愛華網——某物業(yè)公司精細化管理實例分析
【客戶行業(yè)】物業(yè)行業(yè)
【問題類型】精細化管理
【客戶背景】
某物業(yè)集團是一家全國性的股份制物業(yè)管理集團，成立于1995年，是國家一級資質物業(yè)管理企業(yè)，是聯(lián)合20余家成員單位共同成立的物業(yè)服務集團化運營機構。該物業(yè)集團以物業(yè)服務為核心經營領域，同時跨越了房地產投資、商業(yè)物業(yè)經營的物業(yè)價值鏈上游，以及樓宇科技、電梯工程、停車場建設的物業(yè)價值鏈下游，是物業(yè)全生命周期綜合性服務機構。
該物業(yè)集團通過旗下各專業(yè)子公司為全國各地客戶服務，服務類型包括多/高層商住樓、別墅、服務式公寓、寫字樓、商場、市政公建、高等院校、醫(yī)院、大型社區(qū)等，形成了產品結構多元化的、龐大的專業(yè)服務體系，業(yè)務遍及全國20多個省、直轄市。
該物業(yè)集團以優(yōu)質的口碑贏得客戶信賴，整合全國百余個項目的成功運作經驗，厚積二十多年的物管文化，有信心與實力保障物業(yè)服務的專業(yè)素質，樹立物業(yè)管理的行業(yè)典范，為客戶提供持續(xù)不斷的價值。
【客戶現(xiàn)狀問題】
隨著業(yè)務的不斷擴展，該物業(yè)集團發(fā)展迅速，公司規(guī)模的擴大，帶來了部門設置的增多，部門與崗位職責的增加。這樣，在部門內部或部門間就出現(xiàn)了職責分工不明確的現(xiàn)象，職責的交叉，使得責任無法鑒定清楚、部門間配合不順暢，進而導致了工作效率的降低；同時，部門內部存在人員忙閑不均現(xiàn)象嚴重，部門及人員配置不合理，沒有一個可供衡量工作量的標準，管理的無標準，導致管理僅是憑感覺進行；遇到問題時，往往是部門之間或者是員工之間相互的推脫，問題得不到及時有效的解決。
另外，由于集團組織結構采用的依然是直線職能式的組織結構模式，該模式的應用對指令的傳達與確保執(zhí)行起到非常好的作用，但是在跨部門協(xié)作與支持方面的不足成為管理的短板。而且，由于部門管理人員的職業(yè)化水平不足，在管理過程中有效的檢查監(jiān)督不足、不到位的現(xiàn)象時有發(fā)生。如何規(guī)范企業(yè)運作，捋順部門與崗位職責成為該集團企業(yè)發(fā)展的關鍵所在。
【華恒智信分析解讀】
★ 通過對該集團所存在的部門內部、部門之間職責不清、員工責任不明的問題的把握，可以看出該企業(yè)在內部管理上應該先梳理清晰部門職責，只有內部理順了，才可以為外部競爭力的增強奠定基礎。而部門內部、部門之間職責的梳理，體現(xiàn)在企業(yè)的管理過程中，主要是通過精細化的管理來實現(xiàn)。
★ 所謂精細化管理，主要包括三個要素（如圖一所示），即組織結構與職能劃分、業(yè)務流程與管理流程優(yōu)化、崗位規(guī)范與工作標準，將三者有效地梳理清晰，將有利于企業(yè)效率的提高及工作的規(guī)范化。組織效率的提高又主要包括三個層面，即行業(yè)效率、部門效率和崗位效率，對于該集團而言，重點是提高部門效率和崗位效率。根據精細化管理的思路，企業(yè)在改革過程中，主要是進行部門職責的梳理、崗位說明書的編寫，部門間的協(xié)作配合規(guī)范等。???
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???????????????????????????????????? 圖一：精細化管理的三要素
【華恒智信解決方案】
根據企業(yè)實際情況，華恒智信顧問公司為企業(yè)提供了精細化管理的改革方案。所謂精細化，就是從思路上一般要體現(xiàn)流程化、定量化、信息化等要素，使紛繁復雜的工作盡可能地變成有條不紊的固化工作鏈。領導主要從事決策性的工作，而員工主要從事具體的常規(guī)性的工作。在精細化管理的過程中，重點強調精細化管理四原則——例行化、定時化、程序化、可視化。具體的四原則的內涵詳見圖二所示：
圖二：精細化管理的四原則
在精細化管理原則的指導下，首先，是將部門職責加以梳理，形成清晰明確的職責分工，在職責分工過程中，運用華恒智信特有的三級五角色分工工具將部門職責落實到每一位員工的身上，保證人人有職責，事事有備份。在職責梳理過程中，重點是要明確各部門、各崗位的工作職責內容、具體要求標準以及人員所承擔的角色責任。
其次，在部門職責梳理完畢之后，根據部門職責的內容，進行員工崗位說明書的編寫。部門崗位說明書的編寫，要注意從工作量、工作用時、頻次方面加以細化，通過對崗位職責的梳理，確定出員工的日周月季年工作事項。同時，在任職資格要求中，針對各崗位的性質，制定出該崗位任職者的必備要求和期望要求，為以后的招聘、培訓奠定基礎。
最后，在部門內部和崗位職責清晰的基礎上，要進一步明確部門之間的職責關系，梳理清楚各自的責任，制定部門協(xié)作配合事項內容及要求標準制度，規(guī)范各部門間的協(xié)調配合內容，加強部門之間的配合力度，以提高整體的工作效率。
總之，精細化管理，貴在細，但又貴在精。只有精和細真正地做到位了，基礎的管理也就上了一個大的臺階，企業(yè)的規(guī)范化與標準化也就自然而然建立起來了。
