愛(ài)華網(wǎng)怎樣做一個(gè)合格的秘書(shū)
——咨詢(xún)?nèi)沼浿?/p>
總經(jīng)理秘書(shū)小藤得知我是學(xué)中文的，也做過(guò)總經(jīng)理秘書(shū)（二十幾年前的廠(chǎng)長(zhǎng)秘書(shū)就是現(xiàn)在的總經(jīng)理秘書(shū)），便向我討教如何做一個(gè)合格的秘書(shū)。我和她聊了二句，因網(wǎng)絡(luò)中斷，便中止了。想想這樣的問(wèn)題應(yīng)該同樣困擾著許許多多的年輕秘書(shū)。做過(guò)總經(jīng)理的我，對(duì)如何做好秘書(shū)工作也有了更全面的把握。故此，決定把個(gè)人經(jīng)驗(yàn)條理化，以期對(duì)更多的秘書(shū)們有所幫助。我想從個(gè)人素質(zhì)、職業(yè)準(zhǔn)備和例外應(yīng)對(duì)三個(gè)方面來(lái)介紹一個(gè)合格秘書(shū)應(yīng)該具備的基本功。
一、一個(gè)合格秘書(shū)的個(gè)人素質(zhì)至少要具備三個(gè)條件：
1、 語(yǔ)言表達(dá)能力。
熟練本國(guó)語(yǔ)言的口頭表達(dá)與書(shū)面表達(dá)能力。這其中包含一個(gè)速記能力。沒(méi)有對(duì)本國(guó)語(yǔ)言的熟練運(yùn)用，速記是做不好的。當(dāng)然你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力。總之，各種會(huì)議要完整記錄，領(lǐng)導(dǎo)口述工作也需要準(zhǔn)確記錄。
有一定的外國(guó)語(yǔ)基礎(chǔ)。因?yàn)槿蚪?jīng)濟(jì)一體化之后，中文夾雜外文的文章與宣傳資料太多了。
2、 人際關(guān)系處理能力
總經(jīng)理由于日理萬(wàn)機(jī)的緣故，很多溝通協(xié)調(diào)或跟進(jìn)的事務(wù)工作，都會(huì)交給秘書(shū)辦理。傳達(dá)指令或了解工作進(jìn)度，會(huì)成為秘書(shū)的主要工作。如果你沒(méi)有一定的人際關(guān)系處理能力，完全以命令或傳令兵的口吻對(duì)待溝通對(duì)象，多半會(huì)吃虧。你溝通的對(duì)象在企業(yè)多數(shù)都比你職位高、資格老，沒(méi)有對(duì)他們的尊敬，你就會(huì)寸步難行。
當(dāng)然，總經(jīng)理秘書(shū)由于頭上的光環(huán)，在向下溝通時(shí)會(huì)受到人們的尊敬，如果你把人們對(duì)這個(gè)職務(wù)的尊重當(dāng)作對(duì)你個(gè)人的肯定，久而久之，你會(huì)上當(dāng)受騙。人們對(duì)你敬而遠(yuǎn)之，你不能獲得準(zhǔn)確信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或貶謫的時(shí)機(jī)也就不遠(yuǎn)了。
人際關(guān)系處理能力往簡(jiǎn)單里說(shuō)，就是通過(guò)尊重溝通對(duì)象獲得你想要的信息或資源。
總經(jīng)理秘書(shū)帽子大、實(shí)權(quán)小，放低身段，虛心學(xué)習(xí)，你的工作就能做到輕而易舉，否則，就會(huì)四面樹(shù)敵。
3、 較強(qiáng)的心理承受能力
當(dāng)你傳遞的信息造成溝通對(duì)象的心理壓力或利益損失時(shí)，比如處罰決定、額外任務(wù)等等，對(duì)方會(huì)把對(duì)這個(gè)決定的不滿(mǎn)發(fā)泄到你頭上。如果你不明就里，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種情況下，你要做的是笑容滿(mǎn)面、洗耳恭聽(tīng)，等他說(shuō)完。你只需要再補(bǔ)充一句：“我傳達(dá)的內(nèi)容您都聽(tīng)明白了。有什么不滿(mǎn)，我想您親自和總經(jīng)理談?wù)?，一定能得到圓滿(mǎn)解決。我勸您也別生氣，雖然工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見(jiàn)?！?/p>
有時(shí)候，你也可能要承受來(lái)自總經(jīng)理的誤解和斥責(zé)。不要當(dāng)面頂撞，雨過(guò)自然天晴。等總經(jīng)理心平氣和了，你再解釋?zhuān)`會(huì)一定會(huì)冰消瓦解。
因此，沒(méi)有一定的心理承受能力，秘書(shū)這碗飯你最好別端。
二、一個(gè)合格秘書(shū)的職業(yè)準(zhǔn)備也要做到三條：
1、 對(duì)你所在行業(yè)有一個(gè)基本的了解。
畢業(yè)于什么院校、學(xué)過(guò)什么專(zhuān)業(yè)都不重要。對(duì)本行業(yè)的了解是你做好秘書(shū)工作的首要條件。了解這個(gè)行業(yè)，了解這個(gè)行業(yè)的專(zhuān)用俗語(yǔ)，了解這個(gè)行業(yè)的基本規(guī)則，是你做好工作的基礎(chǔ)。否則，與人交流，你會(huì)感到困難重重。
2、 對(duì)本企業(yè)歷史與現(xiàn)狀的全面了解。
換個(gè)說(shuō)法，就是了解本企業(yè)的企業(yè)文化。了解本企業(yè)的價(jià)值觀、行事方式、人文典故、發(fā)展演變進(jìn)程，有助于在新制度、新政策出臺(tái)時(shí)，你能準(zhǔn)確判斷員工反映，有助于你在向總經(jīng)理建言獻(xiàn)策時(shí)，掌握同類(lèi)事情的處理尺度。
3、 對(duì)本企業(yè)運(yùn)行流程的全面掌握。
對(duì)本企業(yè)運(yùn)行流程的全面掌握包含對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程的一般了解。沒(méi)有對(duì)本企業(yè)生產(chǎn)工藝流程的了解，你會(huì)說(shuō)外行話(huà)，或者討論生產(chǎn)管理時(shí)，你做不了記錄。對(duì)企業(yè)運(yùn)行流程的全面把握，是你跟蹤企業(yè)例會(huì)記錄或落實(shí)總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的路線(xiàn)圖。不了解企業(yè)的運(yùn)行流程，開(kāi)展工作就無(wú)從下手。
如何了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)工藝與運(yùn)行流程？我認(rèn)為沒(méi)有捷徑可走，只有到各個(gè)工序?qū)嵙?xí)，到各個(gè)部門(mén)請(qǐng)教才行。如果坐在辦公室看資料、翻文件，是永遠(yuǎn)不能做到全面掌握的。
一個(gè)新職員剛到企業(yè)要實(shí)習(xí)，一個(gè)秘書(shū)新上任，也要實(shí)習(xí)。
三、一個(gè)合格秘書(shū)還應(yīng)該具備例外事務(wù)的應(yīng)對(duì)處理能力：
任何企業(yè)制度再齊全、流程再完善，都會(huì)碰到?jīng)]有文字規(guī)定的例外事務(wù)。特別是在后危機(jī)時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生了顯著變化，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，企-愛(ài)華網(wǎng)-業(yè)內(nèi)外矛盾也有隨時(shí)爆發(fā)的可能。大凡有制度、流程規(guī)范的事務(wù)，企業(yè)各單位部門(mén)都會(huì)自己處理、自己過(guò)濾或消化了。往往產(chǎn)生新情況、新問(wèn)題、新矛盾才會(huì)上報(bào)給總經(jīng)理，而更多時(shí)候都會(huì)都會(huì)通過(guò)秘書(shū)轉(zhuǎn)達(dá)。
當(dāng)秘書(shū)接到新情況、新問(wèn)題的報(bào)告，有時(shí)甚至是突發(fā)事件的報(bào)告時(shí)，你的敏銳判斷和處變不驚的能力就顯得尤其重要。如果驚慌失措，你就可能遺漏重要細(xì)節(jié)。當(dāng)總經(jīng)理不在時(shí)，你還得在短時(shí)間內(nèi)自己作出判定：這件事應(yīng)該轉(zhuǎn)告哪位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、或報(bào)告哪個(gè)部門(mén)（主要指政府部門(mén)）。特別是你單獨(dú)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)，對(duì)你個(gè)人的判斷能力、心理承受能力、應(yīng)變能力將是一次嚴(yán)重考驗(yàn)。過(guò)得了這一關(guān)，你就前途無(wú)量；過(guò)不了這一關(guān)，你就趕緊轉(zhuǎn)行。
能做好總經(jīng)理秘書(shū)，再歷練幾年，等你人生經(jīng)歷豐富、行業(yè)經(jīng)歷豐富時(shí)，你也一樣可以成為一個(gè)合格的總經(jīng)理。
萬(wàn)丈高樓平地起，如果想在職業(yè)經(jīng)理人道路上發(fā)展，做好秘書(shū)工作是第一步，并且是很重要的一步。有句老話(huà)說(shuō)“多年的媳婦熬成婆”，秘書(shū)有時(shí)可能就是受氣包，經(jīng)受住考驗(yàn)，你也能走得更高。中國(guó)現(xiàn)代史上再大的領(lǐng)導(dǎo)都是從秘書(shū)開(kāi)始的。祝小藤與各位年輕的秘書(shū)們既安于現(xiàn)狀，又不甘于現(xiàn)狀。
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