愛華網(wǎng)word2000基礎(chǔ)教程 word2003基礎(chǔ)教程
第一課 制做一份通知
Word是什么
基本界面的介紹
輸入和修改文字
簡單的文檔排版
改變顯示比例
存盤和退出
打開文檔
簡單的表格功能
打印預(yù)覽和打印
第二課 Word的基本操作
一、基本內(nèi)容
新建文檔
打開文檔
保存文檔
多文檔切換
關(guān)閉文檔和退出Word
文檔的編輯
二、補(bǔ)充部分
新建文檔
打開文檔
打開和保存對話框
保存文檔
自動保存和恢復(fù)
改變默認(rèn)路徑
多文檔切換
關(guān)閉和退出
界面的介紹
第三課 文檔的編輯
1.光標(biāo)的定位
2.文字的選取
3.復(fù)制和粘貼
4.移動和剪切
5.文字的刪除
6.輸入技巧
7.插入符號
8.插入時間
9.插入數(shù)字
10.自動圖文集
11.查找和替換
12.撤消和恢復(fù)
第四課 基礎(chǔ)排版知識
1.文字的格式
2.段落的格式
3.邊框和底紋
4.項(xiàng)目符號和編號
5.制表位
第五課 高級排版知識
1.格式刷
2.樣式
3.格式和樣式的查找替換
4.分欄
5.特殊排版
第六課 使用表格
1.插入表格
2.單元格的選取
3.單元格的合并和拆分
4.單元格里文字的格式
5.繪制表格
6.插入行、列、單元格
7.調(diào)整表格的大小
8.表格的復(fù)制和刪除
9.表格的格式設(shè)置
10.排序和數(shù)字計(jì)算
11.標(biāo)題行重復(fù)
12.表格和文字相互轉(zhuǎn)換
13.表格的圖文繞排
第七課 圖片和自選圖形
1.插入圖片
2.圖片的大小和位置
3.圖片的版式
4.插入剪貼畫
5.圖象控制
6.繪制網(wǎng)格
7.曲線的繪制和修改
8.圖片旋轉(zhuǎn)
第八課 其它圖形對象
1.公式的輸入
2.使用文本框
3.插入藝術(shù)字
4.插入Excel工作表
5.插入圖表
6.插入聲音和視頻
第九課 查閱文檔
1.文檔結(jié)構(gòu)圖
2.定位和瀏覽
3.插入目錄
4.視圖的介紹
5.窗口、書簽和索引
第十課 檢查、校對和審閱
1.檢查和校對
2.語言的設(shè)置
3.批注和修訂
4.使用審閱
5.版本保存和文檔比較
6.字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)和編寫摘要
第十一課 頁面和打印設(shè)置
1.頁面設(shè)置
2.使用分頁符
3.使用換行符
4.使用分節(jié)符
5.頁眉和頁腳
6.文檔的背景
7.文檔網(wǎng)格
8.打印預(yù)覽和打印
第十二課 Word 自動功能
1.記憶式鍵入
2.自動更正
3.自動套用格式
4.宏的使用
5.向?qū)Ш湍０?br>
6.信封
第十三課 其它功能
1.郵件合并功能
2.數(shù)據(jù)資源格式
3.文檔的切換
4.域的簡介
5.樣式的管理
6.插入文件
7.選擇性粘貼
8.腳注和尾注
9.文檔的保護(hù)
10.存為頁面
11.自定義界面
12.文檔的屬性
13.使用幫助
14.模板的建立和使用
第十四課 高級使用
1.輸入中的問題
2.打印中的問題
3.產(chǎn)生特殊的格式
4.文本框的妙用
5.插入雙頁碼
6.精簡文檔
7.清除段落標(biāo)記
8.復(fù)雜搜索
9.EQ域的應(yīng)用
10.擴(kuò)充剪輯庫
11.制作工具欄
12.自動翻頁
第一課 制做一份通知
利用Word制作一份通知
Word是什么
Word是微軟公司的Office系列辦公組件之一，是目前世界上最流行的文字編輯軟件。使用它我們可以編排出精美的文檔，方便地編輯和發(fā)送電子郵件，編輯和處理網(wǎng)頁等等。
下面我們先教您做一份簡單的通知。
基本界面的介紹
見附件flash動畫。
輸入和修改文字
正文編輯區(qū)中有個一閃一閃的小豎線，那是光標(biāo)，它所在的位置稱為插入點(diǎn)，我們輸入的文字將會從那里出現(xiàn)。現(xiàn)在我們來輸入通知的內(nèi)容：按Ctrl+空格鍵打開中文輸入法，敲入“通知”。這兩個字就在屏幕上出現(xiàn)了，而光標(biāo)也到了這兩個字的后面。
敲一下回車，光標(biāo)移到了下一行。
敲回車是給文章分段。我們平常用筆在紙上寫文章不都是一段一段的嗎？在紙上分段很簡單，只要另起一行，空兩格開始寫就行了。但在Word中，我們就必須敲一下回車，告訴它該新起一段了。
接著我們輸入通知的正文內(nèi)容，再敲一下回車。
你可以看到，在輸入正文時并沒有沒有敲回車，文字也另起一行了，這是因?yàn)閃ord會自動進(jìn)行判斷，如果一行寫到了頭，它就會將下面的文字移動到下一行中。
最后輸入通知的落款和日期。
如果有輸錯的文字，比如這里的“速”字，應(yīng)該是速度的“速”，而不是元素的“素”，該如何更改呢？用鼠標(biāo)在這個“素”字前面單擊，將光標(biāo)定位到這個字的前面，按一下Delete鍵，“素”字就被刪掉了，輸入“速”，這樣就改完了。
簡單的文檔排版
下面對文檔進(jìn)行簡單地排版。
在對文字或段落進(jìn)行操作之前，先要將其“選中”。選中是為了對一些特定的文字或段落進(jìn)行操作而又不影響文章的其它部分時用的。
如何選中文字呢? 如果要選中“通知”兩個字，就把鼠標(biāo)箭頭移到“通”字的前面，按下鼠標(biāo)左鍵，向右拖動鼠標(biāo)到“知”字的后面松開左鍵，這兩個字就變成黑底白字了，表示處于選中狀態(tài)。
選中這兩個字后，單擊“字號”下拉列表框旁的下拉箭頭，從里面選擇“初號”，“通知”兩個字就變大了。
單擊工具欄中的“字體”下拉列表框，彈出的下拉列表中列出了電腦中所裝的字體，而且每種字體長得什么樣也都一目了然。從中選擇“黑體”，“通知”兩個字就變成了黑體字了。
同樣，我們可以選中正文文字，將字體大小設(shè)置為“二號”。
下面再設(shè)置一下段落的對齊方式。先用鼠標(biāo)在“通知”這一行里單擊，把光標(biāo)移到這一行，單擊工具欄上的“居中”按鈕，標(biāo)題文字就居中對齊了。
同樣，我們將光標(biāo)分別定位在落款和日期所在行，單擊工具欄上的“右對齊”按鈕，使其右對齊。
還有那里沒有調(diào)好呢？我們平時寫文章都喜歡每段前空兩個格，現(xiàn)在我們就調(diào)整中間這些段落。把光標(biāo)定位到這一段中，向右拖動標(biāo)尺上邊的小三角，它的下面會出現(xiàn)一條虛線，當(dāng)虛線到第三個字的前面時，松開左鍵后，段落的開始就空出了兩格。
這個小三角是首行縮進(jìn)標(biāo)記，它表示段落中第一行文字的開始位置。我們剛才把它拖到了第三個字的前面，就是表示想讓這個段落中的第一行文字從第三個字的位置開始。
最后我們增大“通知”兩個字和下面的正文之間的距離。用鼠標(biāo)在“知”字后面單擊，把光標(biāo)移到這里，然后按兩下回車鍵，距離就大了。
同樣，可以把落款和上面的文字之間的距離也變大一些。
改變顯示比例
單擊“顯示比例”列表框旁的箭頭，選擇50%，整個通知的內(nèi)容全都能看見了，然后單擊工具欄上的“打印”按鈕，就可以把通知打印出來了。
存盤和退出
講到這里，要告訴你的是千萬不要忘了存盤。有時一個文檔可能要寫很長時間，中間萬一遇到停電什么的，如果沒有存盤，我們以前所做的工作就會被丟掉，這樣就不得不從頭來。而存盤是把我們的工作成果保存在硬盤或軟盤上，這樣即使停電，我們也可以把以前保存的東西拿出來繼續(xù)干，就不會有太多的損失了。保存文件還有一個好處，如果以后一旦又要再打印一份同樣的文檔，我們就不必重新輸入和編排一次，只需要把以前保存的文檔打開，直接打印就行了。
要保存文件，可以單擊工具欄上的“保存”按鈕，彈出“保存”對話框，默認(rèn)的文件名是“通知.doc”，我們把它改成“公司通知.doc”：用鼠標(biāo)在“通”字前面單擊，輸入“公司”兩個字，注意文檔保存的位置是“我的文檔”文件夾，單擊“保存”按鈕，文檔就保存好了。
這時你會發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在Word的標(biāo)題欄變成了“公司通知.doc - Microsoft Word”。
只有第一次保存時才出現(xiàn)剛才的對話框，如果我們已經(jīng)保存過文檔，以后再保存時Word就會自動把修改的結(jié)果保存到原來的文檔中，所以不會再出現(xiàn)對話框了。
下面我們就來看看怎么退出Word。
你可能要問，為什么要退出Word呢？讓它開著用起來多方便呀！
是這樣的，我們用計(jì)算機(jī)并不是只干一件事，而每讓計(jì)算機(jī)做一件不同的事都要打開一個程序，每打開一個程序都會占用一部分的系統(tǒng)資源；而計(jì)算機(jī)的資源是有限的，如果打開的每個程序都不關(guān)閉的話，系統(tǒng)資源很快就會耗盡，這時Windows就會由于系統(tǒng)資源耗盡而死機(jī)，我們就不得不重新啟動計(jì)算機(jī)了。死機(jī)之前沒有保存的工作成果都會丟失，如果真的因?yàn)檫@種原因?qū)е鹿ぷ鱽G失的話，是很不合算的。所以我們在用完某個程序之后，一定要退出，也就是關(guān)閉這個程序，這樣就會把它所占用的系統(tǒng)資源交回給Windows，Windows就能有更多的資源來給其它的程序使用。
跟其它的大多數(shù)程序一樣，單擊標(biāo)題欄上的“關(guān)閉”按鈕，就退出了Word。
打開文檔
如果你還想打開剛才保存的文檔繼續(xù)編輯，可以雙擊桌面上“我的文檔”圖標(biāo)，在“我的文檔”文件夾中的文件列表中找到“公司通知.doc”文件，雙擊它，Windows會自動啟動Word，并且打開這個文檔。
簡單的表格功能
如果想在文檔中加入一個表格，也是很方便的。
先把光標(biāo)定位到正文內(nèi)容的后面，落款的前面，單擊工具欄上的“插入表格”按鈕，彈出一個表格樣子的面板，將鼠標(biāo)移動到面板上，可以看到我們要插入的表格的行列數(shù)；在面板上移動鼠標(biāo)，當(dāng)顯示為2×5時單擊，文檔中就插入了一個2×5的表格。
接下來在表格里填上內(nèi)容，現(xiàn)在光標(biāo)已經(jīng)位于第一個單元格中了，輸入“姓名”，按一下向右的方向鍵，把光標(biāo)移動到右邊這個格里。
然后輸入其他內(nèi)容。如果覺得字太大了，可以將其改小。選中表格中的文字，將字號設(shè)置為小二，現(xiàn)在字的大小就合適多了。如果還有放不下的字，可以調(diào)整一下單元格的寬度：在編輯區(qū)中單擊取消選擇狀態(tài)；把鼠標(biāo)放在“姓名”和“性別”兩個單元格中間的豎線上，鼠標(biāo)變成了左右雙箭頭形狀，按下左鍵，在鼠標(biāo)所在的位置就出現(xiàn)了一條虛線，拖動鼠標(biāo)就可以改變單元格的寬度了；調(diào)整好第一列單元格的寬度；同樣把其它的單元格也調(diào)整一下，這個表格就設(shè)置好了。
打印預(yù)覽和打印
這時我們發(fā)現(xiàn)下面的日期沒有了，看來是剛才我們插入表格時把下面的日期擠到了第二頁。把“通知”后面的空行刪除一個，這樣就好多了。
我們預(yù)覽一下，看看實(shí)際打印出來是什么樣子：單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，這可以看到預(yù)覽的效果了。
在預(yù)覽狀態(tài)下可以直接打印。單擊工具欄上的“打印”按鈕，就可以打印出來。
怎么樣，Word不難吧！這一課我們只是學(xué)了些WORD的入門知識，如果想更深入地學(xué)習(xí)，請繼續(xù)看我們后面的教程。
sxxf111 2005-07-19 17:44
第二課 Word的基本操作
基本操作
新建文檔
我們講了Word第一課后，有位朋友和我說用起來太麻煩了，問他怎么個麻煩法，他說，有時要打印幾份文件，每打印一份就要退出一次Word重來，所以特別麻煩。 其實(shí)根本用不著退出Word。你可以在Word里面關(guān)掉已經(jīng)打印出來的文件，然后新建一個文檔或者打開另外的文檔，同時打開幾個文件也可以。
怎么做呢？很簡單的，先看新建文檔。我們打開Word。Word啟動之后自動建立了一個新文檔，注意現(xiàn)在標(biāo)題欄上的文檔名稱是“文檔1.doc”，單擊工具欄上的"新建空白文檔"按鈕，現(xiàn)在我們就又新建了一個空白的文檔，它的名字叫做“文檔2.doc”。再單擊這個按鈕，就出現(xiàn)了“文檔3”。這是我們新建一個文檔最常用的方法。
打開文檔
怎么在Word里打開以前存盤的文檔呢？我的朋友說他一直都是先退出Word，然后去雙擊要打開的文件，Word就會自動啟動并打開那個文件。
其實(shí)打開和新建一樣，不用退出Word也可以打開文件，單擊工具欄上的“打開”按鈕 ，就可以打開一個“打開文件”對話框。
我們來看看怎么打開D盤“笑話”文件夾中的“笑話.doc”。
單擊這個下拉列表框，從彈出的列表中選擇“D：”，也就是D盤，現(xiàn)在下面的文件列表中出現(xiàn)的就是D盤的內(nèi)容了，雙擊打開這個“笑話”文件夾，列表中就出現(xiàn)了“笑話.doc”文件，選中這個文件，單擊“打開”按鈕，就打開這個文件了。
保存文檔
現(xiàn)在我們來看看保存文檔。這次我們講一點(diǎn)新東西：
打開“另存為”對話框；這里有一個“新建文件夾”按鈕 ，它可是很有用的：我們平時的文件都是分類存放的，而有時要保存編輯的稿件，覺得放到哪里都不合適，這時我們就可以新建一個文件夾把文件放到里面。單擊這個“新建文件夾”按鈕，在打開的對話框中輸入文件夾的名字“稿件”，
單擊“確定”按鈕，回到“另存為”對話框；輸入文檔的名字，單擊“保存”按鈕，我們就可以把文檔保存在新建的文件夾中了。
多文檔切換
不過現(xiàn)在就有另一個問題了，現(xiàn)在我們打開了幾個文檔，而不是像以前那樣只打開一個文檔，如果我
們想從現(xiàn)在這個文檔切換到另外的一個文檔中，該怎么辦呢？一般的辦法是使用窗口菜單來切換當(dāng)前編輯的文檔。
打開窗口菜單，菜單的最下面列出了我們打開的所有文檔，帶有對號的是當(dāng)前編輯的文檔，單擊“文檔2.doc”，就切換到了“文檔2.doc”。 當(dāng)然你也可以按下ALT+TAB鍵來切換，這是Word 2000新增的切換功能。
關(guān)閉文檔和退出Word
現(xiàn)在我們打開了多個文檔，假如我們現(xiàn)在要關(guān)閉這個“文檔2.doc”，單擊標(biāo)題欄上的這個“關(guān)閉”按鈕 就可以了。 你可能要問，這個按鈕不是退出Word時用的嗎？是這樣，在只打開了一個文檔時是點(diǎn)這個按鈕會退出Word，但在同時打開了幾個文檔時，它的作用就只是關(guān)閉當(dāng)前編輯的文檔了。現(xiàn)在我們只有一個打開的文檔，在剛才的關(guān)閉按鈕的下面，也就是菜單欄的最右端，又出現(xiàn)了一個關(guān)閉按鈕?，F(xiàn)在標(biāo)題欄上的“關(guān)閉”按鈕的作用是關(guān)閉當(dāng)前編輯的文件并且退出Word，而菜單欄上的“關(guān)閉”按鈕就只是關(guān)閉當(dāng)前文檔，而不退出Word了。
在打開了幾個文檔的時候可以直接退出Word，打開“文件”菜單，選擇“退出”命令，就可以直接退出Word了。選擇這個命令后，出現(xiàn)了一個對話框，這是提示我們要關(guān)閉的文檔沒有存盤，要不要現(xiàn)在保存，
這是Word的一項(xiàng)功能。如果在上次保存之后你又對文檔做了改動，它就會提醒你進(jìn)行保存；現(xiàn)在的這些文件都沒有保存價(jià)值，所以我們選擇“否”。不過你以后遇到這個對話框時可要想清楚，是不是要保存。 雖然忘了保存文件時，退出Word會提醒你存盤，但你也要養(yǎng)成經(jīng)常保存文件的習(xí)慣。不然萬一遇到停電之類的特殊情況，可是誰也幫不了你。
了解Word界面
現(xiàn)在我們再來看看Word的界面。Office 2000的界面與它以前的版本和其它軟件都有些不同。Office 2000新增了一個智能菜單的功能，可以根據(jù)你對菜單命令或按鈕的使用頻率來決定是否直接顯示它們。如果一個菜單項(xiàng)有很長時間沒有被使用的話，Word就會自動把它隱藏起來，減少菜單中直接顯示命令的數(shù)目。 如果要用隱藏起來的命令，只要單擊菜單中的向下雙箭頭或者雙擊這個菜單就可以了。
我們還可以改變菜單欄的位置：
在菜單欄的空白處按下鼠標(biāo)左鍵，往下拖動，菜單欄的位置就改變了。工具欄也可以這樣拖動，點(diǎn)住工具欄左邊的豎線，拖動鼠標(biāo)，就可以改變工具欄的位置了。
還有其他一些工具欄沒有顯示，如果要顯示它們，可以在工具欄上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“表格和邊框”命令，界面中就又出現(xiàn)了一個“表格和邊框”工具欄。
你可能要問，有這么多工具欄，全顯示出來不是更方便嗎？那可不行，首先如果都顯示出來的話，光工具欄就會占很大一部分的屏幕面積，那樣我們用來輸入文字的空間就很小了，會非常不方便；再者也沒有必要，對一般的操作，使用“常用”和“格式工具欄就足夠了，其它的工具欄在用到的時候再打開就可以了，而且有些工具欄會在需要使用相應(yīng)的功能時自動彈出，而不用專門去打開它。 好了，Word界面上的一些小問題就介紹這些，如果你還有問題，可以看本課的補(bǔ)充部分。
補(bǔ)充部分
新建文檔：
前面我們學(xué)習(xí)了怎么 在 Word中 建立一個新文 檔， 其實(shí)建立新文檔 還 有幾種 方法：
１通過“開 始”菜單 的“新建Office 文檔”命 令來 建立：
單 擊“開始” 按鈕，單擊 “新建 Office 文檔”命令
打開“新建Office文檔”對話框，選擇“空文檔”：
單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)了Word的啟動畫面，我們就建立了一個新的Word文檔。
２ 使用快捷鍵來建立： 在Word中按Ctrl+N鍵，可以建立一個新的空白文檔。
３ 在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來建立：
４ 在“我的電腦”和“資源管理器”中使用“新建”命令來建立：
５ 使用右鍵菜單來建立： 在桌面上空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中單擊“新建”項(xiàng)，從彈出的子菜單中選擇“Microsoft Word文檔”，給這個文檔起好名字，這個文檔就建立好了。
打開文檔
１通過“開始”菜單的“打開Office文檔”命令來打開；
２ 在Word里按“Ctrl+O”鍵。 在Word中使用“文件”菜單的“打開”命令。
３使用“文件”菜單中的歷史記錄來打開文檔：打開“文件”菜單，在下面有一欄顯示了我們最近打開過的文檔，單擊其中的一條，就可以打開相應(yīng)的文檔了；
我們還可以設(shè)置這個文檔顯示的數(shù)目：打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，在這里有一個“列出最近使用文件？個”選項(xiàng)，輸入框中可以輸入文件的數(shù)目，而清除這個復(fù)選框則可以讓W(xué)ord不再記憶曾經(jīng)打開的文件。
打開和保存對話框
在Word 2000中打開的保存對話框做了很大的改進(jìn)，在對話框左邊有幾個常用文件夾的快捷按鈕，
“歷史”按鈕中保存了我們在Word中最近曾經(jīng)編輯過的文檔；
“My Documents”按鈕就是“我的文檔”文件夾的快捷按鈕；
“桌面”按鈕表示的是Windows的桌面；
“收藏夾”就是“開始”菜單中的“收藏夾”，IE中的收藏夾也是它；
而這個“Web文件夾”也是Office 2000新增的功能。
Word作為世界上最流行的文字處理軟件，當(dāng)然應(yīng)該可以打開其它格式的文本文件了，單擊“文件類型”下拉列表框，選擇要打開的文件的類型，同樣找到文件保存的文件夾，單擊“打開”按鈕就可以了。
我們也可以使用“后退”按鈕 回到上次瀏覽的文件夾中；
如果在打開時可以大致看到文檔的內(nèi)容，那在打開文件時 錯誤的機(jī)率就會大大地減少，在“打開文件”對話框的工 具欄中單擊“視圖”按鈕 右邊的下拉箭頭，選擇菜單中的 “預(yù)覽”命令，下面的文件列表的右邊就出現(xiàn)了一個預(yù)覽窗口。這樣，在左邊選中某個文件時，右邊的預(yù)覽窗口中就能看到文檔開始部分的內(nèi)容了。
同樣，如果可以看到文檔的生成時間、文件大小或其它信息，我們可以判斷出它是否是我們想要打開的文檔：而在“打開”界面中要查看這些信息也很簡單：
單擊工具欄上“視圖”按鈕的下拉箭頭，選擇菜單中的“詳細(xì)資料”命令，在文件列表中就可以中看到文檔的大小、生成時間等詳細(xì)資料了；
而如果這些資料有序地排列起來，還可以給我們的工作帶來更大的方便：單擊“視圖”按鈕的下拉箭頭，單擊“排列圖標(biāo)”項(xiàng)，可以選擇按照名稱、大小、類型或時間對文件進(jìn)行排序；更簡單的辦法是在顯示詳細(xì)資料時，只要單擊列表中的標(biāo)題，就可以讓文件按照標(biāo)題的屬性進(jìn)行排序，單擊可以切換是升序還是降序排列。
保存文檔
保存的界面和打開界面基本相同，這里就不多介紹了。
其它的保存方式： 除了可以單擊工具欄中的“保存”按鈕之外，我們還可以選擇“文件”菜單中的“保存”命令或者按快捷鍵Ctrl+S來保存文件。
“文件”菜單中的“另存為”命令
打開“文件”菜單，單擊“另存為”命令，可以打開“另存為”對話框，輸入新的文件名稱，單擊“保存”按鈕就可以把文檔保存起來了。
也可以把Word的. DOC文檔存成其它格式的文檔，在“保存”對話框或者“另存為”對話框中選擇其它類型的文檔格式進(jìn)行保存就可以了。
自動保存和恢復(fù)
Word有自動保存功能，可以幫助我們對文檔進(jìn)行保存：
打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“保存”選項(xiàng)卡，這里有一個“自動保存時間間隔”項(xiàng)，默認(rèn)的時間是10分鐘，你可以改變這個時間的設(shè)置，在一些配置比較低的機(jī)器上每次保存都會消耗不短的時間，為了方便可以將這個時間適當(dāng)延長或者直接去掉它前面的復(fù)選框取消自動保存；而在一些配置比較高的機(jī)器上則可以把時間適當(dāng)減小，以保證信息的丟失盡量小。
需要注意的是，自動保存以后的信息并不是存儲到了原來文件中，而是保存在了一些臨時文件里，此時如果發(fā)生了斷電，你原來的文檔中保存仍然是你上次保存的內(nèi)容，那自動保存有什么意義呢？自動保存會存儲你上次最后一次手動存盤到最后一次自動保存之間所輸入的信息，在發(fā)生了非正常退出后，用Word再次打開原來的文件，可以看到會同時出現(xiàn)一個恢復(fù)文檔，此時這個恢復(fù)文檔中保存的就是上次斷電時自動保存的所有信息了，將原來的文檔關(guān)閉，再將恢復(fù)文檔保存為原來的文檔就可以最大限度的減小損失了。
改變默認(rèn)路徑
你一定注意到在啟動Word后第一次使用保存和打開對話框時默認(rèn)的文件夾都是“My Documents”即“我的文檔”，如果你的大部分工作并不是保存在這個文件夾下，那是很不方便的，不過我們可以改變默認(rèn)路徑到指定的文件夾：
打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“文件位置”選項(xiàng)卡，這里有一個“文件類型”列表，選擇第一項(xiàng)“文檔”，單擊“更改”按鈕，
彈出“更改位置”對話框，從對話框中選擇默認(rèn)的保存文件夾，單擊“確定”按鈕回到“選項(xiàng)”對話框，單擊“確定”按鈕，下次進(jìn)入Word時默認(rèn)的保存和打開路徑就是剛才選擇的文件夾了。
多文檔切換
在Word 2000中，每打開一個文檔，Word 2000就會在任務(wù)欄中增加一個新的按鈕，因此在同時打開幾個文檔時可以通過單擊任務(wù)欄上相應(yīng)的按鈕來切換文檔窗口，也可以通過使用Windows切換任務(wù)的快捷鍵Alt+Tab來在不同的文檔間切換。
關(guān)閉和退出
關(guān)閉正在打開的文檔可以使用“文件”菜單中的“關(guān)閉”項(xiàng)。
界面的介紹
使用鍵盤來打開菜單：我們已經(jīng)知道了如何用鼠標(biāo)來打開菜單，事實(shí)上用鍵盤也可以打開菜單。菜單欄上每個菜單項(xiàng)中都有一個帶有下劃線的字母，按下Alt+字母鍵，可以打開相應(yīng)字母對應(yīng)的菜單，如我們按下Alt+F鍵，就可以打開“文件”菜單；菜單打開后用上下光標(biāo)鍵可以控制光條的移動，當(dāng)光條所選定的選項(xiàng)有下級菜單時，按向右的光標(biāo)鍵可以打開下級菜單；按左光標(biāo)鍵則可以取消這個子菜單的顯示；如果想要執(zhí)行某個菜單命令，只要在光條位于該選項(xiàng)時敲回車鍵就可以了。按Esc鍵可以回退菜單的層數(shù)，按一次回退一級。
sxxf111 2005-07-19 18:48
第三課 文檔的編輯
第一節(jié) 光標(biāo)的定位
1.啟用即點(diǎn)即輸
Word 2000為我們提供了一種叫做即點(diǎn)即輸?shù)墓δ堋＜从檬髽?biāo)在文檔的中間位置雙擊時，就可以將光標(biāo)定位到鼠標(biāo)雙擊的位置。我們在選項(xiàng)中可以設(shè)置這個功能是否打開：打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“編輯”選項(xiàng)卡，這里有“即點(diǎn)即輸”一欄，選取“啟用即點(diǎn)即輸”復(fù)選框的選擇，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在在文檔中的空白處雙擊就有了即點(diǎn)即輸?shù)男Ч?如圖1)。
圖1
2.Ctrl鍵+光標(biāo)鍵
用鍵盤上的幾個光標(biāo)鍵配合Ctrl鍵進(jìn)行定位，前面我們已經(jīng)知道了Ctrl+Home鍵和Ctrl+End鍵的作用，而事實(shí)上使用Ctrl加任意一個方向鍵有另一種效果：按Ctrl+左方向鍵，光標(biāo)向左移動了一個詞的距離；再按一下Ctrl+右方向鍵，光標(biāo)向右移動了一個詞的距離?，F(xiàn)在按Ctrl+上方向鍵，光標(biāo)到了段落的開始位置，再按一下，光標(biāo)到了上一個段落的開始；現(xiàn)在按Ctrl+下方向鍵，光標(biāo)到了下一個段落的首行首字前面。
3.Ctrl鍵+翻頁鍵
使用Ctrl鍵配合Page Up和Page Down鍵的作用是瀏覽。
按Ctrl+Page Up鍵，光標(biāo)到了整個頁面的首行首字前面，再按一下，光標(biāo)到了前一頁的首行首字前面。
按Ctrl+Page Down鍵，光標(biāo)到了下一頁的首行首字前面。
第二節(jié) 文字的選取
1.用鼠標(biāo)選取
在要選定文字的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵移動到在要選定文字的結(jié)束位置松開；或者按 住Shift鍵，在要選定文字的結(jié)束位置單擊，就選中了這些文字。這個方法對連續(xù)的字、句、行、段的選取都適用。
2.行的選取
把鼠標(biāo)移動到行的左邊，鼠標(biāo)就變成了一個斜向右上方的箭頭，單擊，就可以選中這一行了?；蛘甙压鈽?biāo)定位在要選定文字的開始位置，按住Shift鍵按End鍵（或Home鍵），可以選中光標(biāo)所在位置到行尾（首）的文字。你可以試試用Shift鍵配合其它的光標(biāo)鍵進(jìn)行選取，挺好吧！
在文檔中按下左鍵上下進(jìn)行拖動可以選定多行文字；配合Shift鍵，在開始行的左邊單擊選中該行，按住Shift鍵，在結(jié)束行的左邊單擊，同樣可以選中多行。
3．句的選取
按住Ctrl鍵，單擊文檔中的一個地方，鼠標(biāo)單擊處的整個句子就被選取。
選中多句：按住Ctrl鍵，在第一個要選中句子的任意位置按下左鍵，松開Ctrl鍵，拖動鼠標(biāo)到最后一個句子的任意位置松開左鍵，就可以選中多句。配合Shift鍵的用法就是按住Ctrl鍵，在第一個要選中句子的任意位置單擊，松開Ctrl鍵，按下Shift鍵，單擊最后一個句子的任意位置。
4．段的選取
在第一段中的任意位置三擊鼠標(biāo)左鍵，選定整個一段。
選中多段：在左邊的選定區(qū)雙擊選中第一個段落，然后按住Shift鍵，在最后一個段落中任意位置單擊，一樣可以選中多個段落。
5．矩形選取
按住Alt鍵，在要選取的開始位置按下左鍵，拖動鼠標(biāo)可以拉出一個矩形的選擇區(qū)域。配合Shift鍵：先把光標(biāo)定位在要選定區(qū)域的開始位置，同時按住Shift鍵和Alt鍵，鼠標(biāo)單擊要選定區(qū)域的結(jié)束位置，同樣可以選擇一個矩形區(qū)域(如圖2)。
圖2
6．全文選取
使用快捷鍵Ctrl+A可以選中全文；或先將光標(biāo)定位到文檔的開始位置，再按Shift+Ctrl+End鍵選取全文；按住Ctrl鍵在左邊的選定區(qū)中單擊，同樣可以可以選取全文。
7．?dāng)U展選取
此外，Word還有一種擴(kuò)展的選取狀態(tài)，按下F8鍵，狀態(tài)欄上的“擴(kuò)展”兩個字由灰色變成了黑色，表明現(xiàn)在進(jìn)入了擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)；再按一下F8鍵，則選擇了光標(biāo)所在處的一個詞；再按一下，選區(qū)擴(kuò)展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，沒反應(yīng)了，按一下Esc鍵，狀態(tài)欄的擴(kuò)展兩字變成了灰色的，表明現(xiàn)在退出了擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)。這就是擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)的選取。用鼠標(biāo)在“擴(kuò)展”兩個字上雙擊也可以切換擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)。
擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)也可以同其它的選擇方式結(jié)合起來使用，進(jìn)入擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)，然后按住Alt鍵單擊，可以選定一個矩形區(qū)域的范圍。
選取文字的目的是為了對它進(jìn)行復(fù)制、刪除、拖動、加格式等操作。
第三節(jié) 復(fù)制和粘貼
對重復(fù)輸入的文字，利用復(fù)制和粘貼功能比較方便，方法是：先選定要重復(fù)輸入的文字，使用“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令或右鍵菜單中的“復(fù)制”命令或快捷鍵Ctrl+C命令對文字進(jìn)行復(fù)制；然后在要輸入的地方插入光標(biāo)，使用“編輯”菜單中的“粘貼”命令或右鍵菜單中的“粘貼”命令或快捷鍵Ctrl+V可以實(shí)現(xiàn)粘貼，這樣可以免去很多輸入的麻煩(如圖3-4)。
圖3
圖4
第四節(jié) 移動和剪切
先說移動：先選中要移動的文字，然后在選中的文字上按下鼠標(biāo)左鍵拖動鼠標(biāo)，一直拖動到要插入的地方松開，那兒的文字就跑到這兒了，這常用于字句位置的調(diào)換。
你也可以這樣做：先選定要移動的文字，按F2鍵，光標(biāo)變成了虛短線，現(xiàn)在用鍵盤把光標(biāo)定位到要插入文字的位置，按一下回車鍵，文字就移動過來了。
剪切跟復(fù)制差不多，所不同的只是復(fù)制只將選定的部分拷貝到剪貼板中，而剪切在拷貝到剪貼板的同時將原來的選中部分也從原位置刪除了。
第五節(jié) 文字的刪除
文字的刪除
Delete鍵通常只是在刪除數(shù)目不多的文字時使用，如果你要刪除的文字很多，那就很麻煩了。
當(dāng)我們刪除一整段的內(nèi)容時，先選中這個段落，然后按一下Delete鍵或使用“編輯”菜單中的“清除”命令，就可以把選中的這個段落全部刪除了，很快吧！
刪除文字還可以使用Backspace鍵，它的作用是刪除光標(biāo)前面的字符。對于輸入錯誤的字可以用它來直接刪除。
第六節(jié) 其他輸入技巧
如果在選定文字的狀態(tài)下輸入文字的話，那么輸入的文字就替代掉了選定的文字。 Word還有一種改寫的輸入方式。按一下Insert鍵，狀態(tài)欄上灰色的“改寫”兩個字變成了黑色。輸入文字，那么光標(biāo)右邊的文字就被輸入的文字代替了；再按一下Insert鍵，就可以退出改寫狀態(tài)了。
把改寫也可以變成Word默認(rèn)的輸入方式：打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“編輯”選項(xiàng)卡，選中改寫模式，單擊“確定”按鈕，我們就把文檔的默認(rèn)輸入方式改為了改寫方式(如圖5)。
圖5
還可以重復(fù)輸入同樣的文字：輸入一個“曉宇”，按一下F4鍵，在文檔中就又出現(xiàn)一個“曉宇”，這對我們要在多個地方輸入相同的內(nèi)容時特別有用。
第七節(jié) 插入符號
打開“插入”菜單，單擊“特殊字符”命令，打開“插入特殊符號”對話框，在這個對話框中有六個選項(xiàng)卡，分別列出了六類不同的特殊符號；從列表中選擇要插入的特殊字符，單擊“確定”按鈕，選中的字符就插入到了文檔中(如圖6)。
圖6
打開“插入”菜單，單擊“符號”命令，打開“符號”對話框c，單擊“特殊字符”選項(xiàng)卡，雙擊“商標(biāo)符”，
圖7
單擊對話框標(biāo)題欄上的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉這個對話框，可以看到文檔中已經(jīng)插入了一個商標(biāo)符。 再打開剛才的對話框，單擊“符號”命令，從這里可以插入所有在Word中能辨認(rèn)的字符?，F(xiàn)在插入一個歐元符號：注意到左邊的“字體”下拉列表框中是“西文字體”，從右邊的“子集”下拉列表框中選擇“貨幣符號”，在下面的符號列表框中找到歐元符號并選中它，單擊“插入”按鈕，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉對話框，歐元符號已經(jīng)出現(xiàn)在這里了。
圖8
從這里還可以插入一些特殊的圖形符號(如圖8)。打開剛才的對話框，選擇字體為Wingdings，下面的符號列表中出現(xiàn)了一些圖形樣子的字符，選擇一個飛機(jī)樣子的字符雙擊，移動一下對話框，可以看到文檔中就插入了這樣一個字符。 在Word中還為插入符號專門設(shè)計(jì)了一個符號欄；在工具欄上單擊右鍵，選擇快捷菜單中的“符號欄”命令，在文檔中就顯示出了“符號欄”工具欄，單擊該工具欄上的按鈕，就可以將相應(yīng)的符號插入到文檔中了。
第八節(jié) 插入日期和時間
打開“插入”菜單，選擇“日期和時間”命令，打開“日期和時間”對話框，使用默認(rèn)的格式，在“語言”下拉列表框中選擇“中文”，單擊“確定”按鈕，在文檔中就出現(xiàn)了Windows系統(tǒng)的中文日期(如圖9)。
圖9
如果在“語言”下拉列表框中選擇“英文”，可以看到左邊的列表框中日期和時間的格式就都變成了英文的了，還是使用它默認(rèn)的格式，單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了一個這種格式的“英文”日期和時間(如圖10)。
圖10
不過用這種方法加到文檔中的日期和時間是根據(jù)Windows系統(tǒng)中的時間來確定的，如果系統(tǒng)時間不正確的話，插入的時間和日期也不正確。
使用插入域的方法也可以用來插入日期和時間：打開“插入”菜單，單擊“域”命令，打開“域”對話框，在左邊的“類別”列表中選擇“日期和時間”項(xiàng)，右邊的“域名”列表中選擇Date，單擊“選項(xiàng)”按鈕，打開“域選項(xiàng)”對話框，從“日期/時間”列表中選擇一種日期格式，單擊“添加到域”按鈕，給要插入的日期和時間設(shè)置一個固定的格式；單擊“確定”按鈕，回到“域”對話框，單擊“確定”按鈕，我們在文檔中就添加了一個日期（如圖11）。
圖11
還可以使插入的日期和時間自動更新：打開“日期和時間”對話框，選中“自動更新”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。實(shí)際上它的作用是當(dāng)你的系統(tǒng)日期改變時，插入的這個日期和時間會跟著改變，這樣在你需要用幾天時間編輯一個文檔時，里面的日期和時間就不用再一一手動去改了。
第九節(jié) 插入數(shù)字
一般的數(shù)字當(dāng)然不需要插入，但使用插入可以插入一些比較特殊的數(shù)字：打開“插入”菜單，單擊“數(shù)字”命令，打開“數(shù)字”對話框，從“數(shù)字類型”列表中選擇“甲，已，丙...”項(xiàng)，然后在“數(shù)字”輸入框中輸入“10”，單擊“確定”按鈕，就可以在文檔中插入一個“癸”字（如圖12）。
圖12
第十節(jié) 自動圖文集
自動圖文集是一些文字或圖形的集合，在里面可以存儲一些需要重復(fù)使用的文本或圖形，如公司的名稱、公司的徽標(biāo)或帶格式的表格以及寄信人的地址、各種稱呼和結(jié)束語等。在需要輸入這些圖形或文字時直接從自動圖文集中選擇就可以了(如圖13)。
圖13
新建自動圖文集的方法是： 在工具欄上單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“自動圖文集”，界面中就顯示出“自動圖文集”的專用工具欄。 使用工具欄新建自動圖文集詞條：選中文檔中要新建為詞條的內(nèi)容，單擊“自動圖文集”工具欄上的“新建”按鈕或按快捷鍵Alt+F3，彈出“創(chuàng)建‘自動圖文集’”對話框，輸入要創(chuàng)建的詞條名稱，單擊“確定”按鈕，一個詞條就創(chuàng)建好了(如圖14)。
圖14
另外一個方法是：選中這些文字，打開“插入”菜單，再打開“自動圖文集”子菜單，單擊 “新建”命令，出現(xiàn)創(chuàng)建“自動圖文集”對話框，這里可以給詞條起一個名字，缺省的是自動圖文集的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，就在自動圖文集中加入了一個詞條。 也可以打開“自動圖文集”對話框，在輸入框中輸入詞條的內(nèi)容，單擊“添加”按鈕，就在自動圖文集中添加了一個詞條，用這種方法添加的詞條的名稱和內(nèi)容是相同的。
使用自動圖文集的方法是： 單擊工具欄上的“所有詞條”按鈕，從彈出的菜單中選擇詞條，在文檔中插入相應(yīng)的內(nèi)容?；蛘叽蜷_“插入”菜單中的“自動圖文集”子菜單，選擇“正文”項(xiàng)，單擊詞條名稱輸入詞條內(nèi)容。
詞條刪除：打開“插入”菜單的“自動圖文集”子菜單，選擇“自動圖文集”命令，打開“自動更正”對話框，從圖文集詞條的列表中選擇需要刪除的詞條，單擊“刪除”按鈕，就可以刪除這個詞條了(如圖15)。
圖15
第十一節(jié) 查找和替換
如果想把稿件中所有的“編排”要替換成“排版”，我們不必一個一個去替換。可以使用替換來做：打開“編輯”菜單，單擊“替換”命令，就出現(xiàn)這樣一個“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要替換的內(nèi)容“編排”，在下面輸入要替換成的內(nèi)容“排版”，單擊“查找下一處”按鈕，Word就自動在文檔中找到下一處使用這個詞的地方，這時單擊“替換”按鈕，Word會把選中的詞替換掉并自動選中下一個詞。如果確定了文檔中這個詞肯定都要被替換掉，那就直接單擊“全部替換”按鈕，完成后Word會告訴替換的結(jié)果(如圖16)。
圖16
如果不是想替換什么，而只是想查找的話，可以使用“查找”項(xiàng)。單擊“查找”選項(xiàng)卡，在“查找內(nèi)容”輸入框中輸入要查找的內(nèi)容，單擊“查找下一處”按鈕，就可以找到文檔中下一處使用這個字的位置了。
這里這個“區(qū)分全/半角”是表示在查找時應(yīng)該區(qū)分全/半角，單擊“高級”按鈕，在下面就出現(xiàn)了查找的高級選項(xiàng)，看這個區(qū)分全/半角前面的復(fù)選框已經(jīng)被選中了。我們的漢字系統(tǒng)對標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字以及一些符號的處理有全角和半角的分別，在輸入法中對這些都是有設(shè)置的。當(dāng)然有些標(biāo)點(diǎn)是只有在全角狀態(tài)下才有的。這是兩個逗號，其中一個是全角，另一個是半角，全角這個字符占的位置要比這個半角的大一些(如圖17)。
圖17
從前面我們注意到查找、替換和定位其實(shí)是在同一個對話框中的三個選項(xiàng)卡，在Word中對應(yīng)著三個功能都有其各自的快捷鍵：查找是Ctrl+F；替換是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。
打開這個對話框還可以這樣做：單擊垂直滾動條上的這個按鈕，單擊面板中的望遠(yuǎn)鏡圖標(biāo)，就打開了查找和替換對話框。
第十二節(jié) 撤銷和恢復(fù)
撤消和恢復(fù)是相對應(yīng)的，撤消是取消上一步的操作，而恢復(fù)就是把撤消操作再重復(fù)回來。 例如在文檔中輸入“曉宇”，結(jié)果一不小心輸成了“小于”，單擊“撤消”按鈕，可以撤消這一步操作，再用鼠標(biāo)單擊“恢復(fù)”按鈕，剛才輸入的文字又出現(xiàn)了(如圖18)。
圖18
另外還可以一次撤消多次的操作。單擊“撤消”按鈕上的向下小箭頭，會彈出一個列表框，這個列表框中列出了目前你能撤消的所有操作，從中選擇多步操作來撤消。但是這里不允許任意選擇一個以前的操作來撤消，而只能連續(xù)撤消一些操作。
“編輯”菜單中的“撤消”和“恢復(fù)”命令也可以實(shí)現(xiàn)撤消和恢復(fù)操作；其相對應(yīng)的快捷鍵是：撤消：Ctrl+Z鍵，恢復(fù)：Alt+Shift+Backspace鍵 。
sxxf111 2005-07-19 18:57
第四課 基礎(chǔ)排版知識
第一節(jié) 文字的格式
在文檔中如何輸入一個X的平方：先輸入“X2”，然后將2選中，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在下面的“效果”欄中選擇“上標(biāo)”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖1)。
圖1
這個上標(biāo)是文字格式的一種，在Word里，有關(guān)字的特殊效果基本上是用文字格式來實(shí)現(xiàn)的。下面說一下文字的格式：
１.常用文字格式
文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字體和字號是最常用的文字格式。此外在Word里面可以設(shè)置的文字格式還有很多。我們來看一下：選中這里第一段的文字，單擊工具欄上的這個“加粗”按鈕，選中文字的筆畫就變粗了；再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，文字又恢復(fù)原狀了；單擊這個“傾斜”按鈕，可以把文字變成斜體顯示；單擊“下劃線”按鈕，選中的文字下面就出現(xiàn)了下劃線。想把這個下劃線設(shè)置成紅色的波浪線，單擊“下劃線”按鈕中的下拉箭頭，選擇這種波浪線，下劃線變成波浪線了；再單擊這個箭頭，這次選擇“下劃線顏色”項(xiàng)，從彈出的顏色面板中選擇“紅色”，在文檔中單擊取消選擇狀態(tài)，它就變成你要的樣子了。
２.添加邊框和底紋
選中文字，單擊工具欄上的“字符邊框”按鈕，選中的文字周圍就出現(xiàn)了一個邊框，再單擊這個“字符底紋”按鈕，文字又添加上了底紋。 給文字添加邊框和底紋不但能夠使這些文字更引人注目，而且可以使文檔更美觀。當(dāng)然，讓文字以不同的顏色顯示，也能起到突出顯示的作用。選中文字，單擊“格式”工具欄上的“字體顏色”按鈕中的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“粉紅”，文字的顏色就改變了，取消選定， 在Word中還可以對文字在橫向上進(jìn)行縮放：選中文字，單擊“字符縮放”按鈕中的下拉箭頭，選擇150%，文字就變寬了(如圖2)。
圖2
３.設(shè)置動態(tài)效果
選中文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，單擊“文字效果”選項(xiàng)卡，單擊“動態(tài)效果”列表中的“赤水情深”，單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置好了。 剛才的那個對話框里好像還有很多選項(xiàng)，這些也都是文字的格式，不過我們平常能用到的不多。如果你感興趣的話，可以看對話框的預(yù)覽框中顯示的效果(如圖3)。
圖3
４.西文字體的中文格式
選中要設(shè)置的文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在這里就可以設(shè)置文字的格式了。需要說明的是，這里的字體設(shè)置是把中文字體是和西文字體分開的，而不是像工具欄把中西文一起設(shè)置。單擊“中文字體”下拉列表框，選擇“黑體”，單擊“西文字體”下拉列表框，選擇“使用中文字體”，這樣就可以讓西文字體也使用黑體。在“字形”列表框中選擇“加粗”，從預(yù)覽框中可以看到文字的變化，它的作用相當(dāng)于選擇了工具欄中的“加粗”按鈕；從字號列表框中選擇“二號”，預(yù)覽框中的文字同時變大了；單擊“文字顏色”下拉列表框中的箭頭，單擊“其它顏色”按鈕，從彈出的顏色設(shè)置對話框中選擇想要的顏色，單擊“確定”按鈕，把顏色賦給選定的文字；單擊“下劃線”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這種較粗的雙線，然后這里的“下劃線顏色”就成為可選項(xiàng)了。單擊這個下拉箭頭，從面板中選擇“粉紅”，單擊“確定”按鈕，選中的文字格式就設(shè)置好了。
第二節(jié) 段落的格式
１.段落間距
把光標(biāo)定位在要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在“間距”選擇區(qū)中，單擊“段后”設(shè)置框中向上的箭頭，把間距設(shè)置為“6磅”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和后面的段落之間的距離就拉開了，這里的段和段之間并不是用回車來分開的。
２.對齊方式
在Word里我們通常用的段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示光標(biāo)所在段落的對齊方式是兩端對齊；我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果；單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。
Word的左對齊，因?yàn)橛玫帽容^少，所以在Word里沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。日常使用中通常都是用兩端對齊來代替左對齊。實(shí)際上，左對齊的段落里最右邊是不整齊的，會有一些不規(guī)則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。
３.段落行距
行距就是行和行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。
４.段落的縮進(jìn)
段落的縮進(jìn)有首行縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)四種形式，標(biāo)尺上有這幾種縮進(jìn)所對應(yīng)的標(biāo)記。這幾個標(biāo)記分別代表了段落不同部分的位置：首行縮進(jìn)就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進(jìn)標(biāo)記控制的是段落的第一行開始的位置；標(biāo)尺中左縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)兩個標(biāo)記是不能分開的，但是拖動不同的標(biāo)記會有不同的效果；拖動左縮進(jìn)標(biāo)記，可以看到首行縮進(jìn)標(biāo)記也在跟著移動，也就是說懸掛縮進(jìn)標(biāo)記只影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮進(jìn)標(biāo)記則是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進(jìn)標(biāo)記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進(jìn)或懸掛縮進(jìn)的量不變。右縮進(jìn)標(biāo)記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標(biāo)記，段落右邊的位置發(fā)生了變化。 需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵后再拖動標(biāo)記，這樣就可以平滑地拖動了。
５.自動套用格式
此外我們還可以利用Word提供的自動套用格式功能來設(shè)置一些常用文檔的格式：打開“格式”菜單，單擊“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，選擇套用文檔類型為“常用文檔”，單擊“確定”按鈕，Word就自動套用了默認(rèn)的常用文檔樣式來給這個文檔排版了；當(dāng)然也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進(jìn)行設(shè)置。
６.使用對話框
段落格式也可以通過對話框來設(shè)置：打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，打開“段落”對話框，在“縮進(jìn)”一欄中單擊“特殊格式”下拉列表框，從列表中選擇“首行縮進(jìn)”，在后面的輸入框中輸入縮進(jìn)的數(shù)值，設(shè)置好左右縮進(jìn)的距離，（可以設(shè)置負(fù)值）單擊“確定”按鈕，段落的格式就設(shè)置好了(如圖4)。
圖4
第三節(jié) 邊框和底紋
１.段落的邊框和底紋
把光標(biāo)定位到要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“方框”，在“線型”列表框中選擇虛線，單擊“顏色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面板中選擇“藍(lán)色”，然后在這個“應(yīng)用范圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個段落加上了一個邊框(如圖5)。
圖5
再來加一個底紋：打開剛才的對話框，單擊“底紋”選項(xiàng)卡，將填充顏色選擇為“灰色-30%”，同樣把“應(yīng)用范圍”選擇為“段落”，單擊“確定”按鈕，段落的底紋就設(shè)置好了(如圖6)。
圖6
還可以通過工具欄來給段落設(shè)置邊框和底紋，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，在界面中出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄，單擊“繪制表格”按鈕，取消繪制表格狀態(tài)；選中要添加邊框的段落，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“外部邊框”按鈕，選中的段周圍就出現(xiàn)了邊框，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇“灰色30%”，就給選中的文字添加了底紋。
這里還可以自己定義邊框線：使用“線型”下拉列表框選擇線型為雙線；選擇顏色為“藍(lán)色”，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，選擇“左框線”單擊，就可以給段落設(shè)置一個藍(lán)色雙線的左框線
２.頁面的邊框和底紋
打開剛才的對話框，單擊“頁面邊框”選項(xiàng)卡，單擊“藝術(shù)型”的下拉列表框，選擇第一個“蘋果”單擊，注意這里的“應(yīng)用范圍”是“整篇文檔”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個文檔設(shè)置了一個藝術(shù)型的頁面邊框。
第四節(jié) 項(xiàng)目符號和編號
１.自動編號
自動識別輸入：當(dāng)輸入1，頓號，然后輸入項(xiàng)目，回車，下一行就出現(xiàn)了一個“2、”，如果認(rèn)為輸入的是編號，就會調(diào)用編號功能，設(shè)置起編號來很方便。不想要這個編號，按一下Backspace鍵，編號就消失了。
２.項(xiàng)目符號
Word的編號功能是很強(qiáng)大的，可以輕松地設(shè)置多種格式的編號以及多級編號等。一般在一些列舉條件的地方會采用項(xiàng)目符號來進(jìn)行。選中段落，單擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號”按鈕，就給它們加上了項(xiàng)目符號。和去掉自動編號的方法一樣，把光標(biāo)定位到項(xiàng)目符號的后面，按Backspace鍵，就可以了。另外還有一種作法：把光標(biāo)定位到要去掉的項(xiàng)目符號的段落中，單擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號”按鈕，也可以把這個項(xiàng)目符號去掉。
改變項(xiàng)目符號的樣子：打開“格式”菜單，單擊“項(xiàng)目符號和編號”命令，打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，現(xiàn)在是“項(xiàng)目符號”選項(xiàng)卡，選擇一個喜歡的項(xiàng)目符號，然后單擊“確定”按鈕，就可以給選定的段落設(shè)置一個自選的項(xiàng)目符號了(如圖7)。
圖7
自定義一個：打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，選擇一個項(xiàng)目符號的樣式，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義項(xiàng)目符號列表”對話框，單擊“項(xiàng)目符號”按鈕，打開“符號”對話框，從“字體”列表中選擇一種喜歡的字體，然后選擇一個喜歡的符號，單擊“確定”按鈕，回到“自定義項(xiàng)目符號列表”對話框，單擊“確定”按鈕，就可以把剛才選中的符號作為項(xiàng)目符號了(如圖8)。
圖8
３.編號設(shè)置
打開“格式”菜單，單擊“項(xiàng)目符號和編號”命令，打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，現(xiàn)在這里默認(rèn)的就是“編號”選項(xiàng)卡了，有很多的編號可以選擇(如圖9)。
圖9
想用中文的一、二、三也可以，但要設(shè)置一下。選擇一種編號，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編號列表”對話框；從“編號樣式”下拉列表框中選擇中文的“一，二，三 …”，在上面的“編號格式”的輸入框中就出現(xiàn)了我們選擇的樣式，我們在后面輸入一個頓號，將括號刪除；從右面的預(yù)覽框中可以看到設(shè)置的效果。單擊“字體”按鈕，打開“字體”對話框，將“中文字體”設(shè)置為“楷體”，單擊“確定”按鈕，回到“自定義編號列表”對話框，可以看到編號的字體已經(jīng)變成楷體了(如圖10)。
圖10
第五節(jié) 制表位
１.對齊功能
要使文字在分隔后再對齊，可以使用空格，但這樣往往沒有辦法對齊，因此要使用制表位來進(jìn)行設(shè)置。先來設(shè)置一下：打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，在“視圖”選項(xiàng)卡中的“格式”選擇區(qū)中將“制表符”前面的復(fù)選框選中，單擊“確定”按鈕(如圖14)。
圖14
在文檔中，選項(xiàng)A和B之間有一個灰色的箭頭，這個就是制表符，將光標(biāo)定位到下面，輸入一個A，按一下Tab鍵，再輸入一個B，在標(biāo)尺的中間位置單擊，文字的位置發(fā)生了變化，這就是制表位在起作用。剛才在標(biāo)尺的中間位置單擊設(shè)置了一個制表位，這個B就是以設(shè)置的制表位的地方來對齊的。通常是在不想使用表格但又想獲得有合適對齊方式的列表中使用制表位，先設(shè)置好制表位，在標(biāo)尺上單擊，設(shè)置一個左對齊式制表位，單擊標(biāo)尺左上角的制表符，把當(dāng)前設(shè)置的制表位變成居中式制表位，再在標(biāo)尺的合適位置單擊，設(shè)置一個居中式制表位，然后輸入文字；每個制表符后的文字都按照制表位的位置對齊了，在左對齊制表位下的文字靠左對齊，而居中式制表位下的文字則是居中對齊。
２.前導(dǎo)字符功能
這個目錄里的這些編號就是用制表位來定位的，同時它們也使用了前導(dǎo)字符。我們來做一下：新建一個文檔，打開“格式”菜單，單擊“制表位”命令，打開“制表位”對話框，在輸入框中輸入“8”，“對齊方式”選擇“右對齊”，“前導(dǎo)字符”選擇小圓點(diǎn)，單擊“確定”按鈕，回到文檔的編輯狀態(tài)(如圖15)。輸入“第一章”，按一下Tab鍵，輸入1，現(xiàn)在在1的前面就有小圓點(diǎn)和前面的“第一章”相連。
圖15
總結(jié)：這一課學(xué)習(xí)了文字的格式、段落的格式、邊框和底紋、項(xiàng)目符號、編號和多級編號，還有一個制表位。
sxxf111 2005-07-19 19:06
第五課 高級排版知識
第一節(jié) 使用格式刷
格式刷就是“刷”格式用的，也就是復(fù)制格式用的。在Word中格式同文字一樣是可以復(fù)制的：選中這些文字，單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)就變成了一個小刷子的形狀，用這把刷子“刷”過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。
圖1
我們可以直接復(fù)制整個段落和文字的所有格式。把光標(biāo)定位在段落中，單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)變成了一個小刷子的樣子，然后選中另一段，該段的格式就和前一段的一模一樣了。
如果有好幾段的話，先設(shè)置好一個段落的格式，然后雙擊“格式刷”按鈕，這樣在復(fù)制格式時就可以連續(xù)給其他段落復(fù)制格式；單擊“格式刷”按鈕即可恢復(fù)正常的編輯狀態(tài)。
另外還可使用組合鍵： Ctrl+Shift+C、 Ctrl+Shift+V
把光標(biāo)定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C鍵，把格式復(fù)制下來，再把光標(biāo)定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V鍵，上個段落的格式就復(fù)制了過來；再把光標(biāo)定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V鍵，格式也復(fù)制到了這里。
第二節(jié) 樣式
如果想把文檔中所有小字的字體變成“幼圓”，若用格式復(fù)制的話要費(fèi)好多時間，如果用樣式來設(shè)置就很簡單了，文檔中這些字體都使用了“正文”的樣式，將光標(biāo)定位在該段落中，打開“格式”菜單中“樣式”對話框(如圖2)：
圖2
選中“樣式”中的“正文”，單擊“更改”按鈕，彈出“更改樣式”對對話框(如圖3)：
圖3
單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中選擇“字體”，打開“字體”對話框：
圖4
選擇“中文字體”為“幼圓”，“西文字體”為“使用中文字體”，單擊“確定”按鈕，回到“更改樣式”對話框，單擊“確定”按鈕，回到“樣式”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，文檔就按我們的要求變化了。
樣式，可以說是一種格式的組合，格式刷在復(fù)制格式時是連同樣式一起來復(fù)制的。
我們來設(shè)置一個標(biāo)題的樣式：選擇文檔中的任意一個段落，然后把它們的格式設(shè)置為我們要求的樣子：黑體、加粗、居中、一號字，然后把光標(biāo)定位在這個段中，打開“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開“樣式”對話框，單擊“新建”按鈕，彈出“新建樣式”對話框，在“名稱”一欄輸入“黑體標(biāo)題”，確認(rèn)“樣式類型”為“段落”，單擊“后續(xù)段落樣式”下拉列表框，選擇我們剛起的名字“黑體標(biāo)題”，單擊“確定”按鈕，這個樣式就建立好了。單擊“關(guān)閉”按鈕返回編輯狀態(tài)(如圖5)。
圖5
剛才是把格式都設(shè)置好了再新建樣式的，所以不用在對話框中設(shè)置樣式包含的各種格式，不過再更改樣式時就一定要在對話框中進(jìn)行了。我們來試一下新建的樣式：把光標(biāo)定位到下面的一個段落中，單擊“樣式”下拉列表框的下拉箭頭，這里就出現(xiàn)了剛才建立的“黑體標(biāo)題”樣式，單擊它，就把剛才設(shè)置的樣式應(yīng)用過來了。
第三節(jié) 樣式和格式的查找、替換
跟查找和替換文字的差別不大。打開“編輯”菜單，單擊“查找”命令，打開“查找”對話框，單擊“高級”按鈕，單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中單擊“字體”命令(如圖6)。
圖6
打開“字體”對話框，選擇“字型”、“字體顏色”，單擊“確定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，就可以從文檔中找到使用這種格式的文字了(如圖7)。
圖7
如果希望把這些文字都刪除，單擊“替換”選項(xiàng)卡，在“替換為”輸入框中不進(jìn)行設(shè)置，單擊“全部替換”按鈕，Word給出提示替換了多少地方，單擊“確定”按鈕，回到“查找和替換”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，Word已經(jīng)把這種格式的字符都刪除了（如圖8)。
圖8
樣式也可以這么做：打開“查找”對話框，單擊“格式”按鈕，選擇菜單中的“樣式”命令，打開“查找樣式”對話框，從“樣式”列表中選擇“標(biāo)題1”，單擊“確定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，單擊“取消”按鈕，Word就自動把光標(biāo)定位到了文檔中使用下一處“標(biāo)題1”樣式的地方。
以后可以用查找樣式和格式來找內(nèi)容了。還可以直接把一種樣式替換為另外一種，也不用更改樣式的設(shè)置，很方便。
第四節(jié) 分欄
打開“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開“分欄”對話框，選擇“兩欄”，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在我們的文檔就是按兩欄來排版的了(如圖9)。
圖9
若讓一段文字分四欄顯示，先選中整個段落，然后打開“格式”菜單，選擇“分欄”命令，打開“分欄”對話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“4”，“應(yīng)用范圍”選擇“所選文字”，單擊“確定”按鈕，文檔就設(shè)置好了。
調(diào)整欄寬：打開“分欄”對話框，這里有“欄寬”和“間距”兩個輸入框，單擊“欄寬”輸入框中的上箭頭來增大欄寬的數(shù)值，“間距”中的數(shù)字也同時變化了。單擊“確定”按鈕即可。
在分欄中間加分隔線：打開“分欄”對話框，選中“分隔線”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，在各個分欄之間就出現(xiàn)了分隔線(如圖10)。
圖10
設(shè)置欄寬不等：打開“分欄”對話框，選擇“偏左”，然后單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置了一個偏左的分欄格式；如果想設(shè)置多欄的不等寬分欄，先打開“分欄”對話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“3”，確認(rèn)“欄寬相等”前的復(fù)選框沒有選中，對各個欄寬分別進(jìn)行設(shè)置，單擊“確定”按鈕，一個不等寬的三分欄就設(shè)置好了。
使用分欄符在段落結(jié)束位置開始分欄：把光標(biāo)定位到這個段落的后面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，從彈出的“分隔符”對話框中選擇“分欄符”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。
第五節(jié) 特殊排版方式
1．豎排文字
打開一篇文檔，單擊“常用”工具欄上這個“更改文字方向”按鈕，整篇文檔的文字就變成了豎排的了。再單擊這個按鈕，文字方向又變回來了。
圖11
在文檔的任意位置單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“文字方向”命令，可以打開“文字方向”對話框，選擇任一中格式。 打開“格式”菜單，單擊“文字方向”命令，打開的對話框同使用右鍵快捷菜單打開的是相同的。
上面講的都是對整篇文檔的文字方向進(jìn)行更改，也可以選定一部分內(nèi)容進(jìn)行豎排：選中一段文字，在標(biāo)尺的灰色部分雙擊，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，在“文字排列”一欄中選擇“豎排”，在“應(yīng)用于”中選擇“所選文字”，單擊“確定”按鈕，我們所選擇的文字就變成了豎排的格式；而且同其它的文字也分了頁(如圖12)。
圖12
2．拼音指南
若給新字注上拼音，先選中“新”字，打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項(xiàng)，單擊“拼音指南”命令，打開“拼音指南”的對話框，Word就自動給這個字添加了一個拼音，其中拼音后面的數(shù)字表示的是聲調(diào)；單擊“確定”按鈕，文檔中的“新”字就有拼音了(如圖13)。
圖13
如果不想要了也可以把拼音刪除：選中“新”，打開“拼音指南”對話框， 單擊“全部刪除”按鈕，單擊“確定”按鈕，文檔中“新”字的拼音就消失了。
選中文檔中要設(shè)置拼音的文字，單擊“其它格式”工具欄上的“拼音指南”按鈕打開“拼音指南”對話框，單擊“組合”按鈕，文字和拼音都分別合并到了一個輸入框中，單擊“單字”按鈕，各個字和他們的拼音都分開放置了(如圖14)。
圖14
使用“默認(rèn)拼音”按鈕可以把當(dāng)前所選文字的拼音設(shè)置為Word默認(rèn)的格式。默認(rèn)的拼音形式并不是我們所習(xí)慣的，可以使用輸入法把它們調(diào)整成通常使用的形式。
3．帶圈字符
打開“格式”菜單，單擊“中文版式”項(xiàng)，單擊“帶圈字符”命令，或者單擊“特殊格式”工具欄上的“帶圈字符”按鈕，打開“帶圈字符”對話框，在“字符”輸入框中輸入“注”，然后單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了一個帶圈的“注”字(如圖15)；如果要去掉這個圈可以選中這個“注”字，然后打開“帶圈字符”對話框，在“樣式”中選擇“無”，單擊“確定”按鈕，圈就沒有了。
圖15 圖16
4．縱橫混排
在文檔中選中要混排的文字，打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項(xiàng)，單擊“縱橫混排”命令，打開“縱橫混排”對話框，單擊“確定”按鈕，文檔中的數(shù)字就是橫排的了；可以發(fā)現(xiàn)由于選擇的字?jǐn)?shù)較多，在文檔中根本看不清設(shè)置的效果，打開“縱橫混排”對話框，清除“適應(yīng)行寬”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，設(shè)置的效果就可以看出來了(如圖16)。
如果要恢復(fù)原來的樣子，就將光標(biāo)定位在混排的文字中，打開“縱橫混排”對話框，單擊“刪除”按鈕，單擊“確定”按鈕，文檔中的文字就變成原來的樣子了。
5．合并字符
合并字符功能可以把幾個字符集中到一個字符的位置上。打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項(xiàng)，單擊“合并字符”命令，打開“合并字符”對話框，在“文字”輸入框中輸入“天天向上”，單擊“確定”按鈕，在文檔中就可以看到我們設(shè)置的效果了(如圖17)；同樣如果不想合并了，把光標(biāo)定位在這里，打開“合并字符”對話框，單擊“刪除”按鈕，文檔中的合并字符效果就消失了。
圖17
6．和雙行合一
選中要合并的文字，打開“格式”菜單中的“中文版式”子菜單，單擊“雙行合一”命令，選定的文字已經(jīng)出現(xiàn)在了“文字”輸入框中，從“預(yù)覽”窗中可以看到效果，單擊“確定”按鈕，文檔中的這些文字就變成了一行的高度中顯示兩行的樣子；如果不想要了，還是把光標(biāo)定位到這個雙行合一處，打開“雙行合一”對話框，單擊“刪除”按鈕就可以了(如圖18)。
“雙行合一”，它同“合并字符”的作用有些相似，但不同的是，合并字符有六個字符的限制，而這個選項(xiàng)沒有，合并字符時可以設(shè)置合并的字符的字體的大小，而雙行合一則沒有。 如果想要“雙行合一”后的文字帶上括號，可以將“帶括號”選項(xiàng)前的復(fù)選框選中。
圖18 圖19
７．?dāng)嘧?br>
由于一般為了美觀都把段落的對齊設(shè)置為兩端對齊，而且默認(rèn)不斷字，這樣如果在一行的末尾有一個詞特別長，在這一行中放不下時，Word就會把它移動到下一行中，這樣就會出現(xiàn)文檔中有些行的單詞的間距太大了，一行的長度越小這種情況就越嚴(yán)重。此問題可以通過設(shè)置斷字來解決： 打開“工具”菜單，在“語言”項(xiàng)上單擊“斷字”命令，打開“斷字”對話框，選中“自動斷字”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖19)。
手動斷字：打開“斷字”對話框，單擊“手動”按鈕，就會出現(xiàn)“人工斷字”對話框，Word會自動在可以設(shè)置斷字的地方預(yù)先加上連字符，光標(biāo)閃爍的地方是Word默認(rèn)的斷字位置，單擊“是”，接受Word默認(rèn)的斷字設(shè)置，單擊“否”按鈕表示不接受Word對這一行的斷字設(shè)置，對于有多個可以斷字位置的單詞，將光標(biāo)移動到任意連字符的位置單擊“是”按鈕都可以在該連字符處設(shè)置斷字；單擊“取消”按鈕則會保留先前設(shè)置的斷字，而后面的斷字不再設(shè)置。
取消斷字：如果有哪一部分不想設(shè)置斷字，可以在段落的格式中設(shè)置不斷字：將光標(biāo)定位在段落中，打開“段落”對話框，單擊“換行和分頁”選項(xiàng)卡，選中“取消斷字”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。
sxxf111 2005-07-19 19:35
第六課 使用表格
第一節(jié) 插入表格
打開“表格”菜單，單擊“插入”選項(xiàng)，單擊“表格”命令，打開“插入表格”對話框，設(shè)置要插入表格的列、行,單擊“確定”按鈕，所需表格就插入到文檔中了(如圖 1)。
圖1
插入表格還可以使用“表格和邊框”工具欄中的“插入表格”按鈕，單擊這個“插入表格”按鈕拖動光標(biāo)就可以插入表格了(如圖2)。
圖2
Word 2000允許在表格中插入另外的一個表格：把光標(biāo)定位在表格的單元格中，插入的表格就顯示在了單元格中。
在單元格中單擊右鍵，選擇“插入表格”命令，也可以在單元格中插入一個表格。
第二節(jié) 單元格的選取
就像文章是由文字組成的一樣，表格也是由一個或多個單元格組成的。所以單元格就像文檔中的文字一樣，要對它操作，必須先選取它。
把光標(biāo)定位到單元格里，在“表格”菜單里的“選取”選項(xiàng)中可選取行、列、單元格或者整個表格(如圖3)。
圖3
還有下面一些方法： 把光標(biāo)放到單元格的左下角，鼠標(biāo)變成一個黑色的箭頭，按下左鍵可選定一個單元格，拖動可選定多個。
像選中一行文字一樣，在左邊文檔的選定區(qū)中單擊，可選中表格的一行單元格。
把光標(biāo)移到這一列的上邊框，等光標(biāo)變成向下的箭頭時單擊鼠標(biāo)即可選取一列。
把光標(biāo)移到表格上，等表格的左上方出現(xiàn)了一個移到標(biāo)記時，在這個標(biāo)記上單擊鼠標(biāo)即可選取整個表格(如圖4)。
圖4
第三節(jié) 單元格的合并和拆分
合并一行單元格：先選中一行單元格，打開“表格”菜單，單擊“合并單元格”命令，把選中的單元格合并成一個(如圖5)。
合并一列單元格：先選中一列單元格，打開“表格”菜單，單擊“合并單元格”命令，選中的這些單元格也就合并成一個(如圖5)。
圖5 圖6 圖7
拆分單元格：選取單元格，打開“表格”菜單，單擊“拆分單元格”命令，彈出“拆分單元格”對話框，選擇拆分成的行和列的數(shù)目，單擊“確定”按鈕(如圖6)。
也可以在單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“拆分單元格”，或者單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，可以打開“拆分單元格”對話框(如圖7)。
我們還可以選定幾個單元格同時進(jìn)行拆分或者合并。
第四節(jié) 單元格里文字的格式
選取單元格里的文字，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“單元格對齊方式”項(xiàng)，會彈出幾個按鈕供選擇，單擊需要的格式(如圖8)。
圖8
讓所有單元格里的文字格式都一樣：把鼠標(biāo)移動到表格上，在表格的左上角的移動標(biāo)記上單擊右鍵，從快捷菜單的“單元格對齊方式”的面板中選擇需要的格式，整個表格中的所有單元格就都一樣了。
把單元格中的文字豎著排行：把光標(biāo)定位到單元格中，單擊工具欄上的“更改文字方向”按鈕。
事實(shí)上可以把表格中的每個單元格看作是一篇獨(dú)立的文檔，里面同樣可以有段落的設(shè)置，如“兩端對齊”、“居中”按鈕都可用。
第五節(jié) 繪制表格
插入一個3×5的表格，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，鼠標(biāo)的形狀好像是一支筆，在這個單元格的左上角按下左鍵，拖動鼠標(biāo)到單元格的右下角，松開左鍵，就在單元格中加上了一條斜線。還用這支筆可以在表格中添加橫線和豎線來拆分單元格(如圖9)。
圖9
繪制斜線表頭：這是Word2000提供的一個新功能，打開“表格”菜單，單擊“繪制斜線表頭”命令，打開“繪制斜線表頭”對話框，在左邊的“表頭樣式”列表框中選擇“樣式二”，右邊“字體大小”使用五號，在這里的行標(biāo)題輸入“科目”，數(shù)據(jù)標(biāo)題輸入“成績”，列標(biāo)題輸入“姓名”，單擊“確定”按鈕，就可以在表格中插入一個合適的表頭了(如圖10)。
圖10
第六節(jié) 插入行、列、單元格
把光標(biāo)定位在一個單元格里，在“表格”菜單欄里“插入”選項(xiàng)中選“行”、“列”或者“單元格”選項(xiàng)，就會相應(yīng)的插入行、列、單元格。 或者選取一個單元格，單擊常用工具欄上的“插入單元格”按鈕，也可以選擇插入一行或一列單元格。
把光標(biāo)定位到表格最后一行的最右邊的回車符前面，然后按一下回車，就可以在最后面插入一行單元格了。
把光標(biāo)定位在表格下面的段落標(biāo)記前，單擊工具欄上的“插入行”按鈕，Word會彈出一個對話框，選擇要插入的行數(shù)，單擊“確定”按鈕，行單元格就插入進(jìn)來了。
第七節(jié) 調(diào)整表格的大小
調(diào)整表格大小有以下一些方法：
把鼠標(biāo)放在表格右下角的一個小正方形上，鼠標(biāo)就變成了一個拖動標(biāo)記，按下左鍵，拖動鼠標(biāo)，就可以改變整個表格的大小了，拖動的同時表格中的單元格的大小也在自動地調(diào)整。
把鼠標(biāo)放到表格的框線上，鼠標(biāo)會變成一個兩邊有箭頭的雙線標(biāo)記，這時按下左鍵拖動鼠標(biāo)，就可以改變當(dāng)前框線的位置，同時也就改變了單元格的大小，按住Alt鍵，還可以平滑地拖動框線。
選中要改變大小的單元格，用鼠標(biāo)拖動它的框線，改變的只是拖動的框線的位置。
只改變一個單元格的大?。核械目蚓€在標(biāo)尺上都有一個對應(yīng)的標(biāo)記，拖動這個標(biāo)記，改變的就只是選中的單元格的大小了。
Word還提供了幾個表格自動調(diào)整的方式：
在表格中單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“自動調(diào)整”項(xiàng)，單擊“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”命令，可以看到表格的單元格的大小都發(fā)生了變化，僅僅能容下單元格中的內(nèi)容了。
選中整個表格，按一下Delete鍵，將表格中的所有內(nèi)容全部刪除，表格的所有單元格僅僅能容下一個段落標(biāo)記了。
選擇表格的自動調(diào)整為“固定列寬”，選中整個表格，按Delete鍵，可以看到表格框線的位置沒有發(fā)生變化；選擇“根據(jù)窗口調(diào)整表格”，表格自動充滿了Word的整個窗口。
通常希望輸入相同性質(zhì)的文字的單元格寬度和高度一致，先選中這些列，單擊“表格和邊框”工具欄上的“平均分布各列”按鈕，選中的列就自動調(diào)整到了相同的寬度；行也可以這樣來做。
第八節(jié) 表格的復(fù)制和刪除
復(fù)制表格：表格可以全部或者部分的復(fù)制，與文字的復(fù)制一樣，先選中要復(fù)制的單元格，單擊“復(fù)制”按鈕，把光標(biāo)定位到要復(fù)制表格的地方，單擊“粘貼”按鈕，剛才復(fù)制的單元格形成了一個獨(dú)立的表。
刪除表格：選中要刪除的表格或者單元格，按一下Backspace鍵，彈出一個“刪除單元格”對話框，其中的幾個選項(xiàng)同插入單元格時的是對應(yīng)的，單擊“確定”按鈕。
注意：Delete是刪文字，而這個Backspace是刪表格的單元格。
第九節(jié) 表格的格式設(shè)置
表格的格式與段落的設(shè)置很相似，有對齊、底紋和邊框修飾等。
選中整個的表格，單擊“格式”工具欄上的“居中”、“左對齊”等按鈕即可調(diào)整表格的位置。
表格邊框修飾：把表格周圍的框線變粗一時，單擊“表格和邊框”工具欄上的“粗細(xì)”下拉列表框，選擇合式的線條，然后單擊“框線”按鈕的下拉箭頭，單擊“外部框線”按鈕，這樣可以在表格的周圍放上一條所選線條的邊框；
表格添加底紋：選中第一行，單擊鼠標(biāo)右鍵，選中“邊框和底紋”命令，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇顏色，取消選擇，即見效果(如圖11)。
圖11
Word為我們提供了表格自動套用格式的功能。單擊“表格”菜單欄里“自動套用格式”選項(xiàng)，打開“自動套用格式”對話框，選擇格式，單擊“確定”按鈕，表格的格式設(shè)置好了?；旧铣Ｓ玫母袷綇倪@里都可以找到的(如圖12)。
圖12
單元格之間加一些間隙：在表格中單擊右鍵，選擇“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框(如圖13)。
圖13
單擊“選項(xiàng)”按鈕，選中“允許調(diào)整單元格間距”復(fù)選框(如圖14)，在后面的數(shù)字框中輸入“0.1”，單擊“確定”按鈕，回到表格屬性對話框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。
圖14
第十節(jié) 排序和數(shù)字計(jì)算
表格的排序：
選中需要排序的一列，單擊“表格和邊框”工具欄山的“降序”或者“升序”按鈕即可。
表格的求和：
把光標(biāo)定位到需要求和的“列”的下面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕。若要求“行”的和，先把光標(biāo)定位到需要求和的“行”的右面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕，然后選中這個數(shù)字，把它復(fù)制到下面的單元格中，選中這一列，按一下F9鍵，其余行的和就都出來了。
剛才單擊“自動求和”按鈕是在單元格中插入了一個求和公式，然后把求和公式復(fù)制到其它的單元格中。按F9則是更新域，因?yàn)檫@些是公式域，我們把域更新一下就可以看到正確的結(jié)果了。
第十一節(jié) 標(biāo)題行重復(fù)
標(biāo)題行重復(fù)：
如果表格分在了兩頁顯示，而第二頁中的表格沒有表頭，這樣在單看第二頁的表格時就會不知所云。在Word中可以使用標(biāo)題行重復(fù)來解決這個問題：選中第一行表格，打開“表格”菜單，單擊“標(biāo)題行重復(fù)”命令(如圖15)，在第二頁的表格中標(biāo)題行就出現(xiàn)了。
圖15 圖16
第十二節(jié) 表格和文字的相互轉(zhuǎn)換
圖17 圖18
使用Word可以把文字轉(zhuǎn)換成表格：選中這些文字，打開“表格”菜單，單擊“轉(zhuǎn)換”項(xiàng)，單擊“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令(如圖16)，在這里的“文字分隔”位置選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，文字就轉(zhuǎn)換成了表格(如圖17)。
同樣可以把表格轉(zhuǎn)換成文字：把光標(biāo)定位在表格中，打開“表格”菜單中的“轉(zhuǎn)換”子菜單，單擊“表格轉(zhuǎn)換成文字”命令，打開“表格轉(zhuǎn)換成文字”對話框，在這里的“文字分隔符”欄選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，就把這個表格轉(zhuǎn)換成了文字。
第十三節(jié) 表格的圖文繞排
我們經(jīng)常會希望文字能環(huán)繞在表格的周圍，在表格中單擊右鍵，選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框（如圖18），在當(dāng)前的“表格”選項(xiàng)卡中有一個“文字環(huán)繞”選擇區(qū)，選擇“環(huán)繞”，單擊“確定”按鈕，回到編輯狀態(tài)，拖動表格到文字的中間，文字就在表格的周圍形成了環(huán)繞。
sxxf111 2005-07-19 19:48
第七課 圖片和自選圖形
第一節(jié) 插入圖片
打開“插入”菜單，單擊“圖片”選項(xiàng)，單擊“來自文件”命令，選擇要插入的圖片，單擊“插入”按鈕，圖片就插入到文檔中了。選中這個圖片，界面中還會出現(xiàn)一個“圖片工具欄”。
插入圖片 單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以打開“插入圖片”對話框(如圖1)。
圖1
單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以打開“插入圖片”對話框(如圖2)。
圖2
單擊“繪圖”工具欄上的“插入剪貼畫”按鈕，可以打開“插入剪貼畫”對話框(如圖3)。
圖3
第二節(jié) 圖片的大小和位置
插入的圖片周圍有一些黑色的小正方形，這些是尺寸句柄，把鼠標(biāo)放到上面，鼠標(biāo)就變成了雙箭頭的形狀，按下左鍵拖動鼠標(biāo)，就可以改變圖片的大小。
裁剪：單擊“圖片”工具欄上的“裁剪”按鈕(如圖4)，鼠標(biāo)變成了這樣的形狀，在圖片的尺寸句柄上按下左鍵，等鼠標(biāo)變成了移動光標(biāo)的形狀拖動鼠標(biāo)，虛線框所到的地方就是圖片的裁剪位置了，不過這樣拖動虛線一次移動的距離大了一些，按住Alt鍵再拖，就可以平滑地改變虛線的位置了，松開左鍵，就把虛線框以外的部分“裁”掉了。
圖4
第三節(jié) 圖片的版式
單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，從彈出的菜單中選擇“四周型環(huán)繞”(如圖5)，文字就在圖片的周圍排列了。
把鼠標(biāo)移動到圖片上，鼠標(biāo)變成了一個移動光標(biāo)的形狀，按下左鍵進(jìn)行拖動，文檔中就出現(xiàn)了一個虛線框表示圖片拖動到的位置，同樣按住Alt鍵可以平滑地進(jìn)行拖動。
把圖片放置在文字的上面和下面：單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊彈出的菜單中的“浮于文字上方”命令，圖片就位于文字上方了，從同樣的菜單中選擇“襯于文字下方”命令，圖片就到文字的下方了。
圖5
剛才插入的圖形都是矩形的，文字也就環(huán)繞著這個矩形排列。如果插入的圖形是其他形狀，讓文字隨圖形的輪廓來排列會有更好的效果。選中圖片，單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊“編輯環(huán)繞頂點(diǎn)”命令(如圖5)，在圖片的周圍出現(xiàn)了紅色的虛線邊框和四個句柄，現(xiàn)在這個虛線邊框就是圖片的文字環(huán)繞的依據(jù)；把鼠標(biāo)移動到句柄上，鼠標(biāo)變成了這樣的形狀，按下左鍵拖動，可以改變句柄和框線的位置；在框線上按下左鍵并拖動，可以看到在鼠標(biāo)所在的地方會添加一個句柄，這樣調(diào)整邊框到適當(dāng)?shù)奈恢谩?br>
單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊“編輯環(huán)繞頂點(diǎn)”命令，退出編輯頂點(diǎn)狀態(tài)就可以了。
第四節(jié) 插入剪貼畫
除了可以從文件中插入圖片以外，Word還為我們準(zhǔn)備了一些剪貼畫：打開“插入”菜單下的“圖片”子菜單，單擊“剪貼畫”命令，打開“插入剪貼畫”對話框(如圖6)，選擇列表中的“裝飾”項(xiàng)單擊，單擊其中的一項(xiàng)，單擊彈出面板中的“插入剪輯”按鈕，單擊右上角的關(guān)閉按鈕回到文檔中，可以看到剛才選擇的剪貼畫已經(jīng)插入到了文檔中。
圖6
第五節(jié) 圖象控制
調(diào)整圖片和剪貼畫的對比度、亮度等參數(shù)：選中剛才插入的剪貼畫，單擊“圖像”工具欄上的“圖像控制”按鈕，從彈出的菜單中選擇“水印”；然后單擊“增加對比度”按鈕或者單擊“減小亮度”按鈕調(diào)節(jié)圖片亮度。
設(shè)置圖片的大小：雙擊插入的剪貼畫，在打開的“設(shè)置圖片格式”對話框中單擊“大小”選項(xiàng)卡，保證這個“鎖定縱橫比”前的復(fù)選框選中，在“高度”輸入框中填入數(shù)字，單擊“版式”選項(xiàng)卡中選擇“環(huán)繞方式”(如圖7)。
圖7
單擊“高級”按鈕(圖7)，在“高級版式”中的“水平對齊”一欄中選擇“對齊方式”，在對齊方式后面的下拉列表框中選擇“居中”，“度量依據(jù)”下拉列表框中選擇“頁面”。同樣把垂直對齊方式也選擇為相對于頁面居中，單擊“確定”按鈕，回到“設(shè)置圖片格式”對話框，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在我們就給文檔設(shè)置了一個漂亮的背景。 是啊，如果你對自己的修改不滿意，還可以慢慢調(diào)整，實(shí)在不行，單擊這個“重設(shè)圖片”按鈕，還可以把圖片設(shè)置為原來的樣子，接著再重新調(diào)整就可以了。
圖8
插入自選圖形：單擊“常用”工具欄中的“繪圖”按鈕，打開“繪圖”工具欄；單擊“繪圖”工具欄中的“自選圖形”按鈕，在彈出的菜單中選擇需要的圖形，按下左鍵拖動鼠標(biāo)到合式的大小。
箭頭的編輯和樣式：單擊“箭頭”按鈕(圖9)，在右邊繪制一個橫向的箭頭，然后單擊“繪圖”按鈕，單擊“編輯頂點(diǎn)”命令，按住Ctrl鍵在單擊箭頭線的任意位置，可以添加一個頂點(diǎn)，拖動頂點(diǎn)移動可以變成其他的樣子，單擊“繪圖”按鈕，從菜單中單擊“編輯頂點(diǎn)”命令，退出頂點(diǎn)編輯狀態(tài)。
圖9
給它們換一種形式：單擊選中第一個箭頭，然后按住Shift鍵單擊其它的幾個箭頭，同時選中它們，單擊“繪圖”工具欄上的“箭頭樣式”按鈕(圖9)，單擊“其它箭頭”按鈕，打開“設(shè)置自選圖形”對話框(如圖10)，設(shè)置好一個合適的箭頭。
圖10
圖形組合：選中圖形，單擊“繪圖”按鈕，打開“對齊和分布”子菜單，單擊“水平居中”命令可以是它們擺放整齊。然后，把這些線條組合起來，不然移動會很麻煩。方法如下：單擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕，在文檔中畫一個虛線框?qū)⒄麄€圖形包括起來，松開左鍵，就可以選中整個圖形，單擊“繪圖”按鈕，單擊“組合”命令，我們就把整個圖組合成了一個圖形?，F(xiàn)在移動它們，可以看到移動的是整個圖形。
現(xiàn)在給這些圖加上文字：單擊“繪圖”按鈕，單擊“取消組合”命令，將當(dāng)前的組合先去掉；單擊圖形外的任意位置，取消當(dāng)前選擇，用右鍵單擊要加入文字的地方，從快捷菜單中選擇“添加文字”命令，輸入文字；選中其中的一個對象，單擊“繪圖”按鈕，選擇“重新組合”命令，這個圖形就再次組合了起來。
圖形的陰影和三維效果設(shè)置：
單擊“繪圖”工具欄上的“陰影”按鈕(圖11)，從彈出的面板中選擇陰影樣式，文檔中的圖形就有了陰影。
圖11
陰影的調(diào)整：單擊“陰影”按鈕，單擊“陰影設(shè)置”按鈕，打開“陰影設(shè)置”工具欄可以設(shè)置陰影；要去掉陰影的話，單擊“陰影”按鈕，選擇“無陰影”按鈕，就可以去掉了。
三維也是同樣，單擊“三維”按鈕(圖11)，選擇面板中的一種形式單擊就可以了。 這里還有許多功能，旋轉(zhuǎn)、填充顏色、藝術(shù)字等。
第六節(jié) 繪制網(wǎng)格
我們知道在拖動圖形時如果不按住Alt鍵是不能平滑拖動的，此時每次移動的距離是可以設(shè)置的：單擊“繪圖”按鈕，在打開的菜單中選擇“繪圖網(wǎng)格”命令，打開“繪圖網(wǎng)格”對話框(如圖12)，這里的“網(wǎng)格間距”就控制著拖動的最小距離；清除“與繪圖網(wǎng)格對齊”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣我們在文檔中繪制和拖動圖形時就可以平滑進(jìn)行了，按住Alt鍵再試一下，變成不是平滑進(jìn)行了。
圖13 圖14
在某段曲線上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“抻直弓形”命令，可以把該段曲線變?yōu)橹本€，在直線上單擊右鍵，從菜單中選擇“曲線段”命令，可以把該線段變?yōu)榍€。 曲線的頂點(diǎn)有幾種，在編輯頂點(diǎn)狀態(tài)下，在曲線的頂點(diǎn)上單擊右鍵，可以把頂點(diǎn)設(shè)置為自動頂點(diǎn)、平滑頂點(diǎn)、直線點(diǎn)、角部頂點(diǎn)四種類型。
圖14 圖15
第八節(jié) 圖片的旋轉(zhuǎn)
選中圖形，單擊“繪圖”工具欄中的“自由旋轉(zhuǎn)”按鈕，文檔中的圖形就發(fā)生了變化，把鼠標(biāo)放到這些綠色的圓點(diǎn)上，按下左鍵后鼠標(biāo)會變成一個旋轉(zhuǎn)標(biāo)記，此時拖動鼠標(biāo)，就可以對圖形進(jìn)行旋轉(zhuǎn)了。
也可以這樣做：選中圖形，單擊“繪圖”工具欄上的“繪圖”按鈕，打開“旋轉(zhuǎn)和翻轉(zhuǎn)”子菜單，使用這些選項(xiàng)來旋轉(zhuǎn)圖形
sxxf111 2005-07-19 19:58
第八課 其它圖形對象
第一節(jié) 公式的輸入
打開“插入”菜單，單擊“對象”命令，在“對象類型”列表中選擇“Microsoft 公式 3.0”，單擊“確定”按鈕，Word的界面就變成了圖2這個樣子，這時就可以編輯公式了，不過輸入公式要有耐心(圖2)。
圖1
圖2
第二節(jié) 使用文本框
文本框的插入： 單擊“繪圖”工具欄上的“文本框”按鈕，在文檔中拖動鼠標(biāo)，也可以插入一個空的橫排文本框；插入豎排的文本框只要使用“豎排文本框”按鈕就可以了(圖3)。
圖3
給已有的文字添加文本框：選中要添加文本框的文本，單擊“繪圖”工具欄上的“文本框”按鈕，我們就給這些文本添加了文本框。
文本框里既可以輸入文字，也可以插入圖形。
若在文檔的同一頁中既有橫排也有豎排的段落，用文本框來處理很方便：打開“插入”菜單，單擊“文本框”選項(xiàng)，單擊“橫排”命令(圖4)，光標(biāo)變成十字形，按下左鍵在文檔中繪制一個橫排的文本框，現(xiàn)在光標(biāo)已在文本框中了，同時界面中出現(xiàn)了一個小的“文本框”工具欄，輸入要橫排的文字；同樣的方法，再在文檔中插入一個豎排的文本框，輸入豎排的文本，調(diào)整好這兩個文本框的大小和位置就可以了。
例子：文字在圖片的左右兩邊出現(xiàn)。使用文字繞排功能是很難實(shí)現(xiàn)的，而用文本框則很容易：在文檔中建立兩個橫排的文本框，將圖片插入進(jìn)來，把圖片和文本框排好位置，然后設(shè)置一個文本框的鏈接：將鼠標(biāo)放到文本框的邊上，當(dāng)鼠標(biāo)變成移動光標(biāo)時單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“創(chuàng)建文本框鏈接”命令(圖5)，鼠標(biāo)就變成了一個酒杯的形狀，將這個酒杯移動到右邊的空文本框上，酒杯就變成了這樣一個傾倒的樣子，現(xiàn)在單擊左鍵，我們就創(chuàng)建了兩個文本框之間的鏈接。把原來的文字拷貝進(jìn)來，可以看到原來的文字就在文本框之間自動銜接了。
圖4 圖5
去掉文本框的黑邊：選中左邊的文本框，按住Shift鍵單擊右邊的文本框的邊框，同時選中這兩個文本框，單擊“繪圖”工具欄上“線條顏色”按鈕的下拉箭頭，選擇“無線條顏色”命令，單擊文本框以外的地方，現(xiàn)在就看不出文本框的痕跡了。
第三節(jié) 插入藝術(shù)字
單擊“繪圖”工具欄上的“插入藝術(shù)字”按鈕(圖6)，從打開的“‘藝術(shù)字’庫”對話框中選擇一個樣式，單擊“確定”按鈕(圖7)，彈出“編輯‘藝術(shù)字’文字”對話框，輸入文字，選擇“字體”項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了藝術(shù)字，同時Word自動顯示出了“藝術(shù)字”工具欄(圖8)。
圖6
圖7
圖8
改變插入藝術(shù)字的屬性：
拖動黃色的控制點(diǎn)，可以改變藝術(shù)字的形狀。
單擊“藝術(shù)字庫”按鈕，可以打開“‘藝術(shù)字’庫”對話框。
單擊“藝術(shù)字形狀”按鈕，從打開的面板中選擇“細(xì)上彎弧”，我們就把這個藝術(shù)字的形狀變成了弧形。
單擊“藝術(shù)字字母高度相同”按鈕，所有字母的高度就一樣了。
單擊“藝術(shù)字豎排文字”按鈕，字母變成了豎排的樣式。
單擊“藝術(shù)字字符間距”按鈕，從彈出的菜單中選擇“很松”，藝術(shù)字中間的間距就變大了。
此外，藝術(shù)字也可以同剪貼畫一樣設(shè)置填充顏色、對齊、環(huán)繞等格式。
另外，打開“插入”菜單中的“圖片”子菜單，單擊“藝術(shù)字”命令，打開“‘藝術(shù)字’庫”對話框，選擇格式，輸入文字并設(shè)置也可以插入藝術(shù)字。
第四節(jié) 插入Excel工作表
在Word中可以直接打開Excel建立的工作表，也可以在Word中直接插入一個新的Excel工作表。
在Word中插入新的Excel工作表：單擊“常用”工具欄上的“插入Microsoft Excel”工作表按鈕(圖9)，同選擇表格一樣選擇插入工作表的數(shù)目，插入Excel工作表后界面中的菜單欄和工具欄就變成了標(biāo)準(zhǔn)的Excel菜單和工具欄，可以像在Excel中一樣進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。
圖9
打開“插入”菜單，單擊“對象”命令，選擇對象列表中的“‘Microsoft Excel’工作表”項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，也可以在Word文檔中插入一個Excel工作表。
插入一個已經(jīng)存在的Excel的表格：打開“插入”菜單，單擊“對象”命令，單擊“從文件創(chuàng)建”選項(xiàng)卡(圖10)，單擊“瀏覽”按鈕，從文件列表中選擇要插入的文件，單擊“插入”按鈕，單擊“確定”按鈕，文件就作為一個對象插入到Word中來了。
圖10
插入以后單擊文檔中非數(shù)據(jù)表的任意位置，就可以把數(shù)據(jù)表作為一個圖形對象來調(diào)整了；雙擊這個工作表對象，就可以再編輯這個工作表。
第五節(jié) 插入圖表
使用圖表主要是為了直觀的表示一些統(tǒng)計(jì)數(shù)字。打開“插入”菜單的“圖片”子菜單，單擊“圖表”命令，就在文檔中插入了一個圖表(圖11)，同時Word的界面也發(fā)生了變化。
圖11 圖12
這個圖表只是一個示例，在應(yīng)用時要根據(jù)實(shí)際的內(nèi)容修改一下數(shù)據(jù)才行。
單擊選中圖表，打開“圖表”菜單，單擊“圖表選項(xiàng)”命令(圖12)，在“圖表選項(xiàng)”對話框(圖13)中的“圖表標(biāo)題”輸入框中輸入標(biāo)題，單擊“確定”按鈕，圖表中就增加了一個標(biāo)題。
圖13
設(shè)置圖表格式：雙擊圖表區(qū)域的空白處，打開“圖表區(qū)格式”對話框(圖14)，可以詳細(xì)地設(shè)置圖表的格式。
圖14 圖15
如果不喜歡這種形式的圖表，還可以給這個圖表換一種樣式：單擊“常用”工具欄上的“圖表類型”按鈕的下拉箭頭，選擇樣式(圖15)。
第六節(jié) 插入聲音和視頻
插入聲音和視頻也是用插入對象來做：打開“插入”菜單，單擊“對象”命令，從“對象類型”列表中選擇“聲音文件”項(xiàng)，選中“顯示為圖標(biāo)”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，在文檔中就插入了一個聲音文件的圖標(biāo)，同時出現(xiàn)了Windows的錄音機(jī)(圖16)。
圖16
打開錄音機(jī)的 “編輯”菜單，單擊“插入文件”命令，從彈出的對話框(圖17)中選擇要插入的文件，單擊“打開”按鈕，現(xiàn)在單擊“錄音機(jī)”的播放按鈕，就可以聽到插入的聲音了，單擊錄音機(jī)的停止按鈕，停止播放當(dāng)前文件，單擊錄音機(jī)的關(guān)閉按鈕，把錄音機(jī)關(guān)閉，現(xiàn)在文檔中聲音的圖標(biāo)就變成了這個樣子，雙擊這個圖標(biāo)，又可以聽到插入的聲音了。
圖17
這樣就可以插入一個聲音了，視頻也一樣簡單：打開“插入”菜單，單擊“對象”命令，從“對象類型”列表中選擇“視頻剪輯”，單擊“確定”按鈕，界面發(fā)生了變化，打開“插入剪輯”菜單，單擊“Windows視頻”項(xiàng)，從打開的對話框中選擇要插入的文件，單擊“打開”按鈕，就把視頻對象插入到了文檔中，單擊文檔中視頻外的任意位置，現(xiàn)在雙擊我們插入的視頻剪輯，就可以進(jìn)行播放了。
sxxf111 2005-07-19 20:06
第九課 查閱文檔
第一節(jié) 文檔結(jié)構(gòu)圖和大綱級別
在Word里查閱文檔比較簡單，打開“視圖”菜單，單擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令(圖1)，在頁面視圖中打開文檔結(jié)構(gòu)圖，左邊是文檔結(jié)構(gòu)圖，單擊這里的條目，可以把光標(biāo)定位到文檔中相應(yīng)的位置。不過左邊文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)的是大綱級別，不是正文的段落。
圖1 圖2
大綱級別是段落格式的一個選項(xiàng)，前面沒有接觸到，右邊是稿件的原稿，左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中沒有任何的文字，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令(圖2)，打開“段落”對話框，在 “大綱級別”的下拉列表框中選擇“2級”(圖3)，單擊“確定”按鈕，這個段落就在左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)了；把下面段落的大綱級別設(shè)置為“2級”，這個段落也出現(xiàn)在了文檔結(jié)構(gòu)圖的列表中。
圖3
Word共將段落分成了十個級別，其中只有正文一級不會在文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)，而從第一級到第九級的大綱級別是從屬的關(guān)系，這個2級大綱歸屬于1級來管，單擊這個減號，可以把層級折疊起來，而且減號變成了加號，單擊加號，層級又展開了。
事實(shí)上一般文檔多數(shù)用樣式來排版，而通常在樣式中已經(jīng)包含了大綱級別的設(shè)置，因此只要應(yīng)用了標(biāo)準(zhǔn)的樣式排版，就可以在任何時候方便地查閱文檔。
第二節(jié) 定位和瀏覽
文檔中的表格、圖表、圖片等可以使用瀏覽和定位，打開“編輯”菜單，單擊“定位”命令，打開“定位”對話框，從“定位目標(biāo)”列表中選擇目標(biāo)，單擊“下一處”按鈕，光標(biāo)會自動在下一個表格處停住，單擊“關(guān)閉”按鈕，就可以看到表格了(圖4)。
圖4
使用瀏覽來也可以直接查看這些對象，Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown是瀏覽的快捷鍵，默認(rèn)的瀏覽方式是按頁瀏覽。實(shí)際上還可以按表格、域、圖形、標(biāo)題、節(jié)、腳注、尾注、批注、編輯位置等來瀏覽。單擊垂直滾動條上的“選擇瀏覽對象”按鈕（圖5)，在打開的面板中選擇“按標(biāo)題瀏覽”，單擊滾動條上的有兩個下箭頭的按鈕，光標(biāo)到了下一個標(biāo)題處，單擊有兩個上箭頭的按鈕，光標(biāo)到了上一個標(biāo)題處。這時兩個快捷鍵“Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown”也可以起到同樣的效果。
圖5
第三節(jié) 插入目錄
在Word中可以對一個編輯和排版完成的稿件自動生成目錄。
把光標(biāo)定位到文檔的最后，打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，這里的目錄設(shè)置是按照樣式來進(jìn)行的，單擊“格式”下拉列表框，選擇“簡單”，選中“頁碼右對齊”前的復(fù)選框，單擊“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框，選擇圓點(diǎn)，單擊“確定”按鈕，Word就自動生成了文檔的目錄(圖6)。就像文檔結(jié)構(gòu)圖一樣，可以通過單擊這些目錄的條目直接跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的位置。
圖6
所有的圖形或表格也可以列一個目錄，首先要給每一個圖形對象加上一個題注：選擇要在索引中出現(xiàn)的圖形對象，打開“插入”菜單，單擊“題注”命令，打開“題注”對話框(圖7)，在“題注”輸入框中對象編號的右邊輸入題注的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，然后同樣在其它的對象上都加上題注，將光標(biāo)定位要插入索引的地方，打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“圖表目錄”選項(xiàng)卡，這里的設(shè)置和前面文檔目錄很相似，不做什么改變，單擊“確定”按鈕，就在文檔中加入了一個圖形的目錄，單擊相應(yīng)的目錄可以到達(dá)相應(yīng)的圖形處。
圖7
第四節(jié) 視圖的介紹
在Word中一共有四種視圖，通常使用的是頁面視圖，它以頁面的形式顯示編輯的文檔，所有的圖形對象都可以在這里完整地顯示出來，因此也是平時用得最多的。
在使用了文檔結(jié)構(gòu)圖之后，文檔的內(nèi)容經(jīng)常無法在屏幕上完全顯示出來，這時可以使用普通視圖或大綱視圖：單擊水平滾動條左邊的“普通視圖”按鈕，切換到普通視圖中。每個視圖都有不同的設(shè)置，在“文檔結(jié)構(gòu)圖”的視圖中，打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，選中“大綱視圖和普通視圖選項(xiàng)”選擇區(qū)中“窗口中自動換行”前的復(fù)選框(圖8)，單擊“確定”按鈕，在文檔的內(nèi)容就在窗口中完全顯示出來了。
圖8
在普通視圖中因?yàn)椴幌耥撁嬉晥D中那樣一頁一頁看上去那么明顯，因此它的分頁使用一條虛線來表示。另外在普通視圖中無法看到圖形對象、插入的頁碼、頁眉和頁腳等內(nèi)容，也不能進(jìn)行豎向的排版，所以這個視圖通常用來進(jìn)行文字的輸入、編輯和查閱純文字的文檔等。
Web版式視圖的最大優(yōu)點(diǎn)是聯(lián)機(jī)閱讀方便，它不以實(shí)際打印的效果顯示文字，而是將文字顯示得大一些，并使段落自動換行以適應(yīng)當(dāng)前窗口的大小，而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案。
大綱視圖中在每一個段落的前面都有一個標(biāo)記，不過在大綱視圖中查看和重新組織文檔的內(nèi)容都是非常方便；它跟文檔結(jié)構(gòu)圖有些像，也是根據(jù)段落的大綱級別有層級地設(shè)置，前面有小正方形的段落的級別是正文，而這些前面有加號的段落則在文檔結(jié)構(gòu)圖中都有，也就是說，在大綱視圖中的文檔也可以折疊和展開。
大綱視圖的界面中有一個“大綱”工具欄，單擊大綱工具欄上的 “折疊”按鈕，這一部分的層級就折疊了一層，再單擊，又折疊了一層，在這個層級的下面出現(xiàn)了一條下劃線，這就表示這個層級已經(jīng)完全折疊了起來；單擊“展開”按鈕，可以展開一個層級，再單擊，又展開一層。這和文檔結(jié)構(gòu)圖很像，若只想展開此層下面的層級，把光標(biāo)定位到這個段落中，單擊“展開”按鈕(圖9)，就只有這項(xiàng)所包含的層級展開了。光標(biāo)在哪里，就展開哪個項(xiàng)目的層級。
圖9
大綱視圖的另一個作用就是可以方便地調(diào)整段落的大綱級別，調(diào)整各個級別的順序等，選中一個段落，單擊“大綱”工具欄上的“下移”按鈕，這個段落就和下面段落互換了位置。
這個工具欄還有一個用途就是可以方便地設(shè)置文檔的大綱級別。單擊“大綱”工具欄上的“顯示所有標(biāo)題”按鈕，展開所有層級，把光標(biāo)定位到一個大綱級別為“正文”的段落中，單擊“大綱”工具欄中的“提升”按鈕，這個段落就和它原來的上一級段落同級了，單擊“降低”按鈕，段落的大綱級別就降了一級，單擊“降為正文文字”按鈕，就可以把它變回正文了。
大綱視圖還有一個很有用的功能，就是制作主控文檔。用主控文檔可以方便地對系列的文檔進(jìn)行組織和管理，可以很方便地創(chuàng)建文檔間參考資料、目錄和子文檔索引等，而且不必一一打開即可打印多篇子文檔、拖曳移動大段文本以及子文檔。如果處理一篇幾百頁的文檔時，Word的速度很慢，使用主控文檔會既快又方便。
在大綱視圖中單擊任意段落前面的標(biāo)記（包括加號、減號、和小正方形）可以選中這個段落和它下面的所有從屬于這個段的段落。
上下拖動段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的位置。
左右拖動段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的大綱級別。
顯示不同級別的大綱可以通過單擊大綱工具欄上的級別按鈕來實(shí)現(xiàn)，單擊這個首句按鈕還可以使大綱視圖中顯示的所有段落只顯示第一句。
第五節(jié) 窗口、書簽和索引
1.窗口
打開“窗口”菜單，單擊“新建窗口”命令，當(dāng)前窗口文檔新建一個窗口，現(xiàn)在編輯的文檔標(biāo)題欄上的文檔名稱后面加上了一個“:2”，這就是新建的窗口；在原來的窗口中，它的標(biāo)題欄上文件名稱后顯示出一個“:1”；現(xiàn)在改變兩個窗口中任何一個的內(nèi)容都將同時影響到兩個窗口。
打開“窗口”菜單，單擊“全部重排”命令，可以同時看到兩個窗口?？墒沁@樣可以編輯的地方很小。
打開“窗口”菜單，選擇“拆分”命令，文檔中出現(xiàn)一條線，移動它到文檔的中間位置，單擊后，文檔就分別在上下兩個窗口中顯示。
打開“窗口”菜單，單擊“取消拆分”命令，可以取消拆分。
用鼠標(biāo)拖動垂直滾動條上的拆分條，也可以自由拆分窗口；取消拆分時只需將分隔線向上拖動到文檔的頂部即可。
2.添加書簽：
將光標(biāo)定位到要添加書簽的位置，然后打開“插入”菜單，選擇“書簽”命令，打開“書簽”對話框，在對話框中鍵入書簽名(圖10)，然后單擊“添加”按鈕，就可以創(chuàng)建新的書簽；要注意，書簽名中不能有空格。
圖10
3.添加索引
索引是文檔中按字母順序排列的術(shù)語表，它可以方便閱讀文檔。
添加索引項(xiàng)
先選定要標(biāo)記為索引的術(shù)語，然后打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，在“索引”選項(xiàng)卡中單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕(圖11)，打開“標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框，單擊對話框中的“標(biāo)記”按鈕，就可以將所選擇的術(shù)語標(biāo)記為索引項(xiàng)。
圖11
這樣標(biāo)記了索引項(xiàng)后，不用關(guān)閉對話框，直接繼續(xù)滾動文檔來查找要標(biāo)記為索引項(xiàng)的術(shù)語，在文檔中選中它們，再回到對話框中將其標(biāo)記為索引項(xiàng)，在標(biāo)記完了所有的索引項(xiàng)后單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對話框(圖12)。
圖12
建立索引
在標(biāo)記完了所有的索引項(xiàng)后，將插入點(diǎn)放在要生成索引的位置，然后選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，在“索引”選項(xiàng)卡中選擇索引的類型和格式，這里的“打印預(yù)覽”框可以顯示所選擇的索引的外觀；然后單擊“確定”就可以生成索引了，同時會顯示索引項(xiàng)所在的頁碼。
sxxf111 2005-07-19 20:14
第十課 檢查、校對和審閱
第一節(jié) 檢查和校對
WORD2000對WORD中的拼寫和語法檢查功能做了進(jìn)一步改進(jìn)，能夠?qū)τ⑽?、中文進(jìn)行語法檢查，這樣就減少了輸入的錯誤率。
Word認(rèn)為有問題的地方,就在文字的下面加一些紅色和綠色的曲線，按F7鍵，Word就開始自動檢查文檔了。
打開“工具”菜單，單擊“拼寫和語法”命令，同樣可以打開“拼寫和語法”對話框進(jìn)行檢查(圖1)。
圖1
Word 只能查出文檔中一部分比較簡單或者低級的錯誤，一些邏輯上和語氣的錯誤還要自己去檢查。
Word在進(jìn)行校對時對某些詞提出修改意見，下面的提示框中顯示出建議修改成的單詞，選中正確的單詞，單擊“更改”按鈕，就可以將Word認(rèn)為錯誤的單擊替換為它提供的詞了。
如果不喜歡利用對話框來進(jìn)行拼寫和語法檢查，也可以這樣：在文檔中下面有錯誤標(biāo)記的文字中單擊右鍵，彈出菜單(圖2)，可以看到錯誤的原因以及Word的提示，同樣選擇相應(yīng)的選項(xiàng)就可以了。
圖2
在我們對文檔進(jìn)行了校對時，如果選擇了“忽略”，那么下次校對時Word將不會對這些地方提出疑問，如果想讓W(xué)ord對文檔的所有可能錯誤再重新來一遍，就必需這么做：打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，在彈出的對話框中單擊“拼寫和語法”選項(xiàng)卡，單擊“重新檢查文檔”按鈕，單擊“是”就可以了。
第二節(jié) 語言的設(shè)置
一般安裝后的Word默認(rèn)的語言設(shè)置是中文和英文，現(xiàn)在Word 2000還有自動測定語言的功能，可以自己來設(shè)置文字的語言：選取文字，打開“工具”菜單，單擊“語言”選項(xiàng)，單擊“設(shè)置語言”命令，打開“語言設(shè)置”對話框(圖3)，可以把選擇的文字標(biāo)記為相應(yīng)的語種(圖4)；不過一般情況下使用Word的自動測定語言功能就可以了。
圖3 圖4
Word2000還提供了一個中文簡繁體轉(zhuǎn)換的功能：單擊“常用”工具欄上的這個“中文簡繁轉(zhuǎn)換”按鈕的下拉箭頭，從彈出的菜單中選擇“轉(zhuǎn)換為繁體中文”命令，這個文檔就轉(zhuǎn)換成繁體的了(圖5)。
圖5
在進(jìn)行中英文互譯時，可以用Word中提供的詞典：打開“工具”菜單，單擊“語言”項(xiàng)，單擊“詞典”命令(見圖6)，打開詞典，在“查閱”輸入框中輸入要查看的詞，右邊的“替換為所譯內(nèi)容”輸入框中顯示的就是Word在詞典中找到的相應(yīng)的詞，單擊“插入”按鈕就可以把翻譯的結(jié)果直接插入到文檔中了。
圖6
同義詞庫：先選中要查看同義詞的單詞，打開“工具”菜單，單擊“語言”項(xiàng)，單擊“同義詞庫”命令，打開“同義詞庫”對話框，在這里就出現(xiàn)了所選單詞的同義詞了，單擊“替換”按鈕可以把當(dāng)前選中的詞替換為“替換為同義詞”輸入框中的文字了(圖7)。
圖7
第三節(jié) 批注和修訂
添加和使用批注：
選中文字，打開“插入”菜單，單擊“批注”命令，在界面中出現(xiàn)了批注窗口，單擊“選項(xiàng)”按鈕，設(shè)置“修訂”后確定，同時批注中可以顯示這是誰的批注，輸入修改意見，單擊“關(guān)閉”按鈕(圖8)，剛才選中的部分已經(jīng)是黃色的底色了，這樣在翻閱文檔時容易看到，把鼠標(biāo)放到這里，過一會兒就會出現(xiàn)批注的內(nèi)容了。
圖8
打開“視圖”菜單，單擊“批注”命令，就會出現(xiàn)“批注”窗口，就可以修改批注了；單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉批注窗口；在文檔中插入批注的文字中間單擊右鍵，從菜單中選擇“刪除批注”命令，就可以把插入的批注刪除了。
單擊剛才菜單中的“編輯批注”命令可以打開批注窗口。
使用修訂：
打開“工具”菜單，單擊“修訂”選項(xiàng)，單擊“突出顯示修訂”命令(圖9)，選中對話框中“編輯時標(biāo)記修訂”前的復(fù)選框(圖10)，單擊“確定”按鈕。
圖9 圖10
此時用Delete鍵刪除文字，它們就變成了藍(lán)色帶刪除線的樣子，這就表示已經(jīng)被刪除了；輸入文字，可以看到輸入的文字和一般的文字不一樣，這就表示新添加的文字，把鼠標(biāo)移動到這些文字上面，可以看到是誰進(jìn)行的修改，是刪除還是插入的。
如果覺得修改地很好，直接在修訂處單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“接受修訂”命令就可以(如圖11)，這樣比批注要方便。
圖11
批注和修訂各有各的作用，如果把這兩種方法結(jié)合起來，綜合使用，改稿就更方便。
第四節(jié) 使用審閱
Word中有一個“審閱”工具欄(圖12)，在這里可以插入和刪除批注、接受和拒絕修訂、突出顯示文本、保存文檔版本等。
圖12
選中文字，單擊“插入批注”按鈕，可以在選中的文字中插入批注。
“編輯批注”按鈕可以打開/關(guān)閉批注窗口。
“前一批注”和“下一批注”按鈕可以快速定位查找批注。
“刪除批注”按鈕則可以刪除批注。
雙擊狀態(tài)欄中的“修訂”，可以快速切換文檔的修訂狀態(tài)。
“審閱”工具欄中的“修訂”按鈕同樣切換編輯時是否標(biāo)記修訂。
“前一處修訂”和“下一處修訂”按鈕可以快速定位修訂的位置。
“接受修訂”和“拒絕修訂”按鈕接受和拒絕修訂。
“保存版本”按鈕則可以保存當(dāng)前文檔的版本。
第五節(jié) 版本保存和文檔比較
保存版本
有時希望能夠?qū)⑿薷那昂蟮母寮倪M(jìn)行對比，此時可以使用“版本”來實(shí)現(xiàn)這一目的。在寫一個文檔時，總是會做一些改動，如果不希望所做的修改將最原始稿覆蓋掉，就可以使用版本來做。
打開“文件”菜單，單擊“版本”命令(圖13)，打開“版本”對話框，單擊“現(xiàn)在保存”按鈕，輸入版本信息，單擊“確定”按鈕，就可以把當(dāng)前狀態(tài)的文檔保存一個版本(圖14、圖15)。
圖13
圖14
圖15
當(dāng)我們對文檔做了較大的改動以后可以再保存一個版本，現(xiàn)在再打開“版本”對話框，就可以打開以前保存的版本進(jìn)行查看了。
文檔的比較
有時可能會需要對兩個文檔進(jìn)行比較，以知道文檔到底在哪些地方不一樣，這時我們就可以使用Word提供的“比較文檔”功能來做：打開“工具”菜單，單擊“修訂”選項(xiàng)，單擊“比較文檔”命令，從文件列表中選擇要比較的文檔，單擊“打開”按鈕，Word就會自動進(jìn)行兩個文檔的比較了。而且把當(dāng)前的文檔與所比較文檔的不同之處也都以修訂的形式顯示了出來。
第六節(jié) 字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)和編寫摘要
字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)的使用
Word有一個“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”功能，可以統(tǒng)計(jì)整個文檔或文檔的一部分的字?jǐn)?shù)。
打開“工具”菜單，單擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令，Word就會自動統(tǒng)計(jì)出我們文檔中字?jǐn)?shù)的信息；單擊“關(guān)閉”按鈕(圖18)。
選中要統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)的文字，打開“工具”菜單，單擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令，統(tǒng)計(jì)出來的就是選中的文字的數(shù)量了(圖19)。
圖18 圖19
自動編寫摘要
可以用“自動編寫摘要”功能來實(shí)現(xiàn)對文檔的快速查閱：打開“工具”菜單，單擊“自動編寫摘要”命令，選擇摘要類型和在文檔中所占的百分比，單擊“確定”按鈕，Word就會自動從文檔中找到合適的摘要語句并著重顯示出來(圖20)。
界面中出現(xiàn)了一個“自動編寫摘要”工具欄(圖21)，單擊上面的“關(guān)閉”按鈕，就可以退出自動編寫摘要狀態(tài)了。
圖20
圖21
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第十一課 頁面和打印設(shè)置
第一節(jié) 頁面設(shè)置
打開“文件”菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“紙型”選項(xiàng)卡，從“紙型”下拉列表框的列表中選擇紙張的大小，在“方向”選擇區(qū)中選擇“縱向”；單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡，輸入上下左右四個方向的頁邊距，單擊“確定”按鈕就可以了(圖1)。
圖１
雙擊標(biāo)尺上的灰色區(qū)域，也可以打開“頁面設(shè)置”對話框。 如果文稿需要裝訂，就要設(shè)置裝訂線的位置：在“頁面設(shè)置”對話框中的“頁邊距”選項(xiàng)卡里選擇裝訂線的位置，這個裝訂線的輸入框中的數(shù)值表示的是裝訂線到頁邊的距離，而現(xiàn)在的頁邊距表示的就是裝訂線到正文邊框的距離的了。
打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“版式”選項(xiàng)卡，從“垂直對齊方式”下拉列表框中選擇對齊方式，單擊“確定”按鈕，單擊“格式”工具欄上的“居中”按鈕，把文檔放到整個頁面的中間(圖2)。
圖２
Word是自動換行的，所以段落的設(shè)置不用操心，只是圖形對象要使用相對對齊方式。
第二節(jié) 使用分頁符
想把標(biāo)題放在頁首處或是將表格完整地放在一頁上，敲回車，加幾個空行的方法雖然可行，但這樣做，在調(diào)整前面的內(nèi)容時，只要有行數(shù)的變化，原來的排版就全變了，還需要再把整個文檔調(diào)整一次。其實(shí)，只要在分頁的地方插入一個分頁符就可以了。
在Word中輸入文本時，Word會按照頁面設(shè)置中的參數(shù)使文字填滿一行時自動換行，填滿一頁后自動分頁，這叫做自動分頁，而分頁符則可以使文檔從插入分頁符的位置強(qiáng)制分頁。
若要把兩段分開在兩頁顯示時，把光標(biāo)定位到第一段的后面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，選擇“分頁符”，單擊“確定”按鈕，在這里就插入了一個分頁符，這兩段就分在兩頁顯示了(圖3)。
要是又不想把這些內(nèi)容分頁顯示，把插入的分頁符刪除就可以了。默認(rèn)的情況下分頁符是不顯示的，單擊“常用”工具欄上的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕(圖4)，在插入分頁符的地方就出現(xiàn)了一個分頁符標(biāo)記，用鼠標(biāo)在這一行上單擊，光標(biāo)就定位到了分頁符的前面，按一下Delete鍵，分頁符就被刪除了。
圖3
圖4
其實(shí)分頁符就是一個比較特殊的字符，可以選取、移動、復(fù)制和粘貼。不過一般很少這么用，因?yàn)椴迦敕猪摲幸粋€很方便的快捷鍵：Ctrl+回車。分頁符插入以后會自動占據(jù)一行，可以很方便地找到。
第三節(jié) 使用換行符
使用換行符
分頁符只是分隔符的一種，這個和分段有一些區(qū)別：拿這個標(biāo)題來說，通常為了排版的需要會給標(biāo)題設(shè)置一個比較大的段后間距，如果不使用換行符，而把這個標(biāo)題分成兩段的話，就要重新設(shè)置段落的格式，而換行符則只是把東西放到了另外的一行中，并沒有分段，行與行之間還是只有行距在起作用，這樣就不用再設(shè)置段落格式了。換行符主要是在那種要換行但又不想分段的地方使用。
換行符的插入：打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，選擇“換行符”，單擊“確定”按鈕，就在光標(biāo)所在的地方插入了一個換行符(圖3)。
第四節(jié) 使用分節(jié)符
使用分節(jié)符
分節(jié)符的使用：有時候會在文檔的不同部分使用不同的頁面設(shè)置，若希望將一部分內(nèi)容變成分欄格式的排版，可以選擇這些部分的內(nèi)容，使用分欄的方法來將它們分欄，但也可以用插入分節(jié)符的方法來實(shí)現(xiàn)，將光標(biāo)定位到這些內(nèi)容的前面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，選擇“分節(jié)符類型（連續(xù)）”，單擊“確定”按鈕，在這里插入一個連續(xù)的分節(jié)符，在后面也插入一個連續(xù)的分節(jié)符，將光標(biāo)定位在引文中，打開“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開“分欄”對話框，選擇“兩欄”，將“應(yīng)用范圍”選擇為“本節(jié)”，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在這篇文檔就按我們的要求排版了。
實(shí)際上前面說的許多操作都可以用分節(jié)的方式來設(shè)置作用區(qū)域的，如頁面邊框、頁面的邊距設(shè)置、紙張、紙型、版式等等。
第五節(jié) 頁眉和頁腳
一般情況下，頁眉和頁腳分別出現(xiàn)在文檔的頂部和底部，在其中可以插入頁碼、文件名或章節(jié)名稱等內(nèi)容。當(dāng)一篇文檔創(chuàng)建了頁眉和頁腳后，就會感到版面更加新穎，版式更具風(fēng)格。
頁眉和頁腳的設(shè)置：打開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，Word自動彈出“頁眉和頁腳”工具欄，并進(jìn)入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)，默認(rèn)的是編輯頁眉，輸入內(nèi)容，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳的編輯狀態(tài)，編輯完畢后，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕回到文檔的編輯狀態(tài)，設(shè)置好頁眉和頁腳后，單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到設(shè)置的頁眉和頁腳就出現(xiàn)在文檔中。
圖5
這只是最簡單的頁眉和頁腳的設(shè)置，平?？吹降臅写蠖嗍歉鱾€章節(jié)的頁眉和頁腳都不相同，而且奇偶頁的頁眉和頁腳也是不同的，這個就需要使用分節(jié)來設(shè)置了。
首先在要設(shè)置不同的頁眉和頁腳的兩部分之間插入分節(jié)符，然后打開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“頁面設(shè)置”按鈕，打開“頁面設(shè)置”對話框，選中對話框中的“奇偶頁不同”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，注意現(xiàn)在頁眉虛線框上的提示，現(xiàn)在的顯示表示我們正在設(shè)置的是第一節(jié)的奇數(shù)頁頁眉，輸入內(nèi)容，單擊“下一項(xiàng)”按鈕，設(shè)置第一節(jié)偶數(shù)頁的頁眉，輸入內(nèi)容后，再單擊“下一項(xiàng)”按鈕，再設(shè)置第二節(jié)的奇數(shù)頁頁眉，這里若不做什么改變的話，單擊“下一項(xiàng)”按鈕，來設(shè)置第二節(jié)的偶數(shù)頁頁眉，單擊工具欄上的“與上一節(jié)相同”按鈕，設(shè)置好這個頁眉，用同樣的方法設(shè)置好后面的頁眉和頁腳。
不過還要注意“與上一節(jié)相同”和“奇偶頁不同”等問題。一般普通的文檔只要能看到頁碼就可以了，此時沒有必要使用頁眉和頁腳來設(shè)置，Word中有一個簡單的插入頁碼的功能：打開“插入”菜單，單擊“頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，選擇要插入頁碼的位置和對齊方式，單擊“確定”按鈕就可以了。
圖6
第六節(jié) 文檔的背景
可以給Word的編輯區(qū)換個顏色，打開“格式”菜單，單擊“背景”選項(xiàng)，從彈出的面板中選擇“寶石藍(lán)”單擊，就把背景色設(shè)置成了寶石藍(lán)的顏色。不過背景色只能在Web版式視圖中才會有，在設(shè)置了背景色以后，Word就自動切換成Web視圖。
用一張圖片也可以作背景：打開“格式”菜單中的“背景”面板，單擊“填充效果”命令，打開“填充效果”對話框，單擊“圖片”選項(xiàng)卡，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個圖片，單擊“插入”按鈕，把這個圖片插入進(jìn)來，單擊“確定”按鈕，在文檔中就把剛才選擇的圖片作為背景了。要是不想要了，打開“格式”菜單的“背景”面板，選擇“無填充顏色”就可以去掉背景。
設(shè)置其他格式的背景：打開“格式”菜單的“背景”子菜單，單擊“填充效果”命令，在“顏色”項(xiàng)里選擇“預(yù)設(shè)”，單擊“預(yù)設(shè)顏色”下拉列表框，選擇“金色年華”項(xiàng)，在底紋式樣中選擇“中心輻射”，單擊“確定”按鈕，文檔中就出現(xiàn)了選擇的背景樣式。 其它的幾種效果：打開剛才的對話框，單擊“紋理”選項(xiàng)卡，可以選擇紋理；單擊“圖案”選項(xiàng)卡，可以選擇“前景”和“背景”色等等。
圖7 圖8
這些設(shè)置都不能打印出來，只是在編輯的時候看著好看。不過Word 2000提供了一個簡易的水印功能：打開“格式”菜單的“背景”面板，單擊“水印”命令，打開“水印”對話框，從左邊的“文本”列表中選擇文字，在“字體”列表框中選擇字體，然后設(shè)置尺寸，選擇顏色，單擊“Ok”按鈕，頁面中就出現(xiàn)了顯示在文字下面的水印了；單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到設(shè)置的水印效果。 前面曾經(jīng)把一個剪貼畫放到文字底部，這個圖片是可以打印出來的，而且所有的圖形對象都可以這么做，不過那樣的話圖片要每頁單獨(dú)設(shè)置，如果我們一篇文檔有比較多的頁，那就太麻煩了。
圖9
使用頁眉和頁腳來設(shè)置背景圖片，為每節(jié)或整個文檔設(shè)置一個水?。捍蜷_“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，在頁眉中插入一個圖片：打開“插入”菜單，打開“圖片”子菜單，單擊“來自文件”命令，選擇文件，單擊“插入”按鈕，把文件插入進(jìn)來；單擊圖片選中它，單擊“圖片”工具欄上的“圖像控制”按鈕，選擇“水印”，單擊“文字環(huán)繞”按鈕，選擇“襯于文字下方”，然后設(shè)置一下圖片的位置：單擊“常用”工具欄上的“繪圖”按鈕，打開“繪圖”工具欄，單擊繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，單擊菜單中的“對齊或分布”項(xiàng)，選擇“相對于頁”命令，然后再打開這個菜單，分別選擇“水平居中”和“垂直居中”；單擊“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕可以查看效果。
第七節(jié) 文檔網(wǎng)絡(luò)
通常我們編輯的稿件沒有辦法使上下的文字對齊是因?yàn)槭褂玫膬啥藢R方式，同時又設(shè)置了標(biāo)點(diǎn)壓縮等段落格式的原因，而這些都是Word的默認(rèn)設(shè)置，如果要實(shí)現(xiàn)精確的對齊，可以用文檔網(wǎng)格來做。
先把Word的度量單位設(shè)置為字符單位：打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，選中“使用字符單位”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。
圖10
然后打開“文件”菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，選擇“文字對齊文檔網(wǎng)格”，注意這里是每行25個字符，每頁30行，單擊“繪圖網(wǎng)格”按鈕，打開“繪圖網(wǎng)格”對話框，將網(wǎng)格設(shè)置中的“水平間距”設(shè)置為“1字符”，“垂直間距”設(shè)置為“1行”，選中“在屏幕上中顯示網(wǎng)格線”前的復(fù)選框，確保“水平間隔”前面的復(fù)選框是選中的，設(shè)置水平間隔和垂直間隔都是1，然后單擊“確定”按鈕回到“頁面設(shè)置”對話框，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，效果就出來了。
圖11
第八節(jié) 打印預(yù)覽和打印
也可以在打印時選擇一些參數(shù)來設(shè)置。打開“文件”菜單，單擊“打印”命令，打開“打印”對話框，在“縮放”選擇區(qū)中有一個“按紙型縮放”下拉列表框，從中選擇要縮放成的紙型就可以了。
打印幾份同樣的稿件，可以在打印對話框中設(shè)置：打開“打印”對話框，在“副本”選擇區(qū)的“份數(shù)”輸入框中輸入要打印的稿件數(shù)量，單擊“確定”按鈕就可以了。
打印一部分頁碼：打開“打印”對話框，在“頁面范圍”選擇區(qū)中選擇“頁碼范圍”，填入要打印的頁碼，每兩個頁碼之間加一個半角的逗號，連續(xù)的頁碼之間加一個半角的連字符就可以了；也可以選擇打印當(dāng)前頁，或者打印選定的內(nèi)容。
圖12
把一個文檔像一般的書籍那樣打印出來：打開“頁面設(shè)置”對話框，在“頁邊距”選項(xiàng)卡中選中“對稱頁邊距”前的復(fù)選框，頁邊距的“左”和“右”就變成了“內(nèi)側(cè)”和“外側(cè)”，在裝訂線后面的輸入框中輸入1，單擊“確定”按鈕，然后打開“打印”對話框，從“打印”下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁”，單擊“確定”按鈕進(jìn)行打印，打印完畢后再將打印出來的紙翻過來，放回打印機(jī)中，在剛才的對話框中選擇“偶數(shù)頁”進(jìn)行打印，打印時一定要注意紙張的放置順序。
一般在打印之前先預(yù)覽一下打印的內(nèi)容：單擊“打印預(yù)覽”按鈕，將窗口轉(zhuǎn)換到打印預(yù)覽窗口中，在這里看到的文檔的效果就是打印出來的效果，預(yù)覽有多頁同時顯示，也有單頁顯示：單擊“單頁”按鈕，在預(yù)覽窗口中的文檔就按照單頁來顯示，單擊“多頁”按鈕，選擇一種多頁的方式，回到了多頁顯示的狀態(tài)；同頁面視圖中一樣，可以設(shè)置顯示的比例，還可以設(shè)置標(biāo)尺的顯隱，單擊“查看標(biāo)尺”按鈕，取消按下狀態(tài)，可以將標(biāo)尺隱藏起來；單擊這個放大鏡按鈕，使它不再按下，可以在這里直接編輯文檔，如果對預(yù)覽的效果感到滿意，直接單擊這個“打印”按鈕，就可以把文檔打印出來。
圖13
使用快捷鍵Ctrl+P鍵也可以打開打印對話框； 打開“打印”對話框，在“副本”選擇區(qū)中可以設(shè)置文檔是否按份打印，如果選擇了按份打印，則文檔在打印時將從第一頁打印到最后一頁后再開始打印第二份，否則在打印時Word會把一頁的份數(shù)打印完以后再打印后面的頁。
除了使用“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕可以進(jìn)入打印預(yù)覽狀態(tài)外，使用“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令也可以進(jìn)入打印預(yù)覽狀態(tài)。
sxxf111 2005-07-20 08:05
第十二課 Word 自動功能
第一節(jié) 記憶式鍵入
一部分自動圖文集的詞條以及日期和時間可以用記憶式鍵入來輸入：打開“插入”菜單，單擊“自動圖文集”選項(xiàng)，單擊“自動圖文集”命令，打開“自動圖文集”對話框，選取“顯示有關(guān)‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕(圖1)，輸入“2000”，光標(biāo)上面出現(xiàn)當(dāng)前的日期提示，按回車，就把提示的日期放到文檔中了。
圖1
在打開了記憶式鍵入功能后，Word會自動跟蹤我們的輸入，并從自動圖文集的詞條和日期中查找是不是有開頭和輸入的文字相匹配的詞條，如果有而且詞條剩下的文字內(nèi)容不少于三個字節(jié)，它就可能給一個提示條，這時按下回車或Tab鍵，這個提示條中的內(nèi)容就會完全出現(xiàn)在文檔中了。
第二節(jié) 自動更正
在半角狀態(tài)下輸入(c)后變成了這樣的一個帶圈的C，按一下Backspace鍵，就可以恢復(fù)原來的樣子了。這就是Word的自動更正功能在起作用。
打開“工具”菜單，單擊“自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，這個其實(shí)和自動圖文集的對話框是同一個，只是不同的選項(xiàng)卡罷了；從下面的詞條列表中可以看到所有可自動替換的詞條，可以把經(jīng)常輸入錯誤的詞條添加到里面。比如經(jīng)常會把“制作”輸入成“制做”，那就在這里添加一個詞條，在“替換”輸入框中輸入“制做”，在“替換為”輸入框中輸入“制作”，單擊“添加”按鈕，單擊“確定”按鈕，在文檔中輸入“制做”，Word就自動替換為“制作”了(圖2)。
圖2
可是這個功能有時也會帶來很多的不方便，比如有時想輸入一個錯誤的詞，而Word恰恰自動更正了，這時可以把它的自動更正功能關(guān)閉：打開“自動更正”對話框，將不想使用的更正功能前的復(fù)選框去掉就可以了。
第三節(jié) 自動套用格式
利用自動更正里面的自動套用格式，給一個文檔套用一些常用文檔的格式。鍵盤上的引號鍵在半角狀態(tài)下是輸入直引號的，現(xiàn)在在半角狀態(tài)下敲這個鍵，結(jié)果輸入的還是一個彎引號，這就是Word的自動套用格式在起作用。
打開“自動更正”對話框，單擊“鍵入時自動套用格式”選項(xiàng)卡，將“直引號替換為彎引號”前復(fù)選框的選擇清除，單擊“確定”按鈕，再敲引號鍵，就可以輸入直引號了。要是輸入的是英文，需要用到直引號，就要把這個選擇去掉(圖3)。前面說的自動設(shè)置編號的功能也是鍵入時自動套用格式功能的一部分。
圖3
第四節(jié) 宏的使用
宏是Word提供的一個很好的擴(kuò)展功能，所謂宏病毒只是一些惡意的代碼，自己編制的宏一定不會對自己進(jìn)行惡意的操作。
使用宏是可以讓我們更好地工作，但要注意，在文件打開時如果Word提示有宏，而不能確認(rèn)這個宏是否有惡意代碼，這時最好選擇不啟用宏，這樣才安全一些。
編制一個簡單的宏：打開“工具”菜單，選擇“宏”項(xiàng)，單擊“錄制新宏”命令，打開“錄制宏”對話框(圖4)，在“宏名”輸入框中輸入宏的名字“我的宏”；單擊“確定”按鈕，鼠標(biāo)指針下面出現(xiàn)一個錄影帶的樣子，表示開始宏的錄制了，單擊工具欄上的“插入表格”按鈕，插入一個3×5的表格，單擊“停止錄制”工具欄上的“停止”按鈕，一個宏就錄制完成了。
圖4
打開“工具”菜單，單擊“宏”選項(xiàng)，單擊“宏”命令，打開“宏”對話框，選擇“我的宏”，單擊“運(yùn)行”按鈕，一個表格就插入進(jìn)來了(圖5)。使用宏可以完成許多操作復(fù)雜又很常用的功能。
圖5
雙擊狀態(tài)欄上的“錄制”，可以打開“錄制宏”的對話框；把錄制好的宏指定到工具欄中或一個快捷鍵以方便調(diào)用：在“指定到”選擇區(qū)中單擊工具欄或鍵盤，就可以打開“自定義”對話框，用自定義的作法指定一下就可以了。
第五節(jié) 向?qū)Ш湍０?br>
在制作一個復(fù)雜或不熟悉的文檔時，Word提供的向?qū)Ш湍０蹇梢越o我們一點(diǎn)幫助。選擇“文件”菜單的“新建”命令，打開“新建”對話框，從這里列出的所有模板中選擇一個與要建立的文檔相對應(yīng)的模板，單擊“確定”按鈕建立文檔，Word會自動將格式設(shè)置好，并在文檔的相應(yīng)位置給出一些提示。
向?qū)У墓δ鼙饶０甯M(jìn)一步，它可以指導(dǎo)我們一步一步地完成要做的工作，現(xiàn)在的Word 2000提供了“英文信函向?qū)А惫δ芸梢允刮覀儽M量用小的工作量來完成工作：選擇“工具”菜單的“英文信函向?qū)А泵睿蜷_“英文信函向?qū)А睂υ捒?圖６)。
圖６
選中“信函格式”選項(xiàng)卡上的“日期行”復(fù)選框可以添加日期，從右邊的下拉列表框中選擇日期格式；然后在“請選擇一種頁面設(shè)計(jì)方案”列表框中選擇信件類型，選中“頁面設(shè)置中包括頁眉和頁腳”的復(fù)選框可以包括設(shè)計(jì)方案的頁眉和頁腳；在“請選擇一種信函風(fēng)格”列表框中選擇風(fēng)格；（例如，“完整區(qū)域”、“更改過的區(qū)域”，或“局部區(qū)域”）如果準(zhǔn)備在信頭上打印信函或備忘錄，就要選中“預(yù)先打印好的信頭”復(fù)選框，并通過下面的兩個下拉列表框告訴 Word 信頭在頁面上的位置和信頭所占用的空間(圖７)。
圖７
單擊“收信人信息”選項(xiàng)卡，手動設(shè)置收信人的信息或從地址簿中選??；在“稱呼”區(qū)域可以選擇正式、業(yè)務(wù)和非正式問候。 使用另外的選項(xiàng)卡可以設(shè)置其它的相關(guān)信息。單擊“確定”按鈕，簡單的信件格式就出來了(圖８)。
圖８
另外還有一個向?qū)侵形男欧庀驅(qū)В褂闷饋砗芎唵?，按照提示一步一步來就行了?br>
第六節(jié) 信封
信封 Word提供了信封的打印功能，但首先要保證你的打印機(jī)可以打印信封；具體操作方法如下： 如果在文檔中包含了收信人的姓名和地址，可以選定它們，然后選擇“工具”菜單的“信封和標(biāo)簽”命令，打開“信封和標(biāo)簽”對話框，此時在“收件人地址”輸入框中顯示出默認(rèn)的收件人地址，如果需要可以從這里再手動鍵入(圖9)；在“寄信人地址”框中輸入自己的地址；這樣，從“預(yù)覽”框中可以看到信封的大致的樣子；看到顯示的信封符合要求了，就按“送紙”框中的顯示，按打印機(jī)的要求將信封插到打印機(jī)中，單擊“打印”按鈕，Word就可以把信封打印出來了。
圖9
如果不希望打印寄信人地址，就要選中對話框“信封”選項(xiàng)卡中的“省略”復(fù)選框。
單擊對話框中的“送紙”框，可以設(shè)置信封的信息。
sxxf111 2005-07-20 08:18
第十三課 其它功能
第一節(jié) 郵件合并功能
郵件合并功能 使用“郵件合并”功能，可以使用同樣格式的文檔發(fā)送批量的信件。 首先把信件發(fā)送的地址單獨(dú)建立一個數(shù)據(jù)文件，設(shè)置好要發(fā)送的信件的樣子，把開始的稱呼等有變化的地方先空出來；然后打開“工具”菜單，單擊“郵件合并”命令，打開“郵件合并幫助器”對話框，共有三步要走： 第一步，創(chuàng)建主文檔：單擊“創(chuàng)建”按鈕，從打開的菜單中選擇“套用信函”命令，彈出一個對話框，選擇活動窗口或再新建一個主文檔，這里郵件主文檔已經(jīng)建立好了，單擊“活動窗口”按鈕（如圖１）。
圖１
單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，從彈出的菜單中選擇“打開數(shù)據(jù)源”命令，從彈出的對話框中選擇以前建立好的地址簿，單擊“打開”按鈕，將其作為數(shù)據(jù)源引入進(jìn)來。
單擊“編輯主文檔”按鈕，回到主文檔的編輯狀態(tài)，現(xiàn)在界面中就多了一個“郵件合并”工具欄，把光標(biāo)定位在要插入名稱的地方，單擊工具欄上的“插入合并域”按鈕（如圖2），從下拉菜單中選擇“姓名”項(xiàng)，然后單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，我們看現(xiàn)在的內(nèi)容就符合要求了，單擊“合并至新文檔”按鈕，Word自動新建一個文檔存放我們建立好的信件，就可以把它打印出來了。
圖2
使用郵件合并功能合并為不同類型的文檔：使用郵件合并功能不僅可以建立信函，還可以直接建立信封，郵件標(biāo)簽、分類等；單擊“郵件合并幫助器”對話框的“創(chuàng)建”按鈕，從彈出的菜單中選擇相應(yīng)的命令就可以了；如果想取消主文檔的設(shè)置，就從這個菜單中選擇“還原為普通WORD文檔”命令。
在Word中發(fā)送電子郵件方法很簡單，打開“文件”菜單，選擇“發(fā)送”項(xiàng)，單擊“郵件收件人（以附件形式）”命令（如圖3），就會出現(xiàn)新郵件的編輯窗口（如圖4），填好相應(yīng)的條目，就可以發(fā)送電子郵件了。
圖3
圖4
合并為電子郵件：在主文檔中單擊“郵件合并”工具欄上的“合并選項(xiàng)”按鈕，可以打開“合并選項(xiàng)”對話框，從“合并到”下拉列表框中選擇“電子郵件”，單擊“設(shè)置”按鈕，打開“合并設(shè)置”對話框，從“含郵件/傳真地址的數(shù)據(jù)域”下拉列表框中選擇電子郵件地址所在的域，單擊“確定”按鈕，回到“合并”對話框，單擊“合并”按鈕，就可以使用Outlook把當(dāng)前的文檔作為電子郵件發(fā)送出去了。
第二節(jié) 數(shù)據(jù)資源格式
使用郵件合并功能用到的數(shù)據(jù)源是有一定的格式的，對于非數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源，要求第一行是域名行，在這一行中顯示的是插入到主文檔的域顯示出來的樣子，也可以看作是表格的標(biāo)題行；數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源Word會自動取其字段名為域名。郵件合并的數(shù)據(jù)源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫、Dbase數(shù)據(jù)庫等等。
在“郵件合并幫助器”中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源”或“使用通訊簿”都可以使用建立好的通訊數(shù)據(jù)（如圖５）。
圖５
選擇“建立數(shù)據(jù)源”命令，可以打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”對話框，在“域名行中的域名”列表中顯示出了系統(tǒng)默認(rèn)的一些域名，我們可以選擇列表中用不到的將其刪除，也可以在“域名”輸入框中輸入要添加的域名，單擊“添加域名”按鈕將其添加到域名列表中；單擊“確定”按鈕確定域名的設(shè)置，會彈出“另存為”對話框，要求將數(shù)據(jù)源保存為單獨(dú)的一個文件，輸入文件名稱，選擇保存的文件類型，將數(shù)據(jù)源文件保存好，就可以開始編輯數(shù)據(jù)源文件了；編輯完成后切換到主文檔中就可以同前面的一樣進(jìn)行合并了（如圖６）。
圖６
第三節(jié) 文檔的切換
主文檔和數(shù)據(jù)源文檔的切換：實(shí)際在進(jìn)行郵件合并時經(jīng)常會臨時對通訊地址進(jìn)行一些改動，也就是要編輯數(shù)據(jù)源，這時就要切換到數(shù)據(jù)源文件中，我們可以從任務(wù)欄中切換主文檔和數(shù)據(jù)源，在主文檔的“郵件合并”工具欄上單擊“編輯數(shù)據(jù)源”按鈕（如圖７），出現(xiàn)編輯窗口，單擊“查看數(shù)據(jù)源”按鈕可以切換到數(shù)據(jù)源文檔中，同樣，如果數(shù)據(jù)源是Word文檔，在數(shù)據(jù)源文檔中單擊“數(shù)據(jù)庫”工具欄上的“郵件合并主文檔”按鈕可以切換回主文檔中。
圖７
主文檔的建立和引用：作為郵件合并使用的主文檔，可以在使用合并之前建立好，也可以在使用這個功能再進(jìn)行建立，在一個空文檔中打開“合并文檔幫助器”，單擊“創(chuàng)建”按鈕，選取要創(chuàng)建的主文檔類型，在彈出的對話框中選擇“新建主文檔”按鈕，就可以建立一個新文檔作為郵件合并的主文檔；單擊“編輯”按鈕，選擇剛才建立的文檔，就可以編輯了。
直接合并到打印機(jī)：在設(shè)置好了主文檔的合并域之后，在主文檔中直接單擊“郵件合并”工具欄上的“合并到打印機(jī)”按鈕，就可以把合并后的結(jié)果輸出到打印機(jī)上；效果同先合并到新文檔再把新文檔打印出來是完全相同的。
第四節(jié) 域的簡介
域在Word中很有用，使用它可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動更新和文檔自動化，還可以制作一些特殊的效果，如前面我們插入的一個可以自動更新的日期就是域。
打開“插入”菜單，單擊“域”命令，就可以打開“域”對話框，前面曾經(jīng)用這種方法插入了一個日期，現(xiàn)在用它來插入文檔的字?jǐn)?shù)：從“類別”列表中選擇“文檔信息”，從“域名”列表中選擇“NumChars”，下面的提示顯示是“文檔字符數(shù)”，單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了這個統(tǒng)計(jì)文檔字符數(shù)的域（如圖８）。
圖８
其實(shí)域可以表示的東西還有很多，像我們在表格部分中用的公式也是一個域，等等。
第五節(jié) 樣式的管理
有時在編輯文檔時建立了一個樣式，然后希望在其它類似的文檔中也可以使用這個樣式，一是可以把編輯的文檔保存為一個模板，以后用這個模板來建立新文檔，另外一個就是把建立的樣式復(fù)制到模板中，再建立的新文檔也就可以使用這些樣式了。
打開“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開“樣式”對話框，單擊“管理器”按鈕，打開“管理器”對話框，現(xiàn)在我們把“正文小標(biāo)題”樣式復(fù)制到剛才新建的模板中去：單擊右邊的“關(guān)閉文件”按鈕，將當(dāng)前的模板文件關(guān)閉，按鈕就變成了“打開文件”按鈕了，單擊“打開文件”按鈕，從打開對話框中選擇我們新建的模板，單擊“打開”按鈕；現(xiàn)在選中左邊樣式列表中的“正文小標(biāo)題”項(xiàng)，單擊“復(fù)制”按鈕，把樣式復(fù)制到模板中，單擊“關(guān)閉”按鈕返回編輯狀態(tài)，用我們的模板新建一個文件，單擊“樣式”下拉列表框，可以看到“正文小標(biāo)題”樣式就出現(xiàn)在了里面。
圖９
第六節(jié) 插入文件
把某個文檔中的全部內(nèi)容插入到另外一個文檔中的情況。將兩個文檔都打開，全選要插入的文檔，進(jìn)行復(fù)制，然后在另一個文檔中，將光標(biāo)定位在要插入文檔的地方，進(jìn)行粘貼，很快就完成了。
更簡單的辦法：把光標(biāo)定位到要插入其它文檔的地方，打開“插入”菜單，單擊“文件”命令，從打開的對話框中選擇要插入的文件，單擊“插入”按鈕就可以了。
其實(shí)在Word中，不但可以插入Word文件，也可以插入文本文件、Excel文件等，如果設(shè)置了書簽還可以設(shè)置插入的范圍。
選擇插入文件的范圍：如果在要插入的文檔中設(shè)置了書簽，就可以在插入文件時設(shè)置插入文檔的開始位置：在“插入文件”對話框中單擊“范圍”對話框，輸入要開始位置的標(biāo)簽名稱，單擊“確定”按鈕，然后單擊“插入”按鈕，在文檔中插入的就是標(biāo)簽以后的內(nèi)容了。
圖10
第七節(jié) 選擇性粘貼
經(jīng)常會遇到這種情況：希望把某些文字復(fù)制過來，但是不希望它們有格式，可是通常的粘貼都是有格式的，在這種情況下可以使用選擇性粘貼來做：首先將文字復(fù)制，然后把光標(biāo)定位到要復(fù)制文字的地方，打開“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，從“形式”列表中選擇“無格式文本”，單擊“確定”按鈕，復(fù)制的文字的格式也就沒有了，而且它們的格式和插入點(diǎn)的格式是相同的（如圖11）。
圖11
使用選擇性粘貼我們還可以把剪貼板中文字粘貼為圖片、文檔對象等：打開“選擇性粘貼”對話框，從“形式”列表中選擇“圖片”，單擊“確定”按鈕，我們復(fù)制的部分就作為一個圖片插入到了文檔中；同樣，從“形式”列表中選擇“文檔對象”，可以把復(fù)制的部分作為一個文檔對象插入到文檔中。
第八節(jié) 腳注和尾注
文言文的排版：這是用Word的腳注和尾注功能來設(shè)置的，首先把光標(biāo)定位到要插入注的地方，打開“插入”菜單，單擊“腳注和尾注”命令，打開“腳注和尾注”對話框，選擇“腳注”，編號方式選擇“自動編號”，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“注釋選項(xiàng)”對話框，在“所有腳注”選項(xiàng)卡的“編號格式”下拉列表框中選擇編號格式為帶圈的字符，選擇“編號方式”為“每頁重新編號”，單擊“確定”按鈕，設(shè)置好編號的選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，在文檔中插入一個腳注，Word自動把光標(biāo)定位到頁面的底部，輸入注釋的內(nèi)容就可以了。下次再加時，利用上面的方法，可以在文檔的各處插入腳注，而不用考慮腳注的序號，而且排過版后，每頁的腳注會自動重新編號。
圖12 圖13
在有腳注的文檔中選擇“視圖”菜單中的“腳注”命令，可以快速將光標(biāo)定位到文檔中的腳注區(qū)，可以直接編輯和修改腳注。如果不想要其中一個的腳注，可以在文檔中選中腳注符，按一下Delete鍵，腳注就被刪除了，這時所有的腳注序號及腳注區(qū)中的注釋都會自動進(jìn)行調(diào)整。在腳注區(qū)進(jìn)行刪除腳注的操作，往往不能同時刪除文檔中的腳注符。
剛才的這些操作是在頁面視圖中進(jìn)行的，如果是在普通視圖中插入的腳注，插入方法上有一點(diǎn)差異，而且要看到腳注的效果，也要切換到頁面視圖中來。尾注的插入和腳注是大同小異。
第九節(jié) 文檔的保護(hù)
有時編輯的文檔不希望別人進(jìn)行修改，這時可以給文檔設(shè)置一個口令，把文檔保護(hù)起來：打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“保存”選項(xiàng)卡，在“修改權(quán)限密碼”文本框中輸入一個密碼（如圖14），單擊“確定”按鈕，此時會出現(xiàn)一個“確認(rèn)密碼”對話框，再一次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，密碼就設(shè)置好了，關(guān)閉并保存文檔，再打開它，就會出現(xiàn)一個“密碼”對話框，要求我們輸入一個密碼，否則就只能以只讀方式打開文檔。
如果你不希望別人看到文檔的內(nèi)容，還可以設(shè)置一個“打開權(quán)限密碼”，打開“選項(xiàng)”對話框，在“常規(guī)”選項(xiàng)卡的“打開權(quán)限密碼”正文框中輸入密碼（如圖14），單擊“確定”按鈕，彈出“確認(rèn)密碼”對話框，再次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣保存退出，再打開文檔時會彈出一個“密碼”對話框，現(xiàn)在如果不輸入密碼就不能打開文檔了。要是不想要密碼了，打開“選項(xiàng)”對話框，在兩個密碼的正文框里把密碼清除就可以了。
圖14
要是把密碼忘了，你最好和微軟的人聯(lián)系，讓他們幫你來解決這個問題。
在Word中還可以對文檔的一部分內(nèi)容設(shè)置修改口令，防止別人修改，方法是打開“工具”菜單，單擊“保護(hù)文檔”命令，在“保護(hù)文檔”對話框中選擇要保護(hù)的內(nèi)容，比如批注、修訂等，輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣會出現(xiàn)一個“確認(rèn)密碼”對話框，確認(rèn)一下密碼就可以了。（如圖15）
圖15
第十節(jié) 存為Web頁面
把一個文檔保存成一個網(wǎng)頁：打開“文件”菜單，單擊“另存為Web頁”命令，打開“另存為”對話框，選擇保存的文件夾，輸入文件名，單擊“保存”按鈕，就可以保存出一個Web頁來。
不過在保存時會丟失一部分格式的設(shè)置，因?yàn)樵陧撁嬉晥D中的某些格式在瀏覽器中是無法實(shí)現(xiàn)的，單擊“繼續(xù)”按鈕，Word自動轉(zhuǎn)到了Web版式視圖中，在這里設(shè)置的格式就可以在瀏覽器中完全顯示了。
打開“文件”菜單，單擊“Web頁預(yù)覽”按鈕，就可以直接用瀏覽器來查看所做網(wǎng)頁的實(shí)際效果了。在Word 2000中可以直接從打開對話框中打開并編輯Web文件夾中的文檔，也可以直接把文檔保存到Web文件夾中。
在IE5中單擊“編輯”按鈕的下拉箭頭，選擇“使用Microsoft Word for windows進(jìn)行編輯”，可以啟動Word對網(wǎng)頁進(jìn)行編輯。
Web文件夾是Office 2000中增加的一個功能，它允許你將Office文檔直接保存到Web服務(wù)器上，以方便文檔的更新。
設(shè)置Web文件夾：打開“我的電腦”，雙擊“Web文件夾”圖標(biāo)，打開“Web文件夾”，雙擊“添加Web文件夾”圖標(biāo)，打開“添加Web文件夾”對話框，在“請鍵入要添加的位置”輸入框中輸入放置Web文件夾的URL，單擊“下一步”按鈕，輸入這個Web文件夾的名稱，單擊“完成”按鈕，一個Web文件夾就建立好了。
使用Web文件夾：在Word的打開和保存對話框的左邊有一個Web文件夾按鈕，單擊這個按鈕，雙擊文檔要打開或保存的文件夾，選擇文檔打開或輸入名稱保存就可以了。
第十一節(jié) 自定義界面
經(jīng)常會用到雙刪除線，但又不希望打開一個“其它格式”工具欄，可以這樣做：打開“工具”菜單，單擊“自定義”命令，打開“自定義”對話框，在當(dāng)前的“命令”選項(xiàng)卡中可以找到所有的命令；從左邊的“類別”列表中選擇“格式”，從“命令”列表中找到雙刪除線，用鼠標(biāo)拖動這個命令到工具欄上，工具欄中出現(xiàn)了這樣的一條黑色豎線，松開左鍵，這里就多了一個“雙刪除線”按鈕。按住Alt鍵拖動這個按鈕到編輯區(qū)中，鼠標(biāo)上出現(xiàn)了一個叉的形狀，松開左鍵，這個按鈕就被刪除了（如圖16）。
圖16
把命令放到菜單中：打開“自定義”對話框，把“新建”命令放到“幫助”菜單中：拖動“新建”命令到菜單欄的“幫助”項(xiàng)上，“幫助”菜單就打開了，向下拖動鼠標(biāo)，選擇命令放置的位置，松開左鍵，命令就放到菜單中了。
為一個命令定義一個快捷鍵：打開“自定義”對話框，單擊“鍵盤”按鈕，我們給“插入符號”命令設(shè)置一個快捷鍵：從“類別”列表框中選擇“插入”，“命令”列表框中選擇“InsertSymbol”，注意下面的提示是“插入特殊字符”，在“請按新快捷鍵”輸入框中單擊，把光標(biāo)定位到這里，按Alt+Z鍵，單擊“指定”按鈕把快捷鍵指定到這個命令上，單擊“關(guān)閉”按鈕回到“自定義”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，現(xiàn)在按Alt+Z鍵，“符號”對話框就出現(xiàn)了。
第十二節(jié) 文檔屬性的設(shè)置
預(yù)覽文檔時發(fā)現(xiàn)有的文檔可以預(yù)覽，而有的就不行，這是文檔屬性的設(shè)置，打開“文件”菜單，單擊“屬性”命令，打開“屬性”對話框，默認(rèn)的是“摘要信息”選項(xiàng)卡，在這里有一個“保存預(yù)覽圖片”的復(fù)選框，默認(rèn)是不選中的，一般的文檔無法預(yù)覽就是由于這個原因，選中這個復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，把文檔保存一下就可以了。
打開文檔的屬性對話框，在這里可以設(shè)置文檔的作者、單位、標(biāo)題等信息，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，可以看到文檔的大小、位置、創(chuàng)建時間等信息；單擊“統(tǒng)計(jì)信息”選項(xiàng)卡，可以看到文檔的一些時間信息和文檔的段落、字?jǐn)?shù)等信息； 使用其它的兩個選項(xiàng)卡還可以查看文檔的大致內(nèi)容和自定義屬性（如圖17）。
圖17
在修改和審閱文檔時，無論是批注還是修訂都會自動加上用戶的信息，打開“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“用戶信息”選項(xiàng)卡，這里重新輸入用戶信息就可以了（如圖18）。
圖18
第十三節(jié) 使用幫助
在幫助里有最權(quán)威、最全面的資料，現(xiàn)在的Word 2000提供了幫助助手，它可以根據(jù)我們當(dāng)前做的操作給出我們想要的幫助：單擊工具欄上的小問號，也就是幫助按鈕，就可以把“助手”調(diào)出來了。
在輸入框中輸入想要知道的內(nèi)容主題，單擊“搜索”按鈕，它就會把有關(guān)這個主題的條目顯示出來，如果這一屏上沒有，單擊“請看下一頁”可以看更多的東西，然后在要看的條目上單擊，就可以看到幫助了。
還可以選擇使用其它的不同助手，單擊“選項(xiàng)”按鈕，打開“Office 助手”對話框，單擊“助手之家”選項(xiàng)卡，使用“上一位”“下一位”按鈕就可以選擇助手了。
我們還可以選擇不使用助手，單擊“選項(xiàng)”按鈕，去掉“使用Office 助手”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕就可以不使用助手了；使用目錄，就像我們查閱文檔一樣在主題中找；使用索引就用關(guān)鍵字來找（如圖19）。
圖19
打開幫助，可以使用“幫助”菜單中的“Microsoft Word幫助”命令或按F1鍵來進(jìn)行。 選擇“幫助”菜單中的“這是什么”命令或按快捷鍵Shift+F1，可以使鼠標(biāo)變成一個帶有問號的箭頭，此時用鼠標(biāo)單擊界面中相應(yīng)的位置，就可以獲得相應(yīng)的幫助。
第十四節(jié) 模板的建立和使用
在實(shí)際工作中會遇到類似信函這種經(jīng)常使用的文檔，它們在格式的設(shè)置上都大同小異，在這種情況下把文檔保存為一個模板可以使工作更方便：打開“文件”菜單，單擊“另存為”命令，打開“另存為”對話框，選擇文件類型為“文檔模板(*.doc)”，Word就自動轉(zhuǎn)到了模板的保存文件夾，輸入模板的名字，單擊“保存”按鈕。
我們可以基于模板建立新的文檔，打開“文件”菜單，單擊“新建”命令，在“新建”對話框中就出現(xiàn)了剛才建立的模板，選擇它，單擊“確定”按鈕，建立的新文檔就包含了原來模板中的內(nèi)容，只需要做少許的改動就可以出稿了。其實(shí)所有建立的新文檔都使用了模板，只是Word默認(rèn)使用“空白文檔”模板。
除了將文檔保存為模板外，還可以直接建立一個新的模板：打開“文件”菜單，單擊“新建”命令，在打開的對話框的“新建”選擇區(qū)中選擇“模板”，單擊“確定”按鈕，就可以新建一個模板了。
也可以對已建立的模板進(jìn)行修改，只要在打開文檔時選擇文檔類型為“文檔模板”并打開相應(yīng)的模板就可以了。
在管理器中不僅可以進(jìn)行樣式的復(fù)制，還可以進(jìn)行自動圖文集詞條、宏、工具欄等的復(fù)制。其它的復(fù)制都和樣式的復(fù)制基本一樣。
sxxf111 2005-07-20 09:01
第十四課 WORD 文檔
第一節(jié) 輸入中的問題
對于有特殊要求的文檔，有時不想自動換行，而是用硬回車強(qiáng)行分行，這時會發(fā)現(xiàn)文本右側(cè)對不齊。一般解決辦法都是在此行文字中的標(biāo)點(diǎn)符號前加一些小字號空格，比如插入若干個8號或更小的空格，可使各行文本基本對齊。
運(yùn)用項(xiàng)目符號和編號時，如果一個項(xiàng)目中有多個段落，可以使用換行符進(jìn)行換行：在輸入時按住Shift鍵再打回車，這樣下一行不會出現(xiàn)項(xiàng)目符號和編號；如果采用多級符號，先在“格式”菜單中設(shè)定多級符號，輸入時，開始為第一級符號，按一下Tab鍵，可以輸入下一級符號。當(dāng)然，Tab鍵是否具備這樣的功能，還需要在“選項(xiàng)”中進(jìn)行設(shè)置（如圖1）。
圖1
利用“+”和“-”可以插入表格。方法為：先輸入表示表格單元格左端的正號（+），然后連續(xù)輸入負(fù)號（-），直至達(dá)到所需的單元格寬度處，最后輸入表示單元格右端的正號。如果表格有多列，就在最后一個正號之后再連續(xù)輸入負(fù)號、輸入正號，直到完成所需的列數(shù)。按一下回車鍵，一行表格就建好了；如果想增加表格的行數(shù)，就把光標(biāo)移到表格最后一個單元格內(nèi)，然后按Tab鍵就行了。
第二節(jié) 文稿打印中的問題
（1）表格打印不完整
打印表格文件時，有時會出現(xiàn)表格殘缺不全，或是表格內(nèi)被填充上了黑色的情況，這通常是由于打印機(jī)內(nèi)存不足引起的，對于配置較低的機(jī)器，也可能是資源不足。這時可以這樣來做：
I. 先清除打印作業(yè)，如果打印作業(yè)已傳給打印機(jī)，可以先把打印機(jī)電源關(guān)掉，過一會兒再開機(jī)。
II. 關(guān)閉WORD，然后將WORD重新啟動，再打印試試。
III. 如果問題還沒解決，就重新啟動計(jì)算機(jī)，然后打開此文檔進(jìn)行打印。注意每次打印的頁數(shù)不要太多。
IV. 如果表格十分復(fù)雜，建議一頁一頁地打印。
（2）硫酸紙的兩次打印
工程上，為了出曬藍(lán)圖紙，要印硫酸紙的底圖。如果底圖是通過繪圖儀或打印機(jī)一次完成的，那么曬藍(lán)是很容易的。但在實(shí)際應(yīng)用中，經(jīng)常需要將文件按一定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一成“設(shè)表”的形式，有時由于條件限制，必須先用打印機(jī)將繪制的圖形打印出來，再用打印機(jī)套用一個外框，這就涉及到了兩次打印的問題。
在激光打印機(jī)上，對一般的打印紙，打印多次不會出什么問題，但硫酸紙打印到第二次就要夾紙，這是因?yàn)榇蛴〖埵軣岷筮^具有向一面翻卷的特性。解決的辦法其實(shí)很簡單，把打印過的硫酸紙底稿翻過來，打印一頁空白文字，然后再翻過來打印，就很少出現(xiàn)夾紙情況了。
（3） 打印黑底紋字
有時為了做宣傳標(biāo)語，需要打印特大字，如將字體大小設(shè)為600，一張A4紙大小一個字，且將字的底紋顏色設(shè)為黑色，字設(shè)為白色。正常打印時，打出來的全是黑色的一張紙。這時我們就需要對打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置，以HP-6L型打印機(jī)為例，處理方法為：在打印時，選取“屬性”按鈕，將“圖形”項(xiàng)的“圖形方式”由“使用矢量圖形”改為“使用光柵圖形”；
圖２
然后將“字體”項(xiàng)由“將TrueType字體作為位圖軟字體下載”改為“將TrueType字體作為圖形打印”。這樣打出來的就是黑底白字了。
圖３
但是這種打印方法對打印介質(zhì)的消耗比較大，會使紙和滾軸的粘度都比較大，打印幾頁后就會夾紙。解決方法是打印過一張紙后，先空走兩張紙，將滾軸上的墨帶出來后再打下一張。
（4） “大”畫筆圖片的打印
有的畫筆圖片是在大尺寸下逐點(diǎn)修改的，費(fèi)盡心血改好后發(fā)現(xiàn)打出來圖片大了些，如果用畫筆直接縮小，那么逐點(diǎn)修改的效果就不復(fù)存在了。通常可以在ACDSee中打印，在打印選項(xiàng)中勾選“fit to page”項(xiàng)即可。若手頭沒有類似看圖軟件，那么Word就可以大顯身手了：在Word 中設(shè)好頁面，再插入圖片，就會發(fā)現(xiàn)圖片完好無損，打印出來的效果也不受影響。這種方法適用于WORD允許插入的各種格式的圖片。
第三節(jié) 產(chǎn)生特殊格式的方法
“自動更正”中的一些功能很有趣也很有用，如果經(jīng)常能用到，最好記住他們：
輸入兩個等號再輸入大于號，就成了粗箭頭；
輸入兩個連字符再輸入大于號，就成了細(xì)箭頭；
輸入冒號和括號的半邊就成了一個或生氣或高興的小臉；
“自動更正”里有很多這樣的例子。除了自動更正中所列的條目，也可以自己添加更正項(xiàng)目，比如輸入“*+”就自動替換為“×”，這就大大方便了你的輸入。 還有一些可以產(chǎn)生特殊格式的方法，用它們可以修改字體格式可產(chǎn)生段落的邊框。
如果有興趣，不妨試一試：
設(shè)置加粗字體：在空行中輸入星號，然后輸入文字，再輸入星號，可以使文字加粗。
設(shè)置斜體字：在空行中輸入下劃線，然后輸入文字，再輸入下劃線，可以使文字變?yōu)樾斌w字。
加一條橫線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個以上的連字符（-），按回車鍵，就出現(xiàn)一條橫線。
輸入三個以上的下劃線（_）再回車，就出現(xiàn)一條粗橫線。
加一條波浪線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個以上的~（讀波浪號），按回車鍵，就出現(xiàn)一條波浪線。
加雙橫線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個以上的等號（=），按回車鍵，就出現(xiàn)雙橫線。
加粗虛線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個以上的星號（*），按回車鍵，就出現(xiàn)一條小方塊組成的虛線。
加多條線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個以上的井號（#），按回車鍵，就出現(xiàn)由二條細(xì)線和一條粗線組成的線。
加虛線：如果是想加任意長的虛線，就先啟動輸入法，保證標(biāo)點(diǎn)的輸入處于全角狀態(tài)，按Shift+6鍵。
啟動輸入法后，輸入“￥￥￥”，按回車，會自動變成￥￥￥。 等等。
第四節(jié) 文本框的妙用
在基礎(chǔ)部分我們講了文本框的鏈接，下面說一下它的具體應(yīng)用。
看報(bào)紙時，經(jīng)常能看到文章在一版中放不下時會使用“轉(zhuǎn)第×版”字樣，這是很有用的排版方式。如果利用Word做板報(bào)，也會遇到這種情況，將一篇文章分解成幾部分，還想使這幾部分為一個整體，任何一處增刪了文字，它都可以自動重新排版。解決辦法就是利用文本框的鏈接。在不同版面的相應(yīng)位置畫好文本框，然后依次建立鏈接即可。
鏈接方法：選中第一個文本框的邊框，單擊鼠標(biāo)右鍵，從中選擇“創(chuàng)建文本框鏈接”，鼠標(biāo)指針變?yōu)椤八螤睢?，然后將鼠?biāo)指針移至第二個文本框上，單擊左鍵，就完成了文本框的鏈接。接下來選中第二個文本框，同樣從右鍵菜單中選擇“創(chuàng)建文本框鏈接”，將鼠標(biāo)移動到下一個文本框中單擊，就可以建立下一級的鏈接。依次建立好所有的鏈接，將文字灌入就可以了。
鏈接好的文本框，如果將其中一個刪除，文本會在剩余的文本框中重新填充。橫排文本框只能與橫排的文本框鏈接，豎排與豎排的鏈接，不能混合鏈接。
在實(shí)際的工作中，還會遇到這樣的一個問題：如需要將文本用A3（或B4）紙分兩欄，正反兩面打印，以便在中間對折進(jìn)行裝訂。以一個8頁文檔為例，你可以這樣來做：新開一個文檔，按需要進(jìn)行頁面設(shè)置，這里我們設(shè)置為A3紙橫向放置。在頁面上畫兩個等大的文本框，文本框大小按對折后的有效頁面調(diào)整，設(shè)置文本框邊框顏色為無色。將兩個文本框復(fù)制，然后按三次Ctrl+Enter鍵，在空白頁上粘貼文本框。這樣四頁一共有八個文本框，給文本框按1-8編號，然后建立鏈接：1-8，8-2，2-7，7-3，3-6，6-4，4-5，可以通過“文本框”工具欄中的“上一文本框”和“下一文本框”按鈕來查看鏈接是否正確。接下來就從第一個文本框中開始輸入正文，或是粘貼大段文本。如果文檔不只8頁，就將此文檔保存，作為一個基本單元。然后新建一個文檔，將此文件插入若干次，再將第一批文本框中的第5頁與第二批文本框中的第1頁進(jìn)行鏈接，依次類推。打印時選擇正反打印，打印出來的文檔對折后，可以按書本進(jìn)行裝訂。
在編輯排版時則可以任意對文檔進(jìn)行修改，文檔會自動按鏈接順序在文本框中移動，而不會影響頁與頁之間的關(guān)系。按這種方法裝訂成冊的文檔，可以象書一樣翻看，閱讀起來非常方便，而且節(jié)約紙張、裝訂美觀。
第五節(jié) 插入雙頁碼
有時需要在文檔中插入兩個不相同的頁碼，比如“總第12頁 第10頁”的形式，含義是當(dāng)前頁為總文檔的第12頁，為本部分內(nèi)容的第10頁，這在文獻(xiàn)資料或評審文件中經(jīng)常要用到。
可以用下面的辦法解決：
將文檔需要重新排頁碼的地方插入分頁的分節(jié)符，在文檔結(jié)尾處也插入一個分節(jié)符。 在第一節(jié)內(nèi)，插入頁碼：單擊“插入”菜單，選擇“頁碼”命令，單擊“格式”按鈕，設(shè)定起始頁碼，然后關(guān)閉對話框（如圖4-5）。
圖4
圖5 圖6
在第二節(jié)內(nèi)雙擊頁碼，切換為頁眉和頁腳形式，選中頁碼，單擊“插入”菜單，選取“書簽”命令，在彈出的對話框中，輸入一個書簽名稱，比如叫“AA”，單擊“添加”按鈕，書簽被加入了，同時對話框關(guān)閉（如圖6）。
圖7
將光標(biāo)定位在頁腳另一側(cè)，單擊“插入”菜單，選擇“域”命令（如圖7），在域代碼文本框中輸入“=AA-2”字樣，關(guān)閉對話框，這時一個新頁碼被插入，顯示值比頁碼小2。這種方法如果很好的利用，可以設(shè)置更為復(fù)雜的頁碼形式。
第六節(jié) 精簡文檔
一份文檔，我們每天寫一些，不知不覺地文件已經(jīng)變得很大，占用了大量磁盤空間，也使文件保存、重新分頁、更新目錄的速度下降。如何使自己的文檔保持最苗條的身材呢？不妨按下面的方法試一試，使文檔的字節(jié)數(shù)降到最低限度。
將文件另存
選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，將文件換名另存，然后對比一下兩個文件，發(fā)現(xiàn)文件一下子苗條多了。還有一招更靈，按下Ctrl+A鍵，選中全部文本，將文本拷貝到剪貼板中，然后新建一空文檔，將文本粘貼，最后保存。
取消嵌入TrueType字體
在文檔中嵌入TrueType字體會增加文檔的尺寸。單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”對話框中單擊“保存”選項(xiàng)卡，如果確認(rèn)你的文檔中沒有嵌入TrueType字體，就把這一選項(xiàng)取消。如果嵌入了TrueType字體，就選中“只嵌入所用字符”選項(xiàng)，這樣就只嵌入文檔中使用的字體樣式，減小了文檔的尺寸。
合理插入圖片
文檔中插入了圖片，是文檔突然膨脹的重要原因。盡量插入小尺寸圖片，尺寸較大的圖片，可用畫筆等圖形工具將其長、寬適當(dāng)縮小。圖片格式最好是Tif、Jpg、Wmf等，少用高位真彩圖片。
刪除老版本
同一文檔中保存了多個版本，會增加文件尺寸。單擊“文件”菜單中的“版本”命令，可查看文檔是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通過把沒有保存價(jià)值的老版本刪掉，以減小文件字節(jié)。
壓縮文檔
如果有很多Word文檔，一時用不到，但還需要長期保存著，就可以利用Winzip等工具，將眾多老文檔做成一個壓縮文件，然后刪除原文檔。對含有圖形的文檔，其壓縮率是相當(dāng)高的，也節(jié)省了不少空間。
第七節(jié) 清除段落標(biāo)記
從網(wǎng)上下載的文檔，經(jīng)常是每行后面都有段落標(biāo)記（硬回車），而正常的段落標(biāo)記之后都有另一個段落標(biāo)記，后面跟著一個空行（相當(dāng)于有兩個硬回車）。要消除這些不必要的段落標(biāo)記，又要保留正常的段落符號，該如何處理呢？
第一步將正常的段落符號轉(zhuǎn)換成別的字符。單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，在“查找和替換”對話框中單擊“高級”按鈕，從“特殊字符”下拉列表中選擇“段落標(biāo)記”，再重復(fù)一次，這時“查找內(nèi)容”文本框中顯示“^p^p”，^p就代表段落標(biāo)記，所以也可以在文本框中直接輸入它。接下來在“替換為”文本框中輸入文檔中沒出現(xiàn)過的字符串，如“%@@”，然后全部替換，所有的正常段落標(biāo)記就被替換成特殊字符了（如圖8）。
圖8
第二步要刪去非正常段落符號。按一下Ctrl+H，彈出“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入“^p”，去掉“替換為”文本框中的內(nèi)容，然后全部替換，段落標(biāo)記就都被刪掉了。
第三步就是恢復(fù)正常的段落標(biāo)記。也就是把“%@@”全部替換成“^p”，這樣，文本中所有多余的硬回車就被刪掉了。
實(shí)際中的情況可能與此有所不同，但只要靈活使用“查找和替換”功能，類似的問題一般都能夠解決。
靈活地應(yīng)用“查找和替換”功能，能幫我們解決很多問題。可以查找和替換的內(nèi)容包括格式、段落標(biāo)記、分頁符、域等等，每一項(xiàng)都很有用。比如利用替換格式，可以把文件中所有的黑體四號字變?yōu)殡`書三號字，把所有的正文變成藍(lán)色楷體字，還可以把所有的標(biāo)題二替換成標(biāo)題三，等等，這些都是很有用的。
第八節(jié) 復(fù)雜搜索條件
在查找和替換過程中，有時無法確定確切的搜索條件，此時可以使用通配符來設(shè)置模糊查找條件。
在“查找”對話框中單擊“高級”，選中“使用通配符”項(xiàng)，然后就可以按這里所列的設(shè)置查找條件了。
任何單個字符：？，如t?p可查出“tap”、“tape”、“tippy”等）。
任何字符串 ：* ，如l*t可查出“l(fā)et”和“l(fā)ight“l(fā)etter”、“l(fā)與t”等。
指定的某一字符 ：[ ]，如s[ia]t可查出“sit”和“sat”等。
某一范圍內(nèi)的單個字符：[-]，如[r-t]ight可查出“right”、“sight”和“tight”，“ight”前為r-t范圍內(nèi)的任一字符。
除方括號中的字符外的某個字符：[!]，如 m[！a]st可查出“mist”和“most”，但不查找“mast”。
除方括號中的范圍之外的某個字符：[!x-z]，如t[!a-n]ck可查出“tock”和“tuck”，但不查找“tack”或“tick”。
前一字符或表達(dá)式有n個： {n}， 如fe{2}d查找“feed”，不查找“fed”。
前一字符或表達(dá)式至少有n個： {n，}， 如 fe{1，}d查找“fed”和“feed”。
前一字符或表達(dá)式有從n到m個：{n，m}， 如70{1，3}查找“70”、“700”、“7000”。
前一字符或表達(dá)式有一個或多個詞的開頭：@ 如lo@t可查出“l(fā)ot”、“l(fā)oot”。
詞的開頭 < <（per）查找“perfect”和“percent”等，不查找“recent”。
詞的結(jié)尾 > >（sh）可查找“fish”和“English”等，不查找“fisher”。
第九節(jié) EQ域的應(yīng)用
Eq是Equation（公式）的縮寫，Eq域能夠生成數(shù)學(xué)公式。創(chuàng)建公式當(dāng)然最好用“公式編輯器”了，但在某些情況下使用Eq 域來輸入簡單的數(shù)學(xué)公式也是一個不錯的選擇。根據(jù)Eq域的不同開關(guān)，分別能完成以下內(nèi)容：繪制二維數(shù)組、用方括號括住單個元素、創(chuàng)建分?jǐn)?shù)、使用一個或兩個元素繪制根號、設(shè)置上下標(biāo)、在元素四周繪制邊框及將多個值組成一個列表等等。
域的表達(dá)式一般為：eq 開關(guān)選擇項(xiàng)（文字），它允許同時套用多種開關(guān)創(chuàng)建更復(fù)雜的公式。下面看幾個比較實(shí)用的例子：
（1） 字上加一橫線
字或字母上加一個橫線，表示平均值。利用在字母上劃一橫線的方法不實(shí)用，在排版時橫線亂竄，這時可以用插入域的方法。單擊“插入”菜單，選擇“域”命令，在域代碼輸入框中填入“eq x to(A)”，A為所要加橫線的字，按“確定”即可。同樣，輸入“eq x to(Ax to(B))”可以看看（如圖9）。
圖9
（2） 雙重下標(biāo)
雙重下標(biāo)就是給字或字母的下標(biāo)再加下標(biāo)。這個問題在工程上很常見，如空氣動力學(xué)中的符號。 我們在域代碼對話框中輸入“ eq sup 1(C)sdo 1(z)sdo 3(()”，單擊“確定”，雙下標(biāo)就出來了。；
（3） 簡單的數(shù)學(xué)公式
這里是一些簡單數(shù)學(xué)公式的例子。
“EQ i(-1,1,3x+7)”表示“3x+7”從－１到１的積分，開關(guān)i(,,)能使用指定的符號或默認(rèn)符號及三個元素創(chuàng)建積分。
“EQ r(2,3m-2)”表示３m-2的平方根，(開關(guān)r(,)能使用一個或兩個元素繪制根號。
“EQ f(7,8)”表示八分之七 ，（開關(guān)f(,)能創(chuàng)建分?jǐn)?shù)）。
“EQ a ac co2 vs3 hs3(Ax,By,C,D)”表示一個二維數(shù)組。
“EQ b bc{ (r(3,x+y))” ，表示用方括號括住單個元素。
4）Eq域的其它例子
看一下用Eq域做出的例子，用鼠標(biāo)右鍵單擊插入的域，選擇“切換域代碼”命令，可以看到它的域代碼，
看幾個例子： “eq o(sup 9(中國)，sup 1(人民)，sdo 7(萬歲))”表示三個詞語并排為三行。（“eq oal(sup 7(飛),sup-9(機(jī)),sup 8(總體),sdo 1(綜合) ,sdo 10(設(shè)計(jì)))”表示這些文字重疊，設(shè)置字體的顏色不會影響可見度。
域的功能是十分強(qiáng)大的，以上只是簡單的介紹。如果感興趣，可以查幫助獲取更多有關(guān)域的信息，并靈活運(yùn)用。
第十節(jié) 擴(kuò)充剪輯庫的方法
擴(kuò)充剪輯庫的方法 在Office安裝盤中提供了大量的*.wmf文件，這些圖片都很精美，我們可以在文檔中插入這些圖片。但是，如果每次用時去找光盤，那就太麻煩了，如果把這些圖片拷到硬盤上，又太占空間了。怎樣靈活使用這些圖片呢？
（1） 先用ACDSee之類的看圖軟件瀏覽光盤中的圖片，將認(rèn)為好看的圖片文件拷到硬盤上新目錄下，比如D：PictureWord-pic。
（2） 啟動word，單擊“插入”菜單，選擇“圖片”中的“剪貼畫”命令。單擊“輸入剪輯”按鈕，在彈出的對話框中找到Word-pic目錄，選擇一張圖片，在“剪輯輸入選項(xiàng)”中選擇“使剪輯庫在當(dāng)前文件夾或卷中查找該剪輯”，這是不想讓所選的文件被復(fù)制或轉(zhuǎn)移到剪輯庫中；如果選擇復(fù)制或轉(zhuǎn)移選項(xiàng)，圖片就會被復(fù)制到C:WindowsApplication DataMicrosoftMedia Catalog目錄下。單擊“輸入”按鈕，彈出“剪輯屬性”對話框，可以給圖片添加說明和關(guān)鍵詞，還可以選擇“類別”，如果已有類別中沒有需要的，就單擊“創(chuàng)建新類別”按鈕，輸入新的類別名稱，如：飛機(jī)、書法、鳥類、卡通等，單擊“確定”按鈕，新創(chuàng)建的類別就在列表中了，選中該類別，單擊“確定”，可以看到圖片已經(jīng)在剪輯庫中了。用同樣的方法，將圖片一一加進(jìn)來，也可以一次加入所有的圖片，并定義類別。這樣所有的圖片都有了歸宿，以后再想查找也方便了。
（3）備份存儲文件，這是為防止重新裝機(jī)后，所加的剪輯丟失。將圖片加入 WORD 后，在C:WindowsApplication DataMicrosoftMedia Catalog目錄下發(fā)現(xiàn)Artgal50.cag文件是剛被更改過的（Word97中，此文件名為Artgalyr.cag，存儲在C:Windows目錄下）。Artgal50.cag文件存儲了剪輯圖片的位置和類別屬性。將此文件做個備份，以后重新裝機(jī)后，將這一文件再拷到原目錄下，剛才所定義的圖片就自動加入到新裝WORD的剪輯庫中去了。
第十一節(jié) 制作工具欄
把常用的符號快速做成一個工具欄？這是很有用的，數(shù)學(xué)老師可以把常用數(shù)學(xué)符號做成一個工具欄，俄語老師可以把俄文字母做成一個工具欄...，用起來就會得心應(yīng)手了。如果想做一個有自己特色的工具欄，那就試一試。
輸入所需字符：單擊“插入”菜單，選擇“符號”命令，把所需要的符號插到一個空文檔中，如“※、§、№...”。
將字符加入到自動圖文集中：選中一個字符，按下“Alt+F3”鍵，然后按下“確定”，用同樣方法，依次將所有字符都變?yōu)樽詣訄D文集。
創(chuàng)建工具欄：單擊“工具”菜單，選擇“自定義”命令。先選取“工具欄”選項(xiàng)卡，單擊“新建”按鈕（如圖9)，新建一個工具欄，給工具欄起名字，這時新建的工具欄就中窗口中了；單擊“命令”選項(xiàng)卡，在類別列表框中選擇“自動圖文集”，右側(cè)列表框中列出的自動圖文集的內(nèi)容，找到剛才加入的符號，依次將它們拖動到新建的工具欄中，關(guān)閉對話框，工具欄就建好了。
圖10
圖11
美化工具欄：如果想讓按鈕上的圖標(biāo)變個模樣，就再調(diào)出對話框，右鍵單擊要編輯的按鈕，選擇“更改按鈕圖標(biāo)”，從現(xiàn)有的一些圖標(biāo)中選擇一個就行了。如果不滿意現(xiàn)有的圖標(biāo)，那么可以選擇“編輯按鈕圖標(biāo)”命令，然后在按鈕編輯器中隨心所欲地制作圖標(biāo)。還可以給每個按鈕命名，并控制工具欄上顯示名字還是按鈕圖標(biāo)，或是全都顯示。
應(yīng)用同樣的方法，可以把自動圖文集中的其他內(nèi)容，如一大段話，或是一個漂亮圖形，全都做成工具欄上的一個按鈕。這是一件非常有趣又有用的事。
圖12 圖13
第十二節(jié) 自動翻頁
在Word中閱讀一篇較長的文章時，反復(fù)的翻頁是一件很麻煩的事。其實(shí)，解決之道非常簡單：
（1）選擇菜單“工具”中的“宏”命令，選擇“宏”子項(xiàng)，彈出“宏”對話框。
（2） 在“宏的位置”下拉框中選擇“Word命令”，在“宏名”的列表框中選擇“AutoScroll”，單擊“運(yùn)行”按鈕。
圖14
（3） 這時會發(fā)現(xiàn)，鼠標(biāo)指針自動跳到右邊的滾動條上，并且只能在該滾動條上移動。鼠標(biāo)指針在滾動條的下半部，則向下翻頁，在上半部則向上翻頁，放到中部則暫停翻頁。鼠標(biāo)越靠近兩端，滾動的速度越快。因?yàn)槭恰盁o級調(diào)速"，所以很容易找到一個適合的滾屏速度來閱讀文章。
（4） 關(guān)閉自動翻頁功能：只需按鍵盤上的任意鍵或鼠標(biāo)按鈕（無論左右鍵），就可以返回普通窗口狀態(tài)。
如果經(jīng)常使用此功能，可以將它添加到工具欄中：選擇菜單“工具”，從中選取“自定義”命令，選擇“命令”選項(xiàng)卡，在“類別”欄中選擇“所有命令”，在“命令”框中找到“AutoScroll”命令并拖到工具欄上。此時工具欄上出現(xiàn)“自動滾動（A）”按鈕。以后就可以通過單擊它來實(shí)現(xiàn)自動滾動了。
“自動滾動（A）”占用工具欄面積太大，單擊“更改所選內(nèi)容/默認(rèn)樣式”按鈕，由于它沒有特別的圖標(biāo)，可單擊“更改按鈕圖標(biāo)”進(jìn)行選擇，如果沒有喜歡的樣式，可單擊“編輯按鈕圖標(biāo)”自己畫一個。
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