愛華網(wǎng)?? 信息網(wǎng)絡時代的來臨，對諸多行業(yè)產生了極大的沖擊，尤其是檔案管理工作，傳統(tǒng)的紙質檔案已經難以滿足日益增長的工作需求，影音、圖像、電子文本等多種電子信息載體的不斷更新使用，使得檔案管理工作的電子信息化不斷發(fā)展。隨著近兩年來的不斷發(fā)展，電子檔案已經在各個行業(yè)領域及部門得到了極其廣泛的使用。對于檔案管理電子信息化發(fā)展的分析是當前工作中檔案管理進一步提高改善的要求以及保證。 一、檔案電子信息化化概述 在網(wǎng)絡時代的今天，檔案管理電子信息化是現(xiàn)代化管理的必然要求，檔案管理電子信息化就是通過計算機技術的使用，篩選、加工各種各樣的檔案文獻，并將其轉換成為計算機軟件形式的二次文獻，為人們的使用提供幫助的過程，常用的轉換計算機軟件形式有電子報表、電子文書、電子圖紙等等。電子檔案與紙質文件相比，其形成、管理和存儲的使用技術都有著很大的不同，電子檔案具有以下特點： 1、更加快速、安全的文件傳遞。傳統(tǒng)的紙質檔案管理中，距離長短對文件的傳遞時間有很大的影響，非常容易造成文件的延誤和遺失。通過計算機網(wǎng)絡技術的應用，文件的傳遞直接通過網(wǎng)絡進行，實現(xiàn)了隨時隨地的文件收發(fā)，使得文件傳遞的安全性和時間性大大得到了提高。 2、極大的存儲量?，F(xiàn)今是一個信息高度交流和分享的時代，可以由由計算機等現(xiàn)代辦公設備對電子文件進行快速地處理和傳遞；可以共享電子文件，并且也不再受到距離和時間的限制；同時計算機的大存儲量使得可以存儲大量的電子文件，這樣，可以通過數(shù)字化的手段將一個檔案館幾十年、甚至上百年的館藏信息都存儲在電腦中，任何對象可以在任意地點、任意時間進行檔案查閱。 3、更加穩(wěn)定的電子文件保存。DVD、VCD、移動硬盤、U 盤等都可以對電子文件進行保存，這些載體都具有存儲時間長、方便傳遞、存、讀，并且外部環(huán)境對它們的影響較小，安全性強、穩(wěn)定性高。 4、提高了工作效率。檔案管理電子信息化的最大優(yōu)點是計算機的信息處理能力非常強，通過計算機軟件對檔案信息的處理，對文件資料的收集、統(tǒng)計、分類、存儲和查閱等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財力、物力的過多浪費，提高了檔案部門的工作效率；同時使二次文獻信息的加工時間縮短，進而使得檔案信息的時效性得以提高；檔案管理電子信息電子化還能夠實現(xiàn)一次投入、多次產出，其信息成果可以進行備份且允許任意的拷貝。 二、、檔案信息電子化的現(xiàn)狀 1、電子檔案管理意識不夠。部分管理人員看來電子檔案沒有紙質檔案看起來實在，認為只要紙質檔案存在，其檔案管理就不會有問題，這使得管理人員對信息技術的利用缺乏主動性。此外，因為電子檔案管理工作的任務較為繁瑣，在短時間內很難有所效果體現(xiàn)，同時還要有足夠的專業(yè)技術知識，使得檔案管理人員對電子檔案管理工作缺乏積極性，對電子檔案主動管理的意識不足。 2、檔案管理的標準化、規(guī)范化不足需要加強。基礎工作的標準化、規(guī)范化是檔案管理電子信息化的前提。而因為一些歷史原因，館室藏檔案業(yè)務具有較差的基礎，其案卷質量也較低，尤其是檔案著錄細則的相容性不是很強，使得系統(tǒng)軟件的移植性不高；對于檔案工作的自動化，其標準仍然不夠規(guī)范，這對檔案管理電子信息化的發(fā)展有著一定制約。 3、沒有從計算機信息處理技術特點和發(fā)展上考慮檔案管理的技術標準、組織工作程序標準，磁盤以及光盤是大部分歸檔的“文件資料”，目前的著錄標準、檔案整理、分類方法和相關規(guī)定對其發(fā)展已經有了一定的不適應性。
4、檔案軟件的信息管理功能較弱。目前檔案管理中，信息然見的通用性不足。在檔案部門中其計算機型號不一，規(guī)格也各式各樣，其檔案軟件通常為自己開發(fā)的，使得相互之間不能通用。同時，計算機管理軟件系統(tǒng)只是單一的對文件檢索或檔案信息管理適用，而對二者的綜合管理還存在很大的不足。因為不能實現(xiàn)互調，信息管理工作就不能通過計算機完成，其信息編輯成果就不能快速出版，對檔案管理電子信息化的發(fā)展有著極大的制約。 5、需要提高檔案信息管理人員的素質?，F(xiàn)代化技術人才是檔案管理電子信息化首先要保證的。具有較高知識層次和先進技術水平的檔案管理人員，是檔案管理電子信息化發(fā)展的根本保證。而目前的檔案管理工作中，現(xiàn)代高技術人才還是相對缺乏的，尤其是檔案、信息處理的復合型人才，大部分的檔案管理人員的現(xiàn)代化技術水平較低，雖然現(xiàn)代化設備不斷引進使用，但其作用得不到充分發(fā)揮，發(fā)展檔案管理電子信息化更無從談起。 三、加強檔案管理電子信息化發(fā)展策略 1、提高檔案管理電子信息化的重視程度 要對檔案管理電子信息化的重要性有充分認識，其對于企業(yè)領導的決策和管理水平提高有著重要意義。檔案管理電子信息化人才建設是是企業(yè)檔案管理自動化的客觀要求，同時，企業(yè)領導對檔案管理電子信息化的推廣要加大力度。 2、對檔案管理軟件合理選擇 電子信息技術快速發(fā)展，檔案管理軟件也不斷涌現(xiàn)，其種類相當?shù)亩?，這些種類繁多的軟件有著自身的側重點，有的比較偏重于文書檔案，有的則比較偏重于科技檔案，所以在進行檔案管理軟件選擇時要根據(jù)企業(yè)自身的需求來進行合理選擇。 3、對存儲設備的完善 對檔案的收集、利用、保管工作都是一樣重要的，都是不能缺少的，所以，要有充足、齊備的檔案裝具，且達到規(guī)范要求，科學、有序、合理的存放各門類、不同載體的檔案，在日常查找方便的同時，也使得在突發(fā)事件中可以進行及時搶救。 4、對電子文件管理的完善 應該對電子文件的管理規(guī)范進行制定，并要嚴格執(zhí)行，使檔案信息安全得到保證，要定期進行刻碟保存。 5、加強檔案工作者的素質建設 檔案工作者需要加強對專業(yè)知識的學習，使自身的理論素養(yǎng)得以提高，充實其業(yè)務知識；企業(yè)也應該對檔案工作者的素質建設進行支持、加強，可以組織培訓學習，對檔案工作者的管理能力進行全面加強。 四、檔案管理電子信息化的發(fā)展趨勢 目前，辦公自動化、無紙化等事物已經成為了人們生活、工作中的主題形式，檔案的生成方式也隨著發(fā)生了極大的改變，這種改變主要體現(xiàn)在檔案工作者面對的是更多的以磁盤為載體的機讀形式檔案。信息檢索者所進行的信息內容檢索，可以是不同機讀形式檔案中的內容，檔案工作者需要綜合系統(tǒng)地把這些檔案信息提供給檢索者，而要保證所提供信息的價值，就需要有一個“去蕪存精，去偽存真”的過程，才能使機讀形式檔案具有真實性、有價值性以及系統(tǒng)性，為用戶提供更加完善的服務，隨著網(wǎng)絡信息化的發(fā)展，檔案管理電子信息化的發(fā)展時檔案工作發(fā)展的必然趨勢。 總結：作為一項全面、長期又具體的工作，檔案管理電子信息化需要檔案工作者的積極參與配合。其管理意識、管理規(guī)范、管理設備以及檔案人員的素質等都對檔案管理電子信息化的發(fā)展有著重要作用。在信息社會快速發(fā)展的今天，檔案管理電子信息化可以說是時代發(fā)展的要求，其發(fā)展也必然是檔案管理工作發(fā)展的趨勢。 參考資料： [1]簡潔.檔案管理電子信息化分析[J].民營科技,2012,(02) [2]史秀艷.電子文件檔案管理的幾點思考[J].民營科技.2011(04) [3]鄧巖峰.淺談檔案信息電子化[J].黑龍江科技信息.2008(24)
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