愛華網(wǎng)????一、高校人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
1.建立花名冊(cè)。以各個(gè)二級(jí)學(xué)院為基礎(chǔ)來(lái)建設(shè)人事檔案管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)學(xué)院設(shè)有統(tǒng)一的編號(hào)，而學(xué)院下的人員以姓氏字母來(lái)排序。統(tǒng)一集中在校檔案室里時(shí)，檔案分箱及排列也要按照這一順序，這樣便于快速地查找紙質(zhì)檔案。 2.錄入人員信息。在二級(jí)學(xué)院下的花名冊(cè)錄入全體檔案人員的基本信息，包括編號(hào)、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評(píng)定時(shí)間、參加工作時(shí)間及進(jìn)入本單位時(shí)間、學(xué)歷情況等等。 3.檔案目錄的錄入、修改、刪除。根據(jù)紙質(zhì)檔案分類把他們按照順序分別錄入材料名稱、制成時(shí)間、份數(shù)及頁(yè)數(shù)，這有利于大概了解此人的檔案內(nèi)容，了解其全貌。 4.職務(wù)和工資變動(dòng)的登記。紙質(zhì)檔案的最前兩頁(yè)就是職務(wù)與工資的變動(dòng)，此類信息的登記完善，可使人一打開查閱對(duì)象的紙質(zhì)檔案就可以馬上對(duì)他的情況有個(gè)初步的了解。 高校各職能部門要從更好地服務(wù)于學(xué)校的總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展的角度出發(fā)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，整合在一個(gè)高效的信息化系統(tǒng)之內(nèi)，并且具有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全、豐富的數(shù)據(jù)資源，可實(shí)現(xiàn)各部門應(yīng)用之間的無(wú)縫集成，促使人事檔案管理信息化建設(shè)與本單位各職能部門之間的兼容。 二、人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題和制約因素 1、人事檔案信息化管理意識(shí)滯后。長(zhǎng)期以來(lái)，人們普遍認(rèn)為人事檔案工作的內(nèi)容主要就是檔案的保管和在一定程序下提供利用，主要認(rèn)為人事檔案只是領(lǐng)導(dǎo)和人事部門提干、調(diào)資、晉升等方面的憑證，而很少去思考它們所具有的潛在價(jià)值。甚至部分高校人事檔案工作人員也沒(méi)有意識(shí)到高校中這群高學(xué)歷、高知識(shí)水平的人才的檔案所具有的不可估量的價(jià)值，缺乏信息意識(shí)和創(chuàng)新精神。 2、人事檔案內(nèi)容信息量少，缺乏個(gè)性。千人一面是高校人事檔案的通病，往往檔案里都是陳舊、空洞的政治術(shù)語(yǔ)，缺少對(duì)個(gè)人“德”、“能”、“勤”、“績(jī)”的記載。即使有記載，也是反映“德”的材料多，反映“能”、“勤”、“績(jī)”的材料少，真正反映個(gè)人思想品德、品質(zhì)的內(nèi)容更少，不足以反映一個(gè)人的全面實(shí)際情況。在鑒定考核材料中存在虛假情況，“成績(jī)”不真實(shí)，“缺點(diǎn)”不填寫，不能客觀、全面、真實(shí)地反映一個(gè)人的面貌。這些既不利于個(gè)性化信息的采集和開發(fā)，也不利于高校人事檔案信息資源的深層次開發(fā)。 3、信息化程度不高，資源共享程度不夠。多數(shù)高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當(dāng)前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，但大多只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，更談不上研究與開發(fā)，而先進(jìn)的管理設(shè)備只是檔案管理達(dá)標(biāo)和升級(jí)考核的擺設(shè)而已，沒(méi)有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。目前，人事部門相關(guān)的管理職能科室均是以業(yè)務(wù)劃分為依據(jù)，而且都在按一定的權(quán)限管理著教職工信息，各自為政、各司其職的現(xiàn)象比較普遍，造成人事部門內(nèi)部各職能科室人事信息分散，資源共享程度不夠。而且，由于沒(méi)有設(shè)置明確的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的系統(tǒng)化，使得各個(gè)科室數(shù)據(jù)通用性能低下，資源分散，重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象明顯。 4、開發(fā)成果不多，社會(huì)影響力低。由于學(xué)校水平、實(shí)力等方面的客觀因素，以及觀念或者是理念等主觀因素的制約，加上宣傳意識(shí)淡薄，大部分的高校人事檔案信息資源的開發(fā)工作還處于一個(gè)較低的水平，開發(fā)成果少。 三、高校人事檔案信息化建設(shè)的措施 1、加大宣傳力度，提高信息化意識(shí)。高校的人事檔案工作向來(lái)以默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)著稱，封閉意識(shí)較強(qiáng)，要改變這種局面，須不斷更新觀念，樹立人事檔案管理的信息化意識(shí)，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)流程，關(guān)注改革開放的新形勢(shì)、新問(wèn)題，把高校人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理的轉(zhuǎn)變，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，要加大宣傳力度，營(yíng)造社會(huì)化氛圍，實(shí)現(xiàn)雙向溝通。由于干部人事檔案工作對(duì)象的社會(huì)化，客觀上要求在干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的過(guò)程中，要不斷提高干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的透明度。一是讓高校各部門及人員了解、支持干部人事檔案工作，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源共享；二是通過(guò)宣傳，向高校組織人事部門提供干部人事檔案信息，為其決策提供參考資料，提高干部人事檔案工作的透明度，體現(xiàn)自身價(jià)值；三是通過(guò)窗口宣傳，建立干部人事檔案信息服務(wù)窗口，加入人事代理機(jī)構(gòu)的人才信息網(wǎng)，通過(guò)資源共享，擴(kuò)大干部人事檔案信息網(wǎng)在人才流動(dòng)中的影響。 2、有步驟、分重點(diǎn)地推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化建設(shè)任務(wù)繁重，是一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一方面需要依存國(guó)家和學(xué)校信息化戰(zhàn)略的實(shí)施，并作為其重要的組成部分；另一方面它的總體規(guī)劃要立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來(lái)，而決不是一蹴而就的事業(yè)。一要根據(jù)高校人事檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案，在此基礎(chǔ)上，按年度擬訂出具體的工作計(jì)劃、項(xiàng)目組織和控制措施。二是搭建系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，充分考慮人事檔案信息的特殊性和安全性的需要，做到與內(nèi)部自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)相鏈接并采取授權(quán)管理，同時(shí)與公眾網(wǎng)絡(luò)實(shí)施最有效的網(wǎng)絡(luò)安全隔離設(shè)計(jì)方案。三是積累檔案數(shù)據(jù)資源。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的建立和更新是一個(gè)無(wú)止境的過(guò)程，更是檔案信息化建設(shè)核心的內(nèi)容。這就需要高校集中全校的人力、物力和財(cái)力同心協(xié)力地建設(shè)好這個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù),確保信息數(shù)據(jù)的完整、全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。因此,各高校要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制,加強(qiáng)人事檔案管理部門與紀(jì)檢、監(jiān)察、財(cái)務(wù)、審計(jì)等形成人事檔案材料部門的協(xié)調(diào)配合。高校尤其要加強(qiáng)組織和人事等部門在人事檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)，保證人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全和歸檔及時(shí)。同時(shí)，檔案管理人員還可以針對(duì)本校人事檔案管理的實(shí)際利用情況,以現(xiàn)實(shí)需要為前提,對(duì)一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,例如學(xué)歷、學(xué)位證書,近期的干部履歷表,干部職務(wù)任免,職稱審批表,各種資格證書等。四是開放檔案共享信息。只有可以向社會(huì)公開的檔案信息才能提取并通過(guò)與公眾網(wǎng)絡(luò)的鏈接實(shí)現(xiàn)社會(huì)化信息共享。無(wú)論是系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)的搭建、檔案資源數(shù)據(jù)的積累和檔案信息的共享，都無(wú)法一次完成，也不可能全面展開，而只能根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要和條件確定重點(diǎn)，進(jìn)行分階段的重點(diǎn)建設(shè)。目前各高校人事檔案信息化管理總體處于系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)搭建和檔案資源數(shù)據(jù)積累階段。只有分步驟、有重點(diǎn)地推進(jìn)實(shí)施，才能遵循科學(xué)的發(fā)展觀，真正實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。 3、注重高校人事檔案的信息安全。信息技術(shù)為高校人事檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給高校人事檔案管理帶來(lái)了安全隱患。對(duì)電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識(shí)讀性、存儲(chǔ)材料及載體的易損毀問(wèn)題的忽視，往往會(huì)造成檔案信息資源的丟失。因此，要從以下三方面做好信息的安全工作：一要對(duì)相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的保密級(jí)別進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能，處理好人事檔案資料的保密與利用的關(guān)系。設(shè)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠脩魴?quán)限管理機(jī)制，通過(guò)采取信息安全驗(yàn)證加密措施，建立嚴(yán)格的分層次用戶權(quán)限管理模式（包括對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)功能授權(quán)及對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限的嚴(yán)密控制），從而保證人事檔案在查閱利用中安全不泄密。二要確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。首先要數(shù)據(jù)安全，不能丟失數(shù)據(jù)；其次要建立高校人事檔案信息網(wǎng)站的安全機(jī)制，防止人事檔案信息遭受外部黑客的攻擊，電子郵件炸彈的轟炸、計(jì)算機(jī)病毒的感染、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上合法用戶的越權(quán)操作等等不安全因素。安全保密設(shè)計(jì)是高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)中最重要的環(huán)節(jié)，高校必須從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。要建立權(quán)限控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的分級(jí)操作和安全管理，認(rèn)真做好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作。第三，電子檔案對(duì)保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要加強(qiáng)防潮濕、防高溫、防輻射、防病毒等工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真做好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作。 4、展示學(xué)校的人才資源，增強(qiáng)學(xué)校的影響力。檔案的根本價(jià)值就在于提供利用，人事檔案也同樣如此，而且某些特殊人物的人事檔案所能起到的作用更是不可估量。某些珍存的人事檔案可作為對(duì)外交流的禮物和紐帶。因此，高校人事檔案管理部門應(yīng)充分利用所保存的杰出人物或知名教授等名人檔案，開發(fā)其中的信息資源，提高學(xué)校的影響力。例如可以編研出版學(xué)校人才庫(kù)、教授風(fēng)采等讀本或手冊(cè)，通過(guò)這些成果來(lái)向社會(huì)展示學(xué)校的人才實(shí)力，以吸引生源、師資，甚至吸引外來(lái)投資、交流項(xiàng)目，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展和繁榮。 5、加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)。高校在提高師資隊(duì)伍素質(zhì)時(shí)，強(qiáng)調(diào)碩士生、博士生的引進(jìn)和培養(yǎng)，有時(shí)是不惜重薪加大投入。但是對(duì)檔案管理人員素質(zhì)只是強(qiáng)調(diào)中共黨員才能上崗，對(duì)學(xué)歷層次、所學(xué)專業(yè)未作任何要求，導(dǎo)致檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上都提出了更高的要求。因此，可以通過(guò)以下幾個(gè)途徑加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。一是對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，選拔中青年、有潛力的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力；二是引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括有工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人才和相關(guān)專業(yè)高層次人才；三是整合IT行業(yè)的信息化人力資源，聘請(qǐng)專家、顧問(wèn)幫助提供技術(shù)支持和人才培養(yǎng)。
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