愛華網(wǎng)???? 據(jù)人力資源和社會保障部最新統(tǒng)計顯示，2012年全國普通高校畢業(yè)生預計680萬人，創(chuàng)歷史新高。680萬畢業(yè)生就意味著680萬份學生檔案的寄發(fā)，數(shù)量巨大而其中的重要性就可想而知。高校學生檔案記載著學生的學習經(jīng)歷成長過程和綜合表現(xiàn)，是學生求職擇業(yè)和社會選拔任用人才的原始依據(jù)，關系著學生的前途命運，對社會高校和學生具有重要的意義。然而, 高校學生檔案管理并未引起重視, 它是檔案管理中最薄弱的一個環(huán)節(jié)。 一、高校學生檔案管理中存的主要問題。 缺少專業(yè)的學生檔案管理人員。當前高校畢業(yè)生檔案的管理工作一般都是各學院負責畢業(yè)生工作的輔導員老師來完成的，檔案管理人員不專業(yè)，不固定，導致學生檔案收集整理過程沒有走上標準化規(guī)范道路。高職院校畢業(yè)生多，就業(yè)靈活多變，這就造成高職院校畢業(yè)生檔案整理任務比較繁重，工作量較大，但由于沒有相對固定素質較高的專業(yè)隊伍，輔導員老師往往是帶領下一級學生來整理畢業(yè)生的檔案，加上缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，問題之多就可想而知。由于檔案工作一般是由各學院輔導員兼任，人員一旦變動，檔案查找起來就非常困難?，F(xiàn)在，有很多的學校對學生檔案管理工作的重要性認識不足, 任用一些非專業(yè)人員從事學生檔案管理工作。這些人員檔案意識不強、技能較低, 造成學生資料收集不及時、歸檔材料不到位, 材料裝錯檔案袋,個別學生檔案丟失的現(xiàn)象。
學生檔案意識薄弱。學生的檔案意識薄弱，高校中絕大部分學生不了解檔案的構成及其重要意義。目前。隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式觀念的改變，學生認為檔案的重要性越來越低。有很多學生認為以后反正會在私企外企工作，要不要檔案無所謂，對檔案漠不關心，若干年后由于考公務員或出國考研再來查找，又不知檔案在何處；有的畢業(yè)生認為學校會直接把檔案轉到工作單位，因此對檔案是否到達接收單位不聞不問然而；與此同時，現(xiàn)在很多省份的新生在入學的時候都是自帶檔案，由此而造成學生檔案丟失、遲遲未交檔案、檔案私自拆封等現(xiàn)象較為明顯，這都在無形中加大了學生檔案管理的難度。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)都與學生欠缺檔案知識、檔案意識淡薄等有關。 制度建設不完善。高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)，制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平的主要原因。雖然前幾年，國家教育委員會發(fā)布了高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范，這體現(xiàn)了國家教育和檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視，但總體來說比較籠統(tǒng)對具體操作的指導性不強，缺少標準化規(guī)范化的指標體系。高職院校學生檔案從新生建檔、歸檔到畢業(yè)后轉成人事檔案，經(jīng)手的部門多，工作量大，歸檔制度的不健全，轉遞手續(xù)的不嚴格，各個部門之間的工作不能很好地銜接，就無法保持學生檔案材料的產(chǎn)生過程的連續(xù)性和周期性，無法保證學生檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。 二、提高學生檔案管理實效性的對策 穩(wěn)定隊伍, 提高工作人員素質。以往學生檔案的管理, 基本上都是兼職人員, 由于精力有限,平時都忙于其它工作, 疏于檔案的管理。特別是對檔案理論和業(yè)務方面的研究更是缺乏。高校檔案管理過程中可以設立專職學生檔案員，同時在工作中要增強檔案專業(yè)人員的責任感和使命，應定期對工作人員開展相關業(yè)務培訓,這樣既有利于不斷培養(yǎng)和提高管理人員的工作水平，且能提高服務質量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業(yè)，真正做到為學校發(fā)展和學生成長服務。 加強畢業(yè)生檔案工作的宣傳力度，提高在校大學生檔案意識。要充分認識大學生對檔案管理知識學習的必要性，努力向在校大學生宣傳普及學生檔案知識。新生一入學，學生檔案管理部門就應組織檔案管理人員作講座宣傳學生檔案知識，讓學生在校期間就知道自己在校期間能形成哪些檔案資料，這對加強校風校紀建設也大有好處 如學生知高校和社會應加大教育宣傳的力度。尤其要加強對《檔案法》的宣傳、學習和貫徹執(zhí)行。高校要對檔案理論知識以及如何去開發(fā)利用檔案信息等方面,有計劃地開設相關的選修課程,或短期的培訓班,講座等多種形式讓大學生們真正地認識檔案,走近檔案,獲得檔案重要性的更多知識和信息 加強制度建設，規(guī)范管理行為。國家教育人事檔案等有關部門有必要根據(jù)當前高等教育改革和大學生就業(yè)工作的整體形勢出臺具有較強針對性和操作性的高校學生檔案管理辦法實施細則和評價體系，提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，使高校的學生檔案管理工作有章可依。高職院校學生檔案的管理工作應出臺相應的對策和制度，根據(jù)學生檔案管理工作的性質任特點，對學生日常檔案管理及畢業(yè)生的檔案問題作統(tǒng)一具體的規(guī)定，建立健全保管保密轉遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循有據(jù)可依照章辦事有了相應的法規(guī)和制度，才能使畢業(yè)生檔案工作走向進一步 大力推行畢業(yè)生檔案數(shù)字化管理，加快高職院校畢業(yè)生檔案工作管理的現(xiàn)代化。擴招使高職院校在校生人數(shù)劇增，畢業(yè)生檔案管理工作量也相應增加，要解決這個問題不能單純地用增加工作人員這個途徑，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術, 將每屆學生的基本信息輸入微機, 使學生檔案數(shù)據(jù)化信息化，這樣既保證了學生檔案材料不遺漏，又簡化了手工操作的整理程序，做到在紙質檔案材料保管的基礎上，進行計算機存儲實現(xiàn)電子檔案和紙質載體檔案同時保存應用電子檔案，便于畢業(yè)生檔案的提供利用，既節(jié)省了時間，又提高了工作效率。 高職院校畢業(yè)生檔案從建檔管檔歸檔到轉遞，經(jīng)歷的時間長，經(jīng)手的部門多，工作量大，學校領導的重視 學生檔案管理人員的仔細負責，科學規(guī)范的管理制度，各相關部門協(xié)調配合學生的重視，計算機網(wǎng)絡技術等先進的技術手段的支持均是做好學生檔案工作的堅強后盾，只有這樣才能真正發(fā)揮畢業(yè)生檔案管理的服務功能，做到畢業(yè)生檔案服務于學生服務于企業(yè)服務于社會。
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