愛華網(wǎng)???? 早上9點(diǎn)，上海佰草集化妝品有限公司（下稱佰草集）總經(jīng)理黃震來(lái)到單位，像往常一樣打開電腦，全國(guó)各門店每日零售報(bào)表瞬間展現(xiàn)在他面前。輕點(diǎn)鼠標(biāo)，5000公里左右外的新疆伊犁州伊寧市迎賓路天百國(guó)際購(gòu)物中心佰草集店的實(shí)時(shí)銷售情況、庫(kù)存品種一目了然。上班后首先查看各門店銷售情況已經(jīng)成為他多年的一個(gè)習(xí)慣。而在7年前，他需要一次次輸入密碼，登錄不同的幾套系統(tǒng)查找自己想要的內(nèi)容。 “上海家化銷售網(wǎng)點(diǎn)遍布全國(guó)各地，我們必須依靠強(qiáng)大的信息化管理系統(tǒng)來(lái)制訂采購(gòu)計(jì)劃，決策企業(yè)經(jīng)營(yíng)。”佰草集母公司上海家化聯(lián)合股份公司（下稱上海家化）董事長(zhǎng)葛文耀對(duì)《中國(guó)經(jīng)濟(jì)和信息化》記者說(shuō)。 “遍及全國(guó)的信息化銷售網(wǎng)絡(luò)能夠使公司的產(chǎn)品以快捷、經(jīng)濟(jì)的方式到達(dá)消費(fèi)者手中，同時(shí)將消費(fèi)者的需求、反饋意見迅速反映到公司，保證了上海家化的產(chǎn)品獲得消費(fèi)者長(zhǎng)期的信賴與支持?！鄙虾＜一笨偨?jīng)理王茁說(shuō)。 然而8年前，上海家化各部門圍繞不同的業(yè)務(wù)使用著銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、庫(kù)存等五花八門的信息系統(tǒng)竟然多達(dá)30多套，各信息系統(tǒng)之間卻難以統(tǒng)一和共享，信息孤島現(xiàn)象頻頻發(fā)生。 智能升級(jí) 2004年，上海家化生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，而信息化的應(yīng)用系統(tǒng)根本無(wú)法把公司的各類信息整合到一起，各個(gè)部門也得不到自己需要的準(zhǔn)確信息。 寶潔、聯(lián)合利華、歐萊雅等國(guó)際知名同行已經(jīng)開始實(shí)施一體化的信息化系統(tǒng)建設(shè)。葛文耀并不希望上海家化在信息化領(lǐng)域矮人一截，他希望通過(guò)信息化建設(shè)提高公司的市場(chǎng)反應(yīng)力。 葛文耀介紹，在普通公眾還不知道計(jì)算機(jī)為何物的上世紀(jì)80年代，上海家化就從國(guó)外引進(jìn)了當(dāng)時(shí)比較先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，將人事、財(cái)務(wù)等部分業(yè)務(wù)使用計(jì)算機(jī)來(lái)管理，1987年就部署了基礎(chǔ)的局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各部門之間的聯(lián)通和資源共享。 1993年獨(dú)立開發(fā)了經(jīng)銷商信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)了營(yíng)銷數(shù)據(jù)月報(bào)表。這在當(dāng)時(shí)的日化行業(yè)是史無(wú)前例的創(chuàng)舉。1998年，上海家化開始利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸銷售數(shù)據(jù)，并開始根據(jù)各地匯總的信息調(diào)整生產(chǎn)。也正是因?yàn)槠鸩皆?，信息化推進(jìn)積極才形成了30多套不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的局面。 在企業(yè)內(nèi)部，部門協(xié)同、各類信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享的呼聲也越來(lái)越高，采用一體化的系統(tǒng)，推進(jìn)新一輪信息化建設(shè)的任務(wù)迫在眉睫。 上海家化先是制定了未來(lái)35年的信息化實(shí)施規(guī)劃，對(duì)于信息化構(gòu)架以及建設(shè)方向等做出了明確的設(shè)定。
然而，新的IT系統(tǒng)規(guī)劃并沒有贏得所有人的認(rèn)可。規(guī)劃剛實(shí)施，業(yè)務(wù)部門就提出了各種各樣的問題，有人質(zhì)疑規(guī)劃的系統(tǒng)和原來(lái)沒什么差別，是勞民傷財(cái)；有人認(rèn)為一旦新系統(tǒng)應(yīng)用將會(huì)降低工作效率。 如何讓員工真心實(shí)意地接受進(jìn)而支持信息化的推動(dòng)，這需要經(jīng)過(guò)一番努力。上海家化沒有像別的企業(yè)那樣一聲令下，強(qiáng)行推進(jìn)新系統(tǒng)更替，而是采用了與通常業(yè)務(wù)流程重組的做法。 上海家化開始從用事實(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)員工進(jìn)行了說(shuō)服。信息化部門首先成功上線了一套商業(yè)智能（BI）系統(tǒng)。因?yàn)樯虾＜一?0多套各式各樣的信息系統(tǒng)存在一個(gè)共同的特點(diǎn)，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)分散在多個(gè)不同的服務(wù)器中，導(dǎo)致查詢和分析極為不方便?？梢韵乳_發(fā)一款能夠把各系統(tǒng)的客戶資料、原材料信息關(guān)鍵數(shù)據(jù)等抽取出來(lái)，組建成一個(gè)主數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品的軟件，呈現(xiàn)給用戶一個(gè)唯一的Web界面的、橫跨歷史時(shí)期的、可多緯度分析的數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，就可以將上海家化的各類信息以一種實(shí)時(shí)的姿態(tài)，呈現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層和業(yè)務(wù)部門面前。公司的銷售、生產(chǎn)、供應(yīng)等部門立刻就可以根據(jù)歷史數(shù)據(jù)開展經(jīng)營(yíng)分析工作，成為名副其實(shí)的“出報(bào)表的系統(tǒng)”。最后，盡管商業(yè)智能系統(tǒng)只是一個(gè)很簡(jiǎn)單的軟件系統(tǒng)，但是它簡(jiǎn)單、易用、高效的優(yōu)點(diǎn)贏得了普遍好評(píng)。 商務(wù)智能系統(tǒng)的建立從技術(shù)層面解決了一些暫時(shí)的問題，也使得各系統(tǒng)之間缺乏互相關(guān)聯(lián)的問題明顯暴露，因此建立一個(gè)完整而集成的系統(tǒng)成為員工普遍的心聲。 系統(tǒng)上線 如此一來(lái)，公司引入ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)有了。商業(yè)智能系統(tǒng)為ERP上線奠定了廣泛的共識(shí)。為了向公司的中層干部和業(yè)務(wù)骨干灌輸信息化的概念和意識(shí)，項(xiàng)目小組還邀請(qǐng)了信息化專家做咨詢顧問，因?yàn)樾畔⒐芾聿块T雖然已經(jīng)在內(nèi)部做了很多認(rèn)識(shí)上的鋪墊，但如果讓外面的專家來(lái)表述會(huì)比自己說(shuō)更客觀、更有說(shuō)服力。 到2005年上半年底，上海家化在上海、海南、成都、大連分別有自己的生產(chǎn)基地，獨(dú)立法人機(jī)構(gòu)的分公司多達(dá)40家，門店1000家以上，業(yè)務(wù)的增加需要更強(qiáng)大的信息化力量的支持。 2005年8月15日，上海家化ERP項(xiàng)目如期啟動(dòng)，當(dāng)天在公司總部及5家分公司同時(shí)實(shí)施ERP的財(cái)務(wù)、物料和分銷等模塊。ERP系統(tǒng)的上線，改變了之前各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)職能分散的現(xiàn)狀，將所有關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)流程全部串聯(lián)了起來(lái)，覆蓋財(cái)務(wù)、銷售、供應(yīng)鏈三大業(yè)務(wù)領(lǐng)域，建立了統(tǒng)一集成的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了集中控制，分散運(yùn)營(yíng)。 “ERP系統(tǒng)上線后，財(cái)務(wù)人員不僅能夠看到總賬上面的憑證，同時(shí)能夠看到應(yīng)付、應(yīng)收的憑證，包括發(fā)票、發(fā)貨單、出庫(kù)單、銷售訂單都一一對(duì)應(yīng)?！鄙虾＜一畔⒐芾聿靠偙O(jiān)孫昊說(shuō)。 并不是所有的人都持有肯定態(tài)度。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用必然會(huì)帶來(lái)業(yè)務(wù)流程和工作模式的變化，也正是這種變化體現(xiàn)出信息化的效益，但這種變化也往往成為實(shí)施ERP的阻力之一。 ERP系統(tǒng)上線后，因公司總部涉及業(yè)務(wù)面廣，出現(xiàn)了各種不適應(yīng)。財(cái)務(wù)人員認(rèn)為，原來(lái)的系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單，開錯(cuò)一張發(fā)票，自己重新開一張就好了，ERP系統(tǒng)下要求開錯(cuò)發(fā)票要從訂單或者發(fā)貨單開始做反沖，降低了工作效率。其實(shí)，更讓他們難堪的是出錯(cuò)反沖還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。生產(chǎn)部門也有人抱怨，原來(lái)產(chǎn)品出庫(kù)錄入系統(tǒng)只要輸入號(hào)碼、品牌、型號(hào)就行，而新的系統(tǒng)做發(fā)運(yùn)單，必須將重量、體積全部錄入系統(tǒng)，增加了工作量。 “ERP系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)把所有工作流程組織在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，加強(qiáng)了各環(huán)節(jié)的管理控制，減少數(shù)據(jù)重復(fù)輸入，提高了企業(yè)的整體效率。個(gè)別人的效率是降低了，但是企業(yè)整體的效率高了，因?yàn)檫@避免了大問題的產(chǎn)生?！睂O昊說(shuō)。 新系統(tǒng)啟用后，銷售公司有一次反映，財(cái)務(wù)沒有對(duì)產(chǎn)品銷售成本核價(jià)，已經(jīng)生產(chǎn)的產(chǎn)品無(wú)法排單發(fā)貨了。原來(lái)，按照過(guò)去的流程，生產(chǎn)廠將產(chǎn)品生產(chǎn)完畢，銷售公司就可以發(fā)貨，很多結(jié)算工作等到月底才處理，財(cái)務(wù)信息次月月結(jié)后才能反映。而新系統(tǒng)中的流程是生產(chǎn)廠做完工確認(rèn)和成品入庫(kù)，然后從生產(chǎn)廠轉(zhuǎn)儲(chǔ)到銷售公司，由銷售部發(fā)貨。問題就在于，產(chǎn)品發(fā)貨前一定要進(jìn)行成本核價(jià)。也就是這批貨的成本究竟是多少，必須由財(cái)務(wù)部門給出一個(gè)核算的價(jià)格，生產(chǎn)廠的生產(chǎn)成本雖然確定，但要在銷售公司的銷售成本確定后才能將這批貨排單、發(fā)貨。但在實(shí)際操作中，財(cái)務(wù)部門還沒有在ERP系統(tǒng)內(nèi)對(duì)這批貨進(jìn)行核價(jià)，由此造成銷售公司無(wú)法在物流系統(tǒng)上向第三方物流發(fā)出發(fā)貨單。孫昊發(fā)現(xiàn)問題后趕忙協(xié)調(diào)生產(chǎn)和財(cái)務(wù)兩個(gè)部門，并將規(guī)范的流程固定在系統(tǒng)上。 經(jīng)過(guò)兩次升級(jí)后，2007年底，這套系統(tǒng)在上海家化旗下的絕大部分分公司已經(jīng)部署完畢。ERP項(xiàng)目建設(shè)部署完成，確立了統(tǒng)一集成的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，消除了“信息孤島”，業(yè)務(wù)瓶頸被化解。 新需求 來(lái)自市場(chǎng)的需求和挑戰(zhàn)是企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)、實(shí)施ERP系統(tǒng)、開展信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，也是當(dāng)前上海家化信息化團(tuán)隊(duì)最大的挑戰(zhàn)。 在全面實(shí)施ERP系統(tǒng)后，提高效率、整合系統(tǒng)的需求已經(jīng)被滿足，但是新的需求又來(lái)了。從查數(shù)據(jù)到做報(bào)表，從做分析到上系統(tǒng)。2011年，上海家化分管研發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)提出要對(duì)配方一致性進(jìn)行管理，要求將配方研發(fā)到中試再到投料進(jìn)行嚴(yán)格管控。這個(gè)需求提出的背景是，上海家化中央工廠每生產(chǎn)投料一次，都要人工將相關(guān)參數(shù)輸入電腦，極易造成差錯(cuò)和配方秘密的泄露，上海家化信息部經(jīng)過(guò)3個(gè)月的努力工作實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的上線目標(biāo)。 新的需求不止于此。銷售部希望系統(tǒng)能夠幫忙分析業(yè)務(wù)員的績(jī)效，市場(chǎng)部希望能夠整個(gè)新的客戶管理系統(tǒng)。為此，信息部的員工常常加班到晚上八九點(diǎn)，甚至通宵達(dá)旦。當(dāng)前他們還在鉆研一個(gè)尚未立項(xiàng)的潛在客戶挖掘系統(tǒng)，一旦系統(tǒng)研發(fā)成功將直接有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的提升。 如今，上海家化在向“時(shí)尚產(chǎn)業(yè)”轉(zhuǎn)型的道路上已經(jīng)確立了信息化在公司發(fā)展中的戰(zhàn)略地位。在面對(duì)日化行業(yè)激烈的競(jìng)爭(zhēng)以及多品牌國(guó)際化的市場(chǎng)格局，上海家化信息化遇到的挑戰(zhàn)會(huì)越來(lái)越多。“第二輪信息化上海家化起步晚，后來(lái)通過(guò)補(bǔ)課，實(shí)現(xiàn)了趕超，在以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)為代表的第三次信息化浪潮中，我們爭(zhēng)取走在前面。”王茁說(shuō)。
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