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1. 目的
為了加強會議室的管理，做到合理使用，有效管理保證各類會議順利召開及相關(guān)工作開展有序使用，提高會議室的利用率，特制定本規(guī)定。
2. 范圍
本規(guī)定適用于集團各公司會議室管理。
3. 職責(zé)
3.1 人力資源及行政部負責(zé)公司會議室的安排和管理，保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生，設(shè)施完好。
3.2 人力資源及行政部負責(zé)會議室的鑰匙，會議室設(shè)施、衛(wèi)生等管理。
4. 內(nèi)容
4.1會議室僅限于本公司用于舉行會議，接待訪客、商務(wù)研討，招聘等工作，各部門安排的各種會議、工
作需提前登記，由行政部負責(zé)安排時間，避免發(fā)生時間沖突。未經(jīng)允許不得擅自使用，如特殊情況需
借他人使用，需通過申請經(jīng)行政部同意方可。
4.2各部門因公使用會議室，原則上須提前一天需填寫《會議室使用申請表》報備行政部，會議室使用遵
循先全局性會議后各部門會議、先緊急性會議后一般性會議的原則。由行政部協(xié)調(diào)安排后，方可在公
司前臺處領(lǐng)取鑰匙，并使用會議室。
4.3各部門在使用會議室時，不得在會議室吸煙、大聲喧嘩，以免影響到其他同事正常辦公。
4.4各部門在使用會議室的過程中，必須愛護公物，保持會議室的整潔，用完后所有設(shè)備放置原位。會議
室配置的影音設(shè)備由行政部負責(zé)監(jiān)督管理，各部門使用人員應(yīng)愛護會議室的公共設(shè)備，若發(fā)現(xiàn)使用部
門操作不當(dāng)及人為造成損壞的，須追究當(dāng)事的相應(yīng)責(zé)任。
4.5會議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得行政部同意任何人不得拿出會議室或作為他用。若確因
需要借用，必須征得行政部同意后方可動用，事后歸還原處。
4.6凡使用會議室的部門負責(zé)會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排，行政部協(xié)助提供會議用品（包括茶葉、水
果、面巾紙等），不得在會議室內(nèi)隨意亂貼亂畫。
4.7會議室的照明、空調(diào)、音像設(shè)備的使用及會務(wù)工作由會議室原則上由使用部門負責(zé)，行政部協(xié)助指導(dǎo)
使用。若主辦會議部門要求懸掛會標(biāo)，專題會議后應(yīng)將會標(biāo)立即撤銷；若有其他特殊性要求，需提前
申報，經(jīng)行政部同意后，方可進行。
4.8行政部按每周會議安排表提前準備好會議室，及時做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的一切安排，安
排清潔人員做好會議室整潔工作，保證桌椅排放整齊，地面干凈整潔。并按會議需要備好茶杯，飲用
水，會后及時打掃清理。
4.9會議結(jié)束后，使用會議室的部門負責(zé)室內(nèi)桌面衛(wèi)生清理和物品整理，并關(guān)好門窗、關(guān)閉空調(diào)、電器等
設(shè)施設(shè)備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作，并及時將會議室鑰匙退回公司前臺文員處，并
由行政部人員核查使用后物品狀況。如因與會人造成的損失將追究使用人的責(zé)任。
4.10行政部要每天做好會議室場地及消防安全、設(shè)備檢查工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。
