? ?企業(yè)知識(shí)管理不能止步于企業(yè)知識(shí)庫

　　企業(yè)開展知識(shí)管理有一個(gè)“套路”，就是搭建知識(shí)庫，然后要求把散落在各處的文檔（管理類的、技術(shù)類的、項(xiàng)目類的等）上傳到知識(shí)庫中，形成企業(yè)集中的電子文檔中心。這一做法在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)管理知識(shí)、項(xiàng)目知識(shí)和技術(shù)知識(shí)的普及，促進(jìn)了知識(shí)交流和知識(shí)集中，為進(jìn)一步的知識(shí)管理行動(dòng)奠定了基礎(chǔ)。

　　從管理學(xué)的角度講，要對一個(gè)事物進(jìn)行管理，首先要對管理對象有個(gè)基本的了解，對管理對象的規(guī)模、數(shù)量、狀態(tài)有個(gè)總體的把握，“沒有數(shù)量就沒有管理”。知識(shí)管理的對象是知識(shí)，文檔是載體，不依賴載體而存在的知識(shí)是不可想象的。因此，通過知識(shí)庫這一平臺(tái)，匯聚企業(yè)知識(shí)文檔，清點(diǎn)企業(yè)知識(shí)文檔，對知識(shí)文檔進(jìn)行分類，就成為啟動(dòng)企業(yè)知識(shí)管理的前置工作。

　　知識(shí)庫是知識(shí)管理的第一步，企業(yè)知識(shí)庫也是組織知識(shí)管理的第一步。知識(shí)管理有個(gè)人知識(shí)管理，有組織知識(shí)管理，組織知識(shí)管理是以團(tuán)隊(duì)集體的形式，對企業(yè)知識(shí)進(jìn)行有計(jì)劃、有組織的管理行為，是與企業(yè)生產(chǎn)和企業(yè)經(jīng)營管理密切結(jié)合的。如果企業(yè)知識(shí)管理止步于建立和使用知識(shí)庫，那么知識(shí)管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相結(jié)合，就完全依賴于個(gè)人積極性，依賴于個(gè)人知識(shí)管理行為，由于沒有在企業(yè)知識(shí)庫的基礎(chǔ)上，推動(dòng)知識(shí)管理向縱深發(fā)展，造成了國內(nèi)許多企業(yè)知識(shí)管理停滯不前。

　　如何讓企業(yè)擺脫這一困境，答案就是在組織層面上開展知識(shí)產(chǎn)品工作。

　　知識(shí)產(chǎn)品和知識(shí)文檔的區(qū)別

　　工作文檔不等于是知識(shí)文檔，知識(shí)文檔是工作過程中產(chǎn)生的具有參考和復(fù)用價(jià)值的文檔，包括企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目交付物、工作報(bào)告等，外部的行業(yè)信息、客戶信息、專業(yè)技術(shù)資料等。知識(shí)文檔一般不應(yīng)包括簡單的、純流程型的文檔，如內(nèi)部會(huì)議通知、項(xiàng)目關(guān)閉申請；不包括管理時(shí)效性短、無保存價(jià)值的文檔，如面試人員安排時(shí)間表。一般的工作文檔容易獲得，但是復(fù)用性差。

　　知識(shí)產(chǎn)品是對已有知識(shí)的整理、加工形成的標(biāo)準(zhǔn)化、架構(gòu)化、模型化知識(shí)和最佳實(shí)踐，其主要分為以下四類：

　　標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)是指在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序。如控制程序、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、指南、模板、表單等體系文件中包含了標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)；

　　架構(gòu)化知識(shí)是指對一個(gè)結(jié)構(gòu)內(nèi)的元素及元素間關(guān)系的一種主觀映射，強(qiáng)調(diào)整體性，架構(gòu)化知識(shí)，反映了人們對復(fù)雜系統(tǒng)和大系統(tǒng)的了解和掌握，如工作規(guī)劃文件、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)文件、系統(tǒng)架構(gòu)說明文件中包含了架構(gòu)性知識(shí)；

　　模型化知識(shí)是指用以分析問題的概念、數(shù)學(xué)關(guān)系、邏輯關(guān)系和算法序列的表示體系，如業(yè)務(wù)領(lǐng)域模型、數(shù)據(jù)模型、構(gòu)件、診斷工具等中包含了模型化知識(shí)；

　　最佳實(shí)踐是指在行業(yè)內(nèi)產(chǎn)生顯著效果并且能夠適用于其他地方的優(yōu)秀實(shí)踐，例如集團(tuán)管控模式、生產(chǎn)協(xié)同調(diào)度解決方案等中包含了最佳實(shí)踐知識(shí)。

　　一般而言，知識(shí)產(chǎn)品是在知識(shí)文檔的基礎(chǔ)上加工整理而成，兩者之間關(guān)系如圖1所示：

　　圖1 知識(shí)產(chǎn)品與知識(shí)文檔的關(guān)系

　　項(xiàng)目型企業(yè)從知識(shí)文檔到知識(shí)產(chǎn)品

　　1．項(xiàng)目過程中的知識(shí)文檔的獲取。

　　項(xiàng)目過程中的文檔管理是公司項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，在項(xiàng)目計(jì)劃階段，項(xiàng)目組應(yīng)列出本項(xiàng)目在不同階段計(jì)劃產(chǎn)出的知識(shí)文檔；在項(xiàng)目實(shí)施階段，項(xiàng)目組應(yīng)按照實(shí)施進(jìn)度及時(shí)把知識(shí)文檔上傳到知識(shí)庫，公司項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目知識(shí)審計(jì)，把項(xiàng)目組知識(shí)文檔上傳情況納入到項(xiàng)目考核中。

　　2．對項(xiàng)目文檔進(jìn)行提煉形成知識(shí)產(chǎn)品。

　　每個(gè)項(xiàng)目都需要在公司已有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，把創(chuàng)新點(diǎn)進(jìn)行提煉加工形成知識(shí)產(chǎn)品，方便以后項(xiàng)目的復(fù)用，提高以后項(xiàng)目的效率和質(zhì)量，使公司永葆創(chuàng)新活力。神華信息總結(jié)出了“項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)品提煉五步法”，如圖2所示：

　　圖2 項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)品提煉五步法

　　（1）篩選。

　　對項(xiàng)目文檔進(jìn)行篩選，初步挑選可進(jìn)行提煉的文檔，主要針對項(xiàng)目中模板、工具及成果文檔，篩選的標(biāo)準(zhǔn)主要有兩點(diǎn)：

　　該知識(shí)文檔在公司已有的標(biāo)準(zhǔn)化、模型、架構(gòu)、最佳實(shí)踐研究等方面存在創(chuàng)新；

　　該知識(shí)文檔的創(chuàng)新在以后的工作中具有復(fù)用價(jià)值。

　　（2）拆分。

　　將文檔中有價(jià)值的知識(shí)點(diǎn)與無用的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行拆分，拆分的標(biāo)準(zhǔn)如下：

　　拆分的顆粒度按照使用的習(xí)慣進(jìn)行拆分，要具有相對獨(dú)立性；

　　要確保知識(shí)點(diǎn)的質(zhì)量，刪除沒有復(fù)用價(jià)值的內(nèi)容。

　　（3）歸類。

　　在知識(shí)管理當(dāng)中，企業(yè)建立了知識(shí)內(nèi)容體系，劃分了知識(shí)的類別和層次。知識(shí)類別是知識(shí)內(nèi)容體系的“骨架”，內(nèi)容體系還應(yīng)該有“肉”。這些“肉”應(yīng)該是知識(shí)模塊和知識(shí)點(diǎn)，而知識(shí)模塊和知識(shí)點(diǎn)同時(shí)也是構(gòu)成知識(shí)產(chǎn)品的“肉”。歸類就是將項(xiàng)目文檔中拆分下來的按內(nèi)容體系的類別歸集，形成同類知識(shí)的聚集。

　　（4）匯總。

　　匯總的過程要打破時(shí)間、項(xiàng)目和部門的界限，將本公司、本行業(yè)的同類知識(shí)匯總到一起。匯總的過程也是甄別和淘汰的過程，要把認(rèn)識(shí)膚淺的知識(shí)描述淘汰掉，留下認(rèn)識(shí)正確和描述全面的知識(shí)。如果以前已有同類知識(shí)積累，匯總的時(shí)候就要將新的知識(shí)內(nèi)容與以前的知識(shí)融合在一起；如果以前的同類知識(shí)缺乏本次獲取的知識(shí)，則要?jiǎng)?chuàng)建新的知識(shí)。

　　（5) 加工。

　　對項(xiàng)目文檔有價(jià)值和創(chuàng)新的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行加工提煉，需要進(jìn)行以下處理；

　　信息處理：隱去客戶信息、違反保密協(xié)議等相關(guān)信息；

　　解釋：針對關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行原理解釋或者使用注意事項(xiàng)解釋等；

　　版本記錄：針對知識(shí)產(chǎn)品進(jìn)行版本記錄，或說明修訂信息;

　　3．公司統(tǒng)一組織對知識(shí)產(chǎn)品的研發(fā)。

　　由于項(xiàng)目受資源、目標(biāo)限制，項(xiàng)目組僅能做很少的知識(shí)產(chǎn)品提煉工作，考慮到工作量比較大、知識(shí)積累跨部門和跨項(xiàng)目的特點(diǎn)，大部分的知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)都需要公司統(tǒng)一組織。公司成立知識(shí)專家組、知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)管理部門和各知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)組。公司對知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)提供人力、財(cái)力等資源支持。

　　知識(shí)專家組負(fù)責(zé)本專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)管理和知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)工作；負(fù)責(zé)對本專業(yè)領(lǐng)域研發(fā)的知識(shí)產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)審，不斷提高知識(shí)產(chǎn)品成熟度。知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)管理部門負(fù)責(zé)組織制定知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、組織建立知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目組、監(jiān)督知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)過程、組織知識(shí)產(chǎn)品的驗(yàn)收與推廣。各知識(shí)產(chǎn)品研發(fā)組負(fù)責(zé)完成知識(shí)產(chǎn)品既定的目標(biāo)和任務(wù)。

　　如果公司有大量的、比較成熟的知識(shí)產(chǎn)品可以讓項(xiàng)目組應(yīng)用，項(xiàng)目組成員主要針對客戶的個(gè)性化需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，一方面可以保證項(xiàng)目質(zhì)量，另一方面又降低了對項(xiàng)目組成員個(gè)體能力的依賴。但這需要公司投入巨大的資源進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)品的研發(fā)工作。例如埃森哲全球各地區(qū)共分布著543名知識(shí)管理專員，負(fù)責(zé)知識(shí)戰(zhàn)略制定、行業(yè)研究以及知識(shí)的歸納和整理，為具體項(xiàng)目提供大量的行業(yè)和數(shù)據(jù)知識(shí)背景支持。

　　總之，知識(shí)管理絕不是僅對已有知識(shí)文檔的管理，公司應(yīng)加強(qiáng)對知識(shí)產(chǎn)品的提煉、加工形成知識(shí)產(chǎn)品。知識(shí)產(chǎn)品的儲(chǔ)存也可有別于一般的知識(shí)文檔，方便獲取。知識(shí)產(chǎn)品是公司核心的知識(shí)資產(chǎn)，是公司沉淀的最佳實(shí)踐，是員工工作的有力武器。

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