會議結(jié)束時間嚴重超過了預計時間，與會者表現(xiàn)出不滿情緒。

●某集團公司定于某月某日在大禮堂召開部門工作總結(jié)會議，會議組織者給參會人員發(fā)了通知，通知上明確地寫著時間、地點。可當銷售部、行政部、生產(chǎn)部的經(jīng)理提前來到禮堂一看，發(fā)現(xiàn)禮堂內(nèi)張燈結(jié)彩，不像召開工作總結(jié)會議的樣子。詢問禮堂管理人員才知道，今天禮堂召開的是另一個表彰會，而原定的工作總結(jié)會的地點已經(jīng)改換了。

幾位部門經(jīng)理覺得莫名其妙——改換地點為什么也不重發(fā)通知？事后，會議組織者解釋道，由于會務(wù)人員工作粗心，在下發(fā)會議通知前沒有與禮堂管理人員取得聯(lián)系，一廂情愿地認為場地沒有問題。直到會議前一天下午才去聯(lián)系，沒想到禮堂已經(jīng)安排其他會議了，于是只好臨時改換會議地點。但由于與會人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。會議組織者盡管做出道歉，但造成的不良影響還是無法消除。

因為沒有做好會前準備工作，造成不良的后果——上述兩個案例強調(diào)，沒有準備或準備不充分的會議難以取得良好的成效。下面讓我們看一看，經(jīng)過精心策劃、準備的會議將取得什么樣的成效——

三國時期，曹操引兵攻打東吳。東吳大都督周瑜接到曹操戰(zhàn)書后，當場就撕毀戰(zhàn)書，斬殺來使，表示抵抗的決心。于是有了曹操和東吳在三江口的一番交戰(zhàn)。周瑜打了勝仗，但他仍謹慎從事，派人連夜暗窺曹營。周瑜發(fā)現(xiàn)曹操水軍的指揮官是從劉表手下歸降曹操的蔡瑁、張允，這兩人都擅長水戰(zhàn)，是東吳破曹的主要障礙。于是周瑜產(chǎn)生了用計謀除掉這兩人的打算。

曹操吃了敗仗，正在發(fā)愁之際，曹營中的幕僚蔣干出來自薦，說愿意去東吳說服周瑜前來歸降，而且保證完成任務(wù)。|!---page split---|

周瑜和蔣干是少時同窗。周瑜聽說蔣干來了，眉心一皺，心生一計。周瑜先是在大會群英的宴席上定下了“但敘朋友交情”，不提“軍旅之事”的規(guī)矩，封住蔣干的口。進而周瑜又向蔣干顯示東吳英杰云集、兵精糧足的實力，炫耀自己“遇知己之主”受到信任重用的地位，斷絕蔣干說降的念頭。在夜間，周瑜和蔣干抵足而眠，還假裝酒醉酣睡，誘使蔣干偷走一封偽造蔡瑁、張允投降東吳的書信，還安排了“江北有人到此”來暗中聯(lián)絡(luò)的情節(jié)給蔣干看，讓蔣干對書信確信無疑。蔣干愿為沒有完成說降周瑜的使命發(fā)愁，幸虧得了這份重要“情報”，就連夜溜回曹營去報功。曹操看了這封信，喝令斬殺蔡瑁、張允。周瑜的反間計獲得了成功。

從群英會的各個細節(jié)中可以看出，這是一場經(jīng)過精心策劃與準備的會議，因此能獲得成功，除掉了蔡瑁和張允，為東吳戰(zhàn)勝曹操的大軍奠定了重要基礎(chǔ)。由此可見，充分的會前準備是高效率會議至關(guān)重要的一步。那么，如何做好會前準備工作呢？以下為詳細闡述。

目標：會議的靈魂

會議目標，就是希望通過召開會議達成的目的。任何一次會議，所有的參與者都必須明確清晰地知道“會議目的是什么”，換而言之，我們必須清楚究竟為什么要開會。

——目的明確，這是高效率會議的重要法則！

在開始籌備會議時，首先要明確會議的目的：是讓團隊成員獻計獻策、匯聚集體的智慧？是向團隊成員宣布消息、說明情況？是確定具體的行動方案？是明確各自的角色和所需承擔的責任？是協(xié)調(diào)大家的意見、做出組織決策？……一旦明確了會議的目的，就找到了會議的靈魂，組織者召集人們坐在會議室開會，為的就是達成會議目的。

人們在明確會議目的時，常常犯兩種錯誤：其一就是一場會議的目的過多，而且彼此之間毫無關(guān)聯(lián)性；其二就是會議的目的描述不清晰。

為了規(guī)避上述兩個錯誤，我們應(yīng)當做到：

1.盡量做到一次會議只為了達成一個目的。

會議的目的過多，無疑就會延長開會時間，分散與會者的精力。會議討論的內(nèi)容越多就越容易被人們遺忘，會后落實起來也就越困難。不要指望僅僅通過一次會議就解決所有積壓的問題。我建議的做法是：一次會議解決一個問題，達成一個目的；即便不得不在一次會議上討論兩個或多個主題，那么，在不同的主題之間應(yīng)當安排足夠的休息時間，以便讓與會者保持體力和思維的活躍。即便如此，主題最多也不能超過四個，否則，會議的成效將因為主題過多而大打折扣。

2.設(shè)定明確的目標。

明確清晰的目標是吸引與會者的首要因素。設(shè)定了明確清晰的會議目標，人們就很容易看出會議與自己的關(guān)聯(lián)性，從而判斷自己是否出席。在你看來，為會議設(shè)定目標是理所當然的事情，你也一直認為自己組織的會議都有目的——那么，你真的已經(jīng)是一位目標明確的會議管理者嗎？在下結(jié)論之前，請看以下會議目標：

討論部門內(nèi)部管理問題；

商量一下新的營銷方案；

關(guān)于網(wǎng)絡(luò)維護的事情要告知相關(guān)人員；

落實新產(chǎn)品研發(fā)的工作事項。

這些目標沒有讓人清楚地了解會議要達到什么目的，因為“管理問題”、“營銷方案”、“相關(guān)人員”、“新產(chǎn)品”都是含糊而籠統(tǒng)的概念，與會者并不了解它們的具體內(nèi)容，也就無法弄清會議的目的。

明確清晰的會議目標應(yīng)符合以下要求：

　　（1）會議目標必須用書面列明。

　　你或許認為沒有必要將會議目標寫出來，只要將目標記在腦海中就足夠了——你其實忽略了重要的一點，就是會議目標不僅自己要牢記，更要讓所有與會者都清晰地看到。用書面方式寫下會議目標，起碼有三種好處：第一、有助于目標內(nèi)涵澄清；第二、書面目標不容易被遺忘；第三、所有的與會者都可以清晰地看到目標。

　?。?）會議目標必須切合實際。

　　任何目標都必須具有實現(xiàn)的可能性，否則人們就不會對目標感興趣，沒有人愿意將時間和精力花費在他認為不可能實現(xiàn)的目標上。但是“會議目標必須切合實際”這句話，并不意味會議目標應(yīng)該是容易實現(xiàn)的。事實上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標，對目標的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。會議目標不但應(yīng)具有相當?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實現(xiàn)的可能。

　?。?）會議目標必須具體而且可以衡量。

　　正確的目標應(yīng)當對行動具有指南價值，而含糊、籠統(tǒng)、無法衡量的目標只會給行動造成災(zāi)難。例如某單位主管因為感到該單位產(chǎn)品不良率過高，而決定開會研討降低產(chǎn)品不良率方案。他將會議目標設(shè)定為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”，這個目標沒有為與會者提供意見的指南，因為該目標沒有具體地指出產(chǎn)品的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長的時間內(nèi)達到這個結(jié)果。該目標可以改為“探討如何在八月底之前令產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至2%”。

選擇恰當?shù)臅r間

選擇在恰當?shù)臅r間開會、會議時間長短適宜，可以提高會議的效率。會議召開時間的選擇，需要考慮以下幾個方面：

1.預留充分的準備時間。

除非萬不得已，否則不要召開緊急會議。為與會者預留充足的準備時間，是會議高效的基本前提。尤其需要注意的是，會議的關(guān)鍵人物，他們往往是決策者，對會議的最終成果起著至關(guān)重要的作用，一定要為他們預留充分的準備時間。

某項目組開會討論營銷方案的最終定稿。會議發(fā)起者提前2天將會議相關(guān)資料發(fā)給了組員，大家都做了充足的準備，可項目組組長在開會前20分鐘才匆匆趕回公司。會上，項目組成員討論熱烈，而且提出了很多建設(shè)性建議，大家達成了共識。然而，項目組組長卻一直在看營銷方案的討論稿，會議的很多觀點他沒有辦法完整地聽到，因此，他也難以做出最終決定。最后，他不得不宣布休會，他要再仔細研究一下方案。

要在會議中杜絕此類悲劇的發(fā)生，就必須在會前確定關(guān)鍵人的時間，讓關(guān)鍵人準備充分，以免無法有效地做出決策。

2.確保決策者出席。

協(xié)調(diào)與會者的時間、確保所有人能夠出席會議，一向是令會議管理者頭疼的事情。如果會議的缺席率過高，或者決策者不能參加會議，那只能讓會議延期，否則，注定將是一場無效的會議。在選擇開會時間的時候，應(yīng)當確保決策者和絕大多數(shù)參與者可以出席。盡量選擇一個所有與會者都方便的時間，你可以在發(fā)出會議通知時，發(fā)給大家一些可供選擇的時間。

3.需要快速得出結(jié)論的會議最好安排在午餐或下班之前。

有些會議需要快速得出結(jié)論，不容拖延，此類會議最好安排在午餐或下班之前，因為當與會者都急于結(jié)束會議的時候，效率自然得到大大的提升。

4.考慮會議召開期間的自然因素。

如果一場會議正在進行中，突然下起了傾盆大雨，而與會者都沒有帶雨具，那么，他們就無法再安心地繼續(xù)開會。為了規(guī)避這些消極的影響因素，會議發(fā)起者在選擇會議時間的時候應(yīng)當考慮天氣、氣溫等情況。

5.會議時限不要超過2小時。

每次會議應(yīng)該有時間限制，最長不要超過2小時，如果要超過這個時間，必須安排會間休息和茶歇。

選擇適宜的地點

●某公司會計部門與銷售人員合作時產(chǎn)生了問題。會計部門經(jīng)理在銷售部門的一間辦公室內(nèi)里召開會議，討論一起工作的方法。然而，辦公室空間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。

空調(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進入。會計經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個銷售人員也生氣地走了。會計經(jīng)理回來詢問建議，但沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實際的解決辦法。

●某廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。這個客戶的工作場所相當遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設(shè)備的飯店。

會前一周，廣告公司的工作人員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大會議桌。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標準的視聽設(shè)備，因為他知道自己公司的展示是使用這種設(shè)備來準備的。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點心。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。

選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的。從第一個案例中我們看出，盡管會計經(jīng)理有一個好的會議意圖，卻選擇了一個不好的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之間的關(guān)系。如果選擇一個沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的會場，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。而從第二個案例中我們看出，每件事均須預先組織，并有一個試運作過程，廣告公司能預先排除潛在的問題，從而能集中在展示工作上。

適宜的會議地點、會場環(huán)境能營造出良好的氛圍，有利于推動會議進程；而一個糟糕的開會環(huán)境則會影響與會者的心情，為與會者造成不便和麻煩，阻礙會議的正常進展。會議地點的選擇，需要考慮以下幾個方面：

1.會議地點應(yīng)與會議目的相適合。

倘若會議的目的是讓兩部分人進一步相互了解，那么，一種寬松的郊外氣氛是合適的。倘若你需要莊重而正式地宣布一項重大決議，那么，一個亂糟糟的開放式辦公室是不適合用來作為會議場地的。首先認清會議的目的，然后根據(jù)會議目的的需要選擇適宜的地點，這是高效會議的又一個重要法則。

2.考慮會議費用預算。

如果會議需要租用會場及其他設(shè)備，你就應(yīng)當比較一下價格，尤其是在費用預算緊張的情況下更應(yīng)該這樣做。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比郊外地段要昂貴一些。如果會議持續(xù)一天以上，將會議場地放在郊外是值得的。

3.選擇適度舒服的環(huán)境。

不論什么會場，都要使與會者足夠舒適，以便于讓他們集中精力開會；但也不要讓他們舒服得想打瞌睡。噪音要保持在最低小水平，最好不要選擇車來車往、人聲鼎沸的地方，容易發(fā)出聲響的設(shè)備要關(guān)閉或者清理到室外。會場的溫度要讓人覺得舒服。會場要通風或配備通風排氣裝備，以保持場內(nèi)有足夠新鮮的空氣。自然光對于維持一種活躍的氣氛非常重要，因此，要保證一定的自然光。

4.交通要便于與會者抵達會場。

會議地點最好選在會議主辦方和與會者都可以方便抵達的地方，盡量避免偏僻、道路復雜、交通不便的地方。與會人員能在較短的時間內(nèi)到達會場，無疑降低了會議的成本。會場最好能有停車位，食宿地點離會場不遠。

【小貼士】

各種類型的會議場所

5.優(yōu)良的視頻、音頻效果必不可少。|!---page split---|

優(yōu)良的視頻和音響效果是高效率會議不可或缺的因素。必須確保投影效果清晰，而且屏幕的位置要適合觀看，不能太高或偏于一方，否則人們仰頭、側(cè)頭觀看，很容易疲勞；屏幕也不能太低，否則坐在前排的人會遮擋后排的視線。

音響效果更是重要，因為開會主要就是通過聽、說來交流，如果會場音效糟糕，就無法實現(xiàn)有效的溝通。因此，在選擇會場時，務(wù)必確保音效良好、音響設(shè)備齊全，會場內(nèi)沒有回聲。最好每一個座位旁都有話筒，與會者可以方便地發(fā)言；如果會場不具備這樣的條件，那就準備2至3個話筒，與會者需要發(fā)言的時候能及時拿到話筒。

【小貼士】

選擇會場的陷阱及避免措施

6.考察會務(wù)服務(wù)人員的服務(wù)水平。

這主要看會務(wù)人員及會場其他服務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平，如會場安全保衛(wèi)、入場票證檢查、會場導引等工作人員的服務(wù)態(tài)度是否熱情主動，工作人員是否明確各自職責，能否各就其位、各司其職。

【工具箱】

會場考察情況記錄表

會場名稱：???????????????????????????????? 會場地址：

聯(lián)系人：?????????????????????????????????? 聯(lián)系電話：

設(shè)計順暢有序的議程

議程是會議的程序表。讓與會者明確會議目標的最好方法是預先發(fā)給他們一份明確的議程。大多數(shù)會議并沒有正式的議程，那是因為人們認為它不重要或不需要，但是，一份清晰的議程能夠規(guī)范和控制會議內(nèi)容，約束溝通的次序和節(jié)奏，提升會議的效率，有助于會議目標的順利達成。書面的議程還會使會議目標具體化，議程就能使會議按照既定的軌道進行。

議程相當于會議展開的計劃，在實際開會過程中，只要嚴格遵循議程展開，就能一步一步抵達會議的目的，有效地規(guī)避超時、離題、秩序混亂等糟糕情況，在規(guī)定時間甚至提前圓滿結(jié)果會議，取得會議成果。會議缺失議程，會議的內(nèi)容就無法確定，溝通的次序可能會雜亂，溝通的節(jié)奏也可能無法把握，要么太快，要么太慢。

第一、完整的議程包括以下內(nèi)容：

●會議名稱；

●會議期望的目標或結(jié)果；

●會議時間、地點及食宿情況地址；

●參會人員名單及聯(lián)絡(luò)方式；

●分組情況；

●會議主持人；

●會議所要討論的每一個議題、相應(yīng)的負責任和時間安排；

●有關(guān)形式的任何不同；

●任何外來參加者的姓名和角色。

第二、編排會議議程應(yīng)遵循以下原則：

1.依照議題的輕重緩急安排先后順序。

越重要越緊急的議題排在最前面，依照這樣的原則將所有議題排好順序，那么，即使在預定的時間內(nèi)無法完成全部議題，也能保證最緊要的議題被處理。

2.標明每一個議題的起訖時間。

當你在議程上清楚地標明每一個議題的起訖時間，就會促使與會者遵守時間，提升會議的效率，因為一個議題的時間被打亂，其后的所有議題的時間都將被打亂——這恰好印證了“多米諾骨牌”效應(yīng)。這樣做的另一大好處是，與議題相關(guān)的人可以在特定的時間內(nèi)到會，結(jié)束議題后可以即時離場，這無疑是節(jié)省時間的有效方法。

3.要求與會者預先思考所要討論的問題。

如果與會者在開會時才開始思考問題，那簡直是在浪費其他人的時間。寶貴的會議時間應(yīng)當用來直接交換成熟的、深思熟慮的意見。你甚至可以要求他們做一些具體的會前工作，例如抽樣調(diào)查員工意見、匯集統(tǒng)計數(shù)據(jù)、搜集背景資料等。

第三、編排議程的步驟如下：

1.列出需要討論的所有議題。

用簡潔的語句概括出所有需要在會議上討論的議題。

2.依照輕重緩急的程度安排先后順序。

緊要的提議排在最前面，依此類推。

3.給每一項議題分配合適的時間。

給每一項議題分配一個時間限度，以保證大家不會超過規(guī)定的時間。

4.補充其他信息。

其他信息包括會議的名稱、目標、時間、地點、負責人、聯(lián)絡(luò)人、交通、食宿、要求等。

5.將議程初稿分發(fā)給與會者，請他們完善

一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補充或征求同意。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準的議程上增加或刪除議程，必須征得與會者的同意。

【案例鏈接】

關(guān)于核心課程研發(fā)討論會議程表

找準與會者

誰應(yīng)該出席會議？——找準參會者，邀請那些真正有必要出席會議的人，這是高效率會議的又一重要法則。真正的與會者應(yīng)當是能夠幫助你實現(xiàn)會議目標，在討論時提供具有建設(shè)性觀點的人。他們是：

●相關(guān)問題的主要決策人；

●對于議題有相關(guān)知識和信息的人；

●能夠提供相關(guān)意見的人員；

●對問題負有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員；

●一心一意要解決問題的人和那些與所要解決的問題息息相關(guān)的人；

●那些需要執(zhí)行決策的人。

他們能夠：

●提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進展情況。

●提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見。

●提供特殊的專長：具有特殊技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或者來自公司之外，他們的出席都可能促進討論。

●授權(quán)行動：尤其是財務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，可能要求一位財務(wù)主管在場授權(quán)這個行動。

找準與會者需要認真地思索，在現(xiàn)實中，我們都忽略了這一點，經(jīng)常召開部門會議（部門所有人都要參加）或者全員大會（公司所有人都要參加），這種不慎重地選擇與會人員的做法，不僅浪費無辜者的時間，而且會造成各種負面影響。例如：組織內(nèi)的鉤心斗角、爭寵、權(quán)力和威信的斗爭等。

概括而言，在所有參會者中，必須要有能夠做出相應(yīng)決策的人，必須要有負責執(zhí)行決議的人，每一個與會者都應(yīng)當能夠為解決問題提供建設(shè)性的意見。

為了找準與會者，你可以問自己以下問題：

●參加會議的人將在多大程度上決定會議的結(jié)果?

??? ●這個人在中心議題的專門知識方面，是否確有需要或能有所貢獻?

●有沒有經(jīng)驗，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系?

●級別或地位是否適合參會?(下級職員和他們的上司在一起參加的時候，心理上常會不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實性。)

●假如要做決議，這個人是否能做(他不應(yīng)是一個從屬的人，這種人可能缺乏完整的全面知識和適當?shù)臋?quán)威)?

??? ●他的才能或職責是否與其他與會者重復?

??? ●是否時間、工作量及其他因素都能使與會者安心參加全部會議，而不是人在心不在?|!---page split---|

提供必要的信息

人們在開會時，經(jīng)常需要花費相當長的時間來做各種各樣的解釋，這一過程對于熟悉會議背景的人來說，是一件相當痛苦的事情，因為他們無法集中精力探討問題，反而不得不耐著性子解答“幼稚”的問題。如果你能夠提前把與會議有關(guān)的所有信息都傳遞給與會者，那么你就可以讓他們對將要討論的議題有所了解，從而直接進入問題的討論階段，更加高效地利用開會時間。

如果與會者需要一些背景材料，那你就要提前搜集一些相關(guān)的文獻或者數(shù)據(jù)，并把它們分發(fā)給與會者。這樣可以使所有與會者都處在同一起跑線上，對于一個團隊而言，這樣會更加有利于達成一致意見，可以為所做出的決策提供更加可靠的依據(jù)。

預算經(jīng)費開支

會議經(jīng)費包括以下內(nèi)容：

●場地租賃費：如果沒有自己的培訓場地，就不得不花錢租賃；有時候，為了實現(xiàn)特殊的會議目的，需要租賃特別的場地。例如，開會是為了化解兩個部門之間的矛盾，那就應(yīng)當使用環(huán)境優(yōu)美、安靜的會場，噪音大的會場容易激起人的急躁情緒，不適宜用來開這種目的的會議。

●設(shè)備租金：投影儀、音響、麥克風、攝像機、照相機、錄音設(shè)備等，如果沒有這些東西，都要支付一定的租金。

●資料費：購買會議文具、印制資料等費用；

●食宿費：會議期間與會者餐飲費用和住宿費用；

●交通費：遠道而來的與會者交通費報銷、會議期間接送與會者所用的租車費、油費、停車費、過路費、司機勞務(wù)費等；

●其他：茶水飲料費、會議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通訊、會間活動、合照、保安、翻譯、禮儀小姐、禮品等。

明確責任分工

在會議籌備時，一定要確保每一個關(guān)鍵角色都有相關(guān)人士來承擔。會議中的關(guān)鍵角色有以下幾種：

●領(lǐng)導者。可能是會議組織者，也可能不是會議組織者，但他必須明確會議的意圖、目標、期望的結(jié)果、限制因素及權(quán)力范圍等，并且承擔會后跟進工作的責任。領(lǐng)導者的職責如下：

1.準時開會以顯示會議的重要性，同時也表達了對盡力準時到達會場的人的尊敬；

2.通過確定會議角色，設(shè)定會議的基本規(guī)則，營造一種熱烈、嚴肅的會場氣氛。不要打斷別人的發(fā)言；每個人都要參與；嚴格依照會議議程進行；反映意見必須伴有相應(yīng)的解決辦法；對集思廣益的觀點不做評價，以及所有你能想到的為營造一個有序的會議氛圍所必須遵循的規(guī)則。提前在會前制定規(guī)則或者讓與會者開始時自己制定規(guī)則。

3.在整個會議期間按照會議的日程安排進行。會議開始時宣布會議的目標并預覽會議的各個步驟；

4.在會議討論期間以一名普通會議成員的身份參與會議，陳述你的想法。

5.如果你感覺到會議的程序不能實現(xiàn)你的會議目標，那就改變會議形式。

6.對關(guān)鍵的決定和行為做總結(jié)。當與會者就某個要點達成一致意見或做出決定時，重申已經(jīng)形成的共識。

7.告訴會議記錄員在提示板或幻燈片上應(yīng)該寫些什么，以記錄大家的意見。

8.準時結(jié)束會議。

●主持人。在會議討論、問題解決及做出決策階段引導會議，也許還要負責會前、會后的相關(guān)工作。主持人的職責如下：

1.主持會議（包括開場、議程和規(guī)則的宣布、開始和茶歇的宣布、串場等）。

2.保證每個人積極參加談?wù)?，防止發(fā)言者打斷他人的講話，防止出現(xiàn)與會者的語言攻擊。

3.監(jiān)督會議每項議程的時間使用情況，確保領(lǐng)導者和與會者按照每一項議程規(guī)定的時間要求執(zhí)行。

4.防止討論跑題，督促以會議主題為中心。如果有必要，強調(diào)會議的目的。

5.有策略且直接地監(jiān)督人們提出問題并解決問題；

6．不要表明個人的觀點和態(tài)度。對有沖突的意見進行調(diào)解。

7.當一個步驟不起作用時，建議使用其他方法。

8.接受領(lǐng)導者的建議和指示。

●記錄員。記錄來自于會議討論中的要點、想法及決定，也可草擬會議紀要或會后記錄。會議記錄員記錄的材料是開會時發(fā)生情況的唯一書面證據(jù)，記錄員的職責如下：

1.對會議進行錄像記錄，無須編輯或?qū)θ藗兊陌l(fā)言進行語言加工，照實記錄人們的發(fā)言內(nèi)容。不要自作主張，會議領(lǐng)導者需要你記錄時再記錄。

2.定期與會議領(lǐng)導者和會議主持人對記錄進行核對，確保記錄的準確性。

3.設(shè)法記錄聽到的話語，而不是你個人對話語意思的理解。有疑問時，要求發(fā)言者陳述清楚。

4.使用關(guān)鍵詞和關(guān)鍵句。無須記錄完整的句子，但是設(shè)法記錄完整的意思。

5.在心里對會議中已經(jīng)討論過的和已經(jīng)做的事項理清思路，以防會議領(lǐng)導者或支持人忘記或不知下一步該做什么。

6.如果記錄太慢，影響了會議的進程，請求會議領(lǐng)導者安排一個助手（人數(shù)眾多的會議或許需要兩三個記錄員）。

7.使用一塊黑板或白板，為會議領(lǐng)導者抄寫會議的內(nèi)容，或者要求其他人在紙張上抄寫會議的內(nèi)容。

●專家。根據(jù)要求對特殊問題提供專業(yè)知識。如果不是正式的與會成員，專家可不必一直參加會議。

備齊會務(wù)物品

會務(wù)物品瑣碎而繁多，雖然大多數(shù)都是小東西，但缺少了它們，會議的效果會在不同程度上受到影響。因此，在會議開始前，我們要確保備齊所有會務(wù)用品。我在此羅列一些常用的會務(wù)物品，供讀者參考，當然，不同的會議還需要準備特別的物品，這需要會議組織者提前考慮周全，并列出清單，逐一準備齊全。會務(wù)物品清單如下：

派發(fā)通知

會議通知的擬寫要求內(nèi)容清晰、完整，文字簡明、準確。會議通知在內(nèi)容上至少應(yīng)包括下列五項：

??? ●開會的時間（包括日期及起止時間）；

??? ●開會地點（如果開會地點與會者不熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖）；

●會議的目標；

●與會者須事先準備的事項；

●其他與會者的姓名。

常用的會議通知形式有以下幾種：

1.公告。

這種方式通常適用于規(guī)模較大、參與人數(shù)眾多、準備時間較長的會議，會務(wù)人員提前將通知發(fā)布到網(wǎng)站、報刊、公告欄等，讓大家自己查看。這種方式的優(yōu)點是便捷、成本低，但是無法確保每一位與會者都能看到通知。

范文1：

公司屬有關(guān)部門：

經(jīng)公司研究，定于****年*月**日召開“組織架構(gòu)調(diào)整”會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議內(nèi)容：組織架構(gòu)調(diào)整。

二、會議時間：****年*月**日（星期三）下午2：00－2：20簽到，2:30準時開會。

三、會議地點：公司大會議室。

四、參會人員：公司全體成員。

五、會議要求：請參會人員安排好工作，準時參加會議。

公司總經(jīng)理辦公室

****年*月*日

范文2：

環(huán)境會議通知

各有關(guān)單位：

自1998年中國政府實施積極的財政政策以來，我國投資建設(shè)了一大批城市污水處理設(shè)施。海河、遼河、淮河、滇池、太湖和巢湖流域“三河三湖”水環(huán)境治理工程的實施，大大加快了這些地區(qū)污水處理設(shè)施的建設(shè)。特別是“十五”期間，我國政府加大了環(huán)境保護力度，一大批為改善水環(huán)境質(zhì)量的污水處理建設(shè)項目已列入計劃，這必將進一步推動環(huán)保產(chǎn)業(yè)極其市場的發(fā)展。

會議將邀請人大環(huán)境與資源保護委員會、國家環(huán)境保護總局、國家計委、國家經(jīng)貿(mào)委、建設(shè)部等各部委官員，及部分省市人民政府、環(huán)保局等有關(guān)領(lǐng)導及國家開發(fā)銀行、市政建設(shè)管理委員會、水務(wù)局、從事給排水、污水處理的有關(guān)專家，大專院校的專家、教授參加。國際方面：擬邀請聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織、各國使館商務(wù)處、世界銀行、美國、德國、澳大利亞、加拿大等國金融投資機構(gòu)參加。

一、會議內(nèi)容：

1、討論中國環(huán)境保護“十五”計劃有關(guān)污水處-愛華網(wǎng)-理任務(wù)的落實與實施問題。（其中包括重點流域的城市污水處理廠建設(shè)的分析，如何進一步推進問題；如何開展政策引導、投資多元化、污水資源化、推進城市供水價格改革、規(guī)劃、領(lǐng)導和組織工作以及東、西部差異問題等）。

2、探討中國加入WTO對我國水污染防治政策的影響及變化。（中國加入WTO對我國城市污水處理的標準及產(chǎn)業(yè)、技術(shù)政策影響及變化等）。

3、探討我國城市污水處理的新模式，以及如何推進水污染治理的企業(yè)化、市場化和投資多元化機制。（中國城市污水處理現(xiàn)狀及發(fā)展方向；有關(guān)污水處理廠建設(shè)投融資、銀行方面的優(yōu)惠貸款政策問題等）。

4、交流城市污水處理廠建設(shè)的經(jīng)驗。（城市污水處理廠的企業(yè)化、一體化運營管理、經(jīng)驗，配套管網(wǎng)建設(shè)、污水資源化問題；污水處理廠建設(shè)用地、使用方面的優(yōu)先條件、政策等）。

5、交流探討近年來國內(nèi)外水污染治理技術(shù)。（技術(shù)成果持有方、重點企業(yè)工程技術(shù)、產(chǎn)品實際應(yīng)用介紹等）。

6、治理方和投融資方的洽談、交流。（技術(shù)持有方、污染治理企業(yè)、投融資方的洽談合作）。

7、 國際交流與合作。

8、 工程模擬、配套技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備展示。|!---page split---|

二、參會對象：

各級環(huán)保局主管產(chǎn)業(yè)領(lǐng)導，國際財團、金融公司水務(wù)集團、國內(nèi)從事水污染治理的環(huán)保企業(yè)、污染企業(yè)、給排水、地下管網(wǎng)企業(yè)、污水處理廠、工程技術(shù)方、產(chǎn)品設(shè)備供應(yīng)商、投資商、環(huán)保骨干企業(yè)、各大高校、科研院所、設(shè)計單位等。

三、參會費用：

1、參會代表每人交會議費1300元，主要用于會議場租、就餐、會議資料、投影儀器、交通及市內(nèi)考察等。

2、會議住宿由會務(wù)組統(tǒng)一安排，費用自理。

3、請參會代表認真填寫回執(zhí)，并于****年*月**日前郵寄或傳真至籌委會。

4、會議特設(shè)技術(shù)專場，凡需要在大會上做工程實例及技術(shù)產(chǎn)品專題介紹的單位，須交2000元人民幣費用，發(fā)言時間以20分鐘為限（名額有限）。請務(wù)必于****年*月**日前將發(fā)言稿以電子文本的方式交至籌委會，以便刊登在《會刊》上。

5、參加展示的企業(yè)請在****年*月*日前將“展示報名表” 郵寄或傳真至籌委會。展示費用標準為3500元/人。

6、上述費用應(yīng)提前匯入會議指定賬戶，如到會交納請注明。

四、籌委會聯(lián)系方式：

（略）。

備 注：本次研討會可為企業(yè)的宣傳及信息交流提供服務(wù)，提供場地廣告位置，為企業(yè)產(chǎn)品展示提供條件，并歡迎各界贊助本會，相應(yīng)回報及細節(jié)請來函垂詢。

2.文件。

這種方式一般由某權(quán)威部門下發(fā)正式文件，詳細、清晰、規(guī)范地說明會議情況。這種方式適用于正式、重要、大型會議。

范文：

電信業(yè)務(wù)改革會議通知

各電信運營企業(yè)、各相關(guān)單位：

為進一步提高通信行業(yè)管理工作的透明度和公開性，廣泛宣傳****年信息產(chǎn)業(yè)部在電信發(fā)展和監(jiān)管方面的工作思路與措施，幫助業(yè)內(nèi)外各單位全面準確地把握電信行業(yè)發(fā)展與政策信息，推動產(chǎn)業(yè)合作，促進我國電信業(yè)持續(xù)、穩(wěn)步發(fā)展，我部決定召開“****年中國電信業(yè)發(fā)展與政策通報會”?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

1.會議內(nèi)容

全面總結(jié)****年我國電信業(yè)發(fā)展、改革的基本情況與經(jīng)驗，介紹****年電信發(fā)展、改革和監(jiān)管工作的思路與措施。屆時，信息產(chǎn)業(yè)部政策法規(guī)司、科技司、綜合規(guī)劃司、電信管理局、清算司、無線電管理局等司局的領(lǐng)導將分專題介紹各相關(guān)領(lǐng)域的工作情況；同時，各主要運營企業(yè)負責人將分別介紹本企業(yè)****年發(fā)展狀況及****年發(fā)展思路。

2.參會人員

邀請部內(nèi)各有關(guān)司局代表、各有關(guān)部門代表、各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）通信管理局代表(各局1人)、各運營企業(yè)代表(各企業(yè)總部5人，分公司不限)和業(yè)界專家參會，請各單位在6月26日前將與會人員名單傳真給會務(wù)組。

3.會議時間與地點

會議定于7月29日在*****飯店舉行，會期1天。

特此通知。

信息產(chǎn)業(yè)部綜合規(guī)劃司

****年*月**日

附件：回執(zhí)

3.請柬式。

當會議的通知對象為上級、同行、嘉賓、社會名人等，就需要采用請柬式的通知方式?？梢匀コ匈徺I請柬，也可以自行設(shè)計、制作請柬，通知內(nèi)容要做到措辭文雅、語氣謙恭、格式規(guī)范。

范文：

1989－2009 紀念建企二十周年?? 請柬(正面)

XXXX先生：定于三月二十一日上午九時，在本市中山會堂召開建企二十周年座談會。敬請光臨！****年*月**日(正文)

4.海報。

這種方式就是公開張貼、廣而告之的通知方式，常被作為自由參加的會議或活動的通知。

范文：

第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學鑒賞座談會

海報

在學院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來臨之際，文學社特邀嘉賓***和***前來我校，與我校的文學愛好者進行座談交流。

座談會主題：女性文學的現(xiàn)實啟示；

座談時間：5月28日；

座談地點：文學院階梯教室；

座談會主辦方：青鳥文學社；

歡迎本社成員及校內(nèi)廣大文學愛好者踴躍參加！

??? 在實際工作中，針對各種不同的會議，在擬寫會議通知的時候，應(yīng)當靈活采用不同的通知方式。

一般的會議通知最好是在開會前一個星期送達與會者，因為人們大多會提前一個星期規(guī)劃自己的時間，而且一個星期的時間可以做好開會前的各種準備工作。超過一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此，你最好能在開會前兩、三天提醒與會者。除非是緊急會議，否則不要發(fā)出預留時間太短促的會議通知，因為太匆促的通知，不但令與會者來不及作好會前的準備工作，而且也很容易令他們覺得會議組織者把他們當作“呼之即來”的人物看待。

布置會場

布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如：

在提供信息的會議里，如果人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。

在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可以方便溝通。

在培訓會議里，如果人數(shù)不多，可以讓與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者之間的交流。但如果人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這樣的座次安排便于分組討論及綜合討論。

??? 座位編排與會議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時，你仍須注意以下幾項：

??? 1.應(yīng)先決定準不準在會場吸煙。

倘若準于吸煙，則應(yīng)準備煙灰缸。倘若不準吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現(xiàn)。此外，你最好能在會場中張貼不準吸煙的標志或文字。當與會人數(shù)眾多時，你也可以按實際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

2.準備視聽設(shè)備。

一般而言，視聽設(shè)備包括：黑板（白板）、大白紙、投影儀、放映機等。投影儀所投射出來的文字或圖形，應(yīng)讓全部與會者都能看清楚，而且它們應(yīng)準備就緒以便隨時啟用。

【小貼士】

會場布置方法及示意圖

[1] 弗塞斯，英國暢銷書作家、咨詢專家，著有《開好會議》，上海人民出版社。

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