愛(ài)華網(wǎng)???? 大部分單位在進(jìn)行工資管理時(shí)都用Excel電子表格，它的數(shù)據(jù)處理功能十分強(qiáng)大，但在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)需要打印工資條之類(lèi)，具有一定格式且需要重復(fù)應(yīng)用表頭的操作，并不容易實(shí)現(xiàn)。雖然應(yīng)用Excel宏可以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)操作，但對(duì)普通應(yīng)用者來(lái)說(shuō)難度太大。本人在教學(xué)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)利用Word郵件合并功能很容易實(shí)現(xiàn)，且相對(duì)簡(jiǎn)單，主要通過(guò)以下幾個(gè)步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)。 一、整理工資條數(shù)據(jù)
為防止數(shù)據(jù)丟失造成不必要的麻煩，先復(fù)制某月份工資數(shù)據(jù)表，產(chǎn)生新的Excel文檔“工資條數(shù)據(jù).xls”。 此文件作為產(chǎn)生工資條所使用的數(shù)據(jù)，只能是二維表格式。需要?jiǎng)h除原表格中的標(biāo)題，修改表格中的復(fù)雜表頭，使表格的每一列即為一個(gè)唯一的表項(xiàng)，每一行成為一個(gè)唯一記錄，刪除在工資條中不使用的多余行列。 二、建立工資條格式文檔 新建一個(gè)Word文檔，將“工資條數(shù)據(jù).xls”表格中的表頭復(fù)制到Word文檔中，生成工資條的表項(xiàng)，在其下方產(chǎn)生一個(gè)空的表行。 調(diào)整文檔頁(yè)面使用合適的紙張大小和方向，設(shè)置表格的文字大小，調(diào)整表格的行高列寬，單元格的對(duì)齊方式，表格的邊框線(xiàn)等。 在表格的上方加虛線(xiàn)，將在產(chǎn)生的新文檔中作為裁剪線(xiàn)使用，在表格和虛線(xiàn)中間加上工資條的標(biāo)題，如“XXXX公司工資條（XXXX年XX月）”。 將表格屬性的“環(huán)繞方式”設(shè)置為“無(wú)環(huán)繞”，否則可能在生成工資條時(shí)會(huì)重疊在一起。 將此文件保存為“工資條模板.doc”，如圖１所示。 三、郵件合并 打開(kāi)Word文檔“工資條模板.doc”，單擊“工具”菜單，選擇“信函與郵件”→“郵件合并”命令，將在Word窗口右側(cè)的任務(wù)窗格中打開(kāi)“郵件合并”向?qū)А?p> 在“郵件合并”向?qū)е?，首先選擇文檔類(lèi)型為“目錄”，單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”鏈接。 選擇開(kāi)始文檔為“當(dāng)前使用文檔”，單擊“下一步：選擇收件人”鏈接。 選擇收件人為“使用現(xiàn)有列表”，單擊“瀏覽”鏈接，在“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框中找到并打開(kāi)“工資條數(shù)據(jù).xls”的Excel文檔，選擇存放工資條數(shù)據(jù)的電子表，如“sheet1”，單擊“下一步：選取目錄”鏈接。 在“撰寫(xiě)信函”步驟中選擇“其他項(xiàng)目”，打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話(huà)框，選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，可以一次將所需要的項(xiàng)目全部插入文檔中，關(guān)閉對(duì)話(huà)框后在文檔中將插入的域移動(dòng)到各項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的單元格內(nèi)，每個(gè)域都以“《》”定界，單擊“下一步：預(yù)覽目錄”鏈接。 可以在文檔中看到第一個(gè)員工的工資條已經(jīng)顯示出來(lái)，單擊和 按鈕可預(yù)覽其他員工的數(shù)據(jù)，單擊“下一步：完成合并”鏈接。 在“完成合并”步驟中，可以選擇“創(chuàng)建新文檔”，打開(kāi)“合并到新文檔”對(duì)話(huà)框，選擇合并記錄的范圍，可生成新的Word文檔，默認(rèn)文檔名稱(chēng)為“目錄1”。 在新文檔中可發(fā)現(xiàn)原來(lái)的小數(shù)變得位數(shù)很長(zhǎng)，不符合我們的習(xí)慣。要保留小數(shù)點(diǎn)后兩位有效數(shù)字，需要對(duì)相應(yīng)的域進(jìn)行修改。在“工資條模板”文檔中，在需要修改的單元域中單擊右鍵（如，“代扣稅”項(xiàng)目），在快捷菜單中選擇“編輯域”，在打開(kāi)的“域”對(duì)話(huà)框中單擊“域代碼”按鈕，在代碼編輯欄原來(lái)的代碼后面輸入格式開(kāi)關(guān)[#"0.00"]（中括號(hào)不輸入），單擊“確定”按鈕，即可看到正確的數(shù)字格式。以上格式開(kāi)關(guān)中，"0.00"表示保留兩位小數(shù)，以此類(lèi)推。?帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字（除了.5外），在郵件合并的時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題，但以文本格式保存的數(shù)字不需要修改。修改完“域代碼”后，在“郵件合并”中重新選擇“創(chuàng)建新文檔”，即可生成符合格式要求的工資條文檔，如圖2所示。 在每個(gè)月需要生成新工資條時(shí)，只需將新的數(shù)據(jù)復(fù)制到“工資條數(shù)據(jù).xls”的Excel文檔中，打開(kāi)“工資條模板.doc”文檔，進(jìn)行郵件合并生成新的文檔即可。 Word的郵件合并功能，可以將Word表格、Excel表格、Access表格等多種形式的數(shù)據(jù)，甚至圖片等生成固定格式文檔，在日常辦公事務(wù)中，經(jīng)常批量打印各類(lèi)證件或者把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個(gè)人。這時(shí)我們就可以利用Word郵件合并功能，方便地解決這些問(wèn)題。在郵件合并中，關(guān)鍵的步驟是域的正確運(yùn)用，它控制著數(shù)據(jù)的合并及顯示。 Word的郵件合并功能，實(shí)質(zhì)上是Word域的一種特殊應(yīng)用，Word域的功能更強(qiáng)大。如：自動(dòng)頁(yè)碼、插入日期和時(shí)間、自動(dòng)創(chuàng)建目錄、執(zhí)行數(shù)學(xué)運(yùn)算、創(chuàng)建數(shù)學(xué)公式等。大部分簡(jiǎn)單的域應(yīng)用均可通過(guò)Word菜單來(lái)實(shí)現(xiàn)，一些特殊的域應(yīng)用可通過(guò)修改域代碼完成，當(dāng)然要求我們掌握更多域代碼的功能應(yīng)用，如果能熟練運(yùn)用Word域，可實(shí)現(xiàn)更多特殊效果，進(jìn)而大大提高工作效率。
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