愛華網——僅為經驗之談
看到太多企業(yè)會議雜亂、效率低下，實在令人心痛。在相當多的企業(yè)，其會議的效率正好與開會時間成反比，即會議時間越長效率越低。應該三言兩語、講清要求或注意事項就能結束的會議，也有人能天馬行空地扯上二小時。本來三分鐘應該講清楚的內容，他也可以侃上半小時。往往說者信口開河，聽者心猿意馬。會議效率之低，到了企業(yè)員工“聽說開會就頭疼”的地步。
如何改變這種狀況呢？我還是那句老話：加強會議管理，所有例會制訂會議流程，確定開會主題、準備時間、發(fā)言順序，要求開門見山、直奔主題、要言不煩。開會時，主持者對節(jié)外生枝、滿嘴跑火車的發(fā)言者立即叫停。會議記錄者記錄每個人的發(fā)言時間。
除此之外，企業(yè)還要建立會議效果跟蹤制度。不能會是開了，話是講了，會上要求的事項，做不做，就靠自覺了。如果沒有會議效果跟蹤，那么開會就有可能演變?yōu)榧w無意識的“怠工”行為——“我在開會”正好成了某些人推缷工作責任的借口。
如果不能確定開會結束時間，而內容又需要集思廣益的，就應該選擇下班時間召開，并提前告知會議議題。需要頭腦風暴的議題就屬此類。
如果對企業(yè)會議不加管理，就可能導致會議成災——會議正好變成了管理者推缷責任的場所，變成了渙散員工斗志的推手。開會本來是以布置工作、推動工作、解決問題為目-愛華網-的的。如果布置的工作沒有講清楚、推動的事項沒有說明白，應該解決的問題沒有解決，這不僅浪費了與會者的時間，而且嚴重挫傷了與會者的信心。久而久之，開會就成了員工的負擔。
要知道，企業(yè)是經濟組織，是以贏利為目的的。時間都是有成本的。工作都是每一位員工分分秒秒做出來的。你在上班時間開會占用時間長了，員工工作的時間自然就少了。不能推動工作開展或提高工作效率的會議，對員工而言，就是災難。
如何把控會議時間呢？就我個人的經驗來看，凡是全體員工參與的工作推動會議，如新制度宣貫、新方案試行、新流程說明、嚴重違紀事情的處理通報等，通常不宜超過半小時。當然，帶有娛樂性質的全年總結大會則又當別論。各小組或辦公室例會（如晨會、晚會），通常不宜超過五分鐘?？绮块T的晨會也以一刻鐘為宜。部門周會也以半小時最多不超過一小時為宜。題目所言“大會半小時、例會五分鐘”是從最短時間上講的，僅供參考，具體到各自的企業(yè)，還得因企業(yè)而異?？偟脑瓌t就是會議言之有物，能夠幫助或推動工作更好進行。
為什么這樣呢？凡事都有例外。會議效果好不好，與會議的組織、會議的準備，當然也包括會議參與人員的素質、會議與參與人員利益相關程度等諸多因素有關。即使再簡短的會議，如果主持者講話不著邊際、言之無物，一樣不會有效果。會議時間長，主持者、發(fā)言者都作了精心準備，講話內容又與參會者利益高度相關，即使時間長，也能收到理想的效果。
