愛(ài)華網(wǎng)???? 一．樹(shù)立檔案信息觀是創(chuàng)新的前提 信息時(shí)代的到來(lái),知識(shí)和信息越來(lái)越成為比資產(chǎn)更重要的資源,檔案部門(mén)作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分,正面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn),樹(shù)立“檔案是信息資源的觀念”非常重要。現(xiàn)代檔案工作人員如何看待信息技術(shù),如何認(rèn)識(shí)信息網(wǎng)絡(luò)的功能,這是衡量信息觀念與否的一個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)要求我們要牢固地樹(shù)立“信息就是財(cái)富”的觀念,積極主動(dòng)地去挖掘、搜集、利用有利于檔案工作開(kāi)展的各種信息,敏銳地感受社會(huì)信息的變化,從而更好地開(kāi)展檔案工作。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,信息資源已成為人類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源,早在1984年,鄧小平同志就提出“開(kāi)發(fā)信息資源,服務(wù)四化建設(shè)”。檔案信息化建設(shè)可以將檔案信息資源合理配置、科學(xué)管理,使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化,以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需要。檔案作為一種信息資源,可以為科學(xué)研究、文化建設(shè)、加強(qiáng)管理服務(wù),也可以為宣傳報(bào)道、業(yè)務(wù)咨詢(xún)提供信息保障,樹(shù)立“檔案是信息資源的觀念”,認(rèn)識(shí)檔案是信息資源的重要性,為開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面創(chuàng)造良好的條件。 二．加強(qiáng)檔案信息專(zhuān)門(mén)人才的培養(yǎng)是創(chuàng)新的關(guān)鍵 檔案信息化,必然使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念,按照檔案工作現(xiàn)代化的要求,自覺(jué)學(xué)習(xí)和更新知識(shí),運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實(shí)踐,不斷創(chuàng)新檔案管理工作。因此,要有針對(duì)性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又熱愛(ài)檔案事業(yè)的專(zhuān)門(mén)人才,以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。要努力學(xué)習(xí)信息知識(shí),提高信息能力;掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識(shí);培養(yǎng)信息獲取和開(kāi)發(fā)利用的能力、信息選擇能力、信息預(yù)測(cè)能力、信息加工、開(kāi)發(fā)、傳輸、存儲(chǔ)、調(diào)閱和吸收等能力;能對(duì)信息進(jìn)行綜合分析,整理排序,歸類(lèi)處理,充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展,作為現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者,不再是以往的檔案管理員,必須具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力,創(chuàng)造新知識(shí)信息,努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更高的綜合素質(zhì)。因此,現(xiàn)代檔案人員應(yīng)由一般的管理者變?yōu)闄n案信息專(zhuān)家,由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”,成為檔案信息建設(shè)的行家里手。盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ),復(fù)合性人才為重點(diǎn)的高科技人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系,滿足檔案信息化建設(shè)的需要。 三．不斷豐富檔案信息資源是創(chuàng)新的基礎(chǔ) 檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化工作的一部分,而檔案信息數(shù)字化又是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容,檔案信息數(shù)字化對(duì)加快信息化建設(shè)具有重要意義。檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的基本條件和前提,無(wú)數(shù)字化檔案資源庫(kù),數(shù)字檔案館就沒(méi)有發(fā)揮其職能的物質(zhì)基礎(chǔ)；沒(méi)有檔案資源數(shù)字化, 檔案智能化服務(wù)、檔案信息網(wǎng)上傳遞就無(wú)從談起,檔案對(duì)外開(kāi)放與國(guó)際接軌進(jìn)行信息交流,實(shí)現(xiàn)信息資源共享也很難達(dá)到預(yù)期的效果。檔案信息化中的“信息”實(shí)質(zhì)上是指“檔案信息資源”,它是檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ),那就要求我們積極主動(dòng)地去挖掘、搜集各種有價(jià)值的信息,敏銳地感受社會(huì)信息的變化;運(yùn)用一定的技術(shù)手段創(chuàng)造適宜的社會(huì)條件,將其視為一種社會(huì)資源加以開(kāi)發(fā)和利用。那么,檔案信息資源作為檔案信息在活動(dòng)中的基本資源,在量的積累上要達(dá)到一定高度,經(jīng)過(guò)整合之后能普遍地應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域,不斷豐富和完善檔案資源建設(shè),使檔案信息不斷“數(shù)字化”,是檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo),也是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。 四．更新管理手段改善服務(wù)方式是創(chuàng)新的目的 由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用,出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案,這些新型檔案管理無(wú)法運(yùn)用傳統(tǒng)的模式和管理手段來(lái)實(shí)施。因此,必須創(chuàng)新管理手段,建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。
通過(guò)檔案信息化,檔案的日常管理、分類(lèi)、查詢(xún)等工作都可以由信息系統(tǒng)來(lái)完成,通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入大量的檔案信息并編制各種專(zhuān)題目錄,真正實(shí)現(xiàn)檔案資料方便快速檢索,實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡,從而大大提高了檔案檢索的效率;全面啟動(dòng)檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè);建設(shè)互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平臺(tái)和查詢(xún)利用系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享,最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。 五．加快檔案信息化建設(shè)是創(chuàng)新的重要內(nèi)容 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,就要加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專(zhuān)兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等。加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。尤其是推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案,提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。 加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)。檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面,也是檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前,大量電子文件的產(chǎn)生推動(dòng)了檔案信息化建設(shè),檔案現(xiàn)代化管理,其重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)電子文件的收集歸檔與管理上,既要努力收集到歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件,又要切實(shí)實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化的有效接軌,及時(shí)接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件,為歸檔單位和利用者提供服務(wù);檔案館要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對(duì)收集歸檔的電子文件進(jìn)行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲(chǔ)數(shù)字化。 加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。通過(guò)軟件系統(tǒng)對(duì)所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等各個(gè)方面能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)的有效管理、控制,實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化。該系統(tǒng)是以檔案館為中心,覆蓋歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)。 扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)的信息資源,數(shù)字檔案館必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。首先加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),然后開(kāi)展對(duì)重要檔案的數(shù)字化建設(shè),建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù),最后將所有館藏檔案全部數(shù)字化?？傊?檔案工作部門(mén)要抓住信息化建設(shè)的大好機(jī)遇,與時(shí)俱進(jìn),全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源,積極探索信息時(shí)代檔案工作的新思路,以開(kāi)創(chuàng)新時(shí)期檔案工作新局面。
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