愛華網(wǎng)???? 隨著信息化時(shí)代的來臨，各行各業(yè)面臨著信息化的挑戰(zhàn)，科技管理部門的檔案管理也不例外。目前，科技管理部門的檔案管理信息化，已經(jīng)成為大勢(shì)所趨、潮流所向，當(dāng)然也對(duì)科技管理部門的檔案信息化管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。但我國(guó)科技部門檔案信息化管理還存在各方面的問題，需要采取各方面的解決措施，要想做好科技部門檔案信息化管理工作，任重而道遠(yuǎn)。 1.科技管理部門檔案信息化管理工作中存在的問題 由于各方面的原因，我國(guó)科技部門檔案信息化管理還存在各方面的問題，就目前來說，主要包括以下幾個(gè)方面的問題。 首先，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，是做好檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。缺少領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案信息化管理工作就很難取得成效。但就目前來說，由于思想觀念所限或者對(duì)檔案信息化管理工作認(rèn)識(shí)程度不夠，很多科技部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作重視程度不夠，沒有意識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性，對(duì)檔案信息化管理工作投入的人力、物力不足，不能滿足檔案信息化管理的實(shí)際需求，進(jìn)而影響了檔案信息化管理工作的質(zhì)量和效率。 目前，很多科技部門的檔案資料還是以紙質(zhì)資料為主，管理人員沒有意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，而紙質(zhì)檔案資料既不利于檔案信息的保存，還加大了檔案管理人員的工作量，最后還會(huì)影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次，檔案管理人員的素質(zhì)面臨著信息化的挑戰(zhàn)。很多檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣于管理紙質(zhì)檔案信息，對(duì)新技術(shù)的適應(yīng)性較差，計(jì)算機(jī)操作水平較差，管理電子檔案信息時(shí)存在困難，很難高效而準(zhǔn)確的完成電子檔案信息的管理工作。此外，電子信息檔案與紙質(zhì)檔案資料相同，也存在安全性、保密性等方面的問題，而檔案管理人員由于水平所限，或者由于安全、保密意識(shí)不足，在電子檔案的安全與保密方面可能存在問題。最后，科技管理部門檔案信息化管理工作缺乏效能。 科技部門檔案信息化管理缺乏有效性，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，電子檔案信息量大，內(nèi)容較多，而檔案管理人員缺乏信息甄別能力，又缺乏主動(dòng)搜集檔案信息的動(dòng)力；另一方面，我國(guó)檔案管理主要以儲(chǔ)藏為主，對(duì)檔案信息的合理利用比較少，對(duì)電子檔案信息的利用率也比較低，這就導(dǎo)致檔案信息化管理效能不足。[1] 2.完善科技部門檔案信息化管理工作的措施 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理的重視程度。要想做好檔案信息化管理工作，就必須取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好檔案信息化管理工作的關(guān)鍵。為了取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理人員可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，檔案管理人員要重視宣傳工作的作用，做好檔案信息化管理宣傳工作，積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案信息化管理的重要性，讓部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)知，加深領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理的了解程度，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作的重視程度。其次，檔案管理人員要做好本職工作，盡職盡責(zé)的完成自己的工作任務(wù)，在工作中不出差錯(cuò)，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有這樣才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。 提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求，針對(duì)檔案管理人員素質(zhì)不足的問題，可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，檔案管理部門要重視對(duì)檔案管理人員的再培訓(xùn)工作，對(duì)于已經(jīng)從業(yè)的檔案管理人員，對(duì)他們進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，讓檔案管理人員的素質(zhì)滿足檔案信息化管理的需求。其次，做好宣傳工作，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)。電子檔案信息要做好備份，不使用來歷不明的存儲(chǔ)設(shè)備。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育工作，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感，讓他們以更飽滿的熱情投入到檔案管理工作中來。[2] 提高檔案信息化管理工作的合理效能。針對(duì)科技檔案管理存在的效能不足的問題，可以采取以下幾個(gè)方面的措施：首先，建立健全相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)搜集檔案信息，對(duì)于表現(xiàn)突出的檔案管理人員可以進(jìn)行精神獎(jiǎng)勵(lì)或者物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)落后的檔案管理人員，要進(jìn)行一定的處罰。其次，將責(zé)任負(fù)責(zé)制落實(shí)到實(shí)處。不論是原始信息的提供單位，還是信息輸入單位，都要對(duì)工作負(fù)責(zé)，將責(zé)任負(fù)責(zé)制貫穿到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，誰出事、誰負(fù)責(zé)，這樣可以保障電子檔案信息的準(zhǔn)確性。最后，還要做好檔案信息的合理使用工作。在保障檔案信息安全性、保密性的前提下，提高檔案信息的利用效率。[3] 做好科技電子文檔資料的收集、整理。目前，許多工程技術(shù)資料，基建工程資料的設(shè)計(jì)、制作都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，手工制作的技術(shù)資料很少，因此，在工程設(shè)計(jì)資料交接時(shí)，往往只注重了紙質(zhì)文件資料的接收，忽視了電子文檔資料的交接。例如，一項(xiàng)基建工程設(shè)計(jì)完成之后，設(shè)計(jì)方只按建筑方的要求提供了圖紙份數(shù)，對(duì)設(shè)計(jì)的電子文檔不提供給建筑方，今后必須堅(jiān)強(qiáng)對(duì)電子文檔的收集歸檔工作。
綜上所述，隨著信息化時(shí)代的到來，科技管理部門檔案信息化管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，由此也對(duì)科技管理部門檔案信息化管理提出了更高的要求。由于各方面的原因，我國(guó)科技管理部門檔案信息化管理還存在很多問題，既存在部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理重視程度不夠的問題，也存在檔案管理人員素質(zhì)不足、檔案信息化管理缺乏效能等方面的問題，這些問題的存在，影響了檔案信息化管理的質(zhì)量和效率。因此，為了做好檔案信息化管理工作，就必須針對(duì)這些存在的問題，采取有針對(duì)性的解決措施，不僅要提高部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理的重視程度，讓部門領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案信息化管理工作；還要提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平和電子檔案信息安全、保密意識(shí)；還要采取措施，鼓勵(lì)檔案管理人員積極搜集檔案信息，在保障檔案信息安全性、保密性的前提下，創(chuàng)新利用手段，提高檔案信息的使用效率。
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