愛華網(wǎng)??? 一級分類文本在工作中是較為常見的，HR表中的大多分類信息由于都是獨(dú)立的內(nèi)容，所以都屬于一級分類文本，下面以HR表中 “性別”字段為例向大家介紹Excel數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置方法：
??? 首先，把表單中的所有待填寫性別信息的單元格選中，然后選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕。 ??? 其次，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，將“有效性條件”中的“任何值”更改成“序列”條件，再在“來源”框中輸入“男,女”（注意“，”為英文的逗號），單擊“確定”按鈕（見圖表3）。 ??? 再次，返回Excel表后，即可在每個“性別”單元格后多出一個“下拉選項(xiàng)”的按鈕，今后再輸入信息時，除了直接用鍵盤鍵入文字外（只能填寫“男”或“女”中的一個），還可以直接用鼠標(biāo)選擇下拉按鈕中的“男”或“女”信息（見圖表4）。 ??? 一旦采用了“序列”作為數(shù)據(jù)有效性的條件，那么在這些單元格內(nèi)將只能用“來源”中的信息作為填寫的內(nèi)容，一旦出現(xiàn)了鍵盤輸入與來源不符的情況，Excel會立即彈出“輸入值非法”的提示對話框（見圖表1）。 ??? 利用這種方法，在HR表單填寫時，諸如：“民族”、“部門”、“等級”、“職務(wù)”、“文化程度”字段等都可以設(shè)定成類似的“序列”有效性，讀者可自行舉一反三進(jìn)行廣泛應(yīng)用。 ??? “二級分類文本”的有效性設(shè)置 ??? 在實(shí)際應(yīng)用中，還存在一種有上下關(guān)聯(lián)的多級分類文本。多級分類文本往往是兩個以上的字段之間存在關(guān)聯(lián)，第2個字段的內(nèi)容完全取決于第1個字段的分類。如：“省份”和“城市”兩個字段，“城市”中填寫哪個城市，要看選擇了哪個省份；“部門”和“姓名”兩個字段，“姓名”中填寫什么名字，要看選擇了哪個部門?！笆》荨被颉安块T”是一級分類文本，而“城市”或“姓名”就是二級分類文本。 ??? 在設(shè)置二級分類文本的數(shù)據(jù)有效性時，應(yīng)該用Excel的“名稱”功能和“INDIRECT”函數(shù)配合來進(jìn)行，下面我們就利用“部門”和“姓名”這兩個字段為例，進(jìn)行二級分類文本的有效性設(shè)置。 ??? 第一步：為了應(yīng)用方便，應(yīng)將部門和人員姓名建立一個獨(dú)立的列表（見圖表5），在本例中左側(cè)的表單是待填寫的信息表，在表單中的“部門”字段將從“開發(fā)部”、“技術(shù)部”、“市場部”和“測試部”中選擇，若選擇了“部門”，那么“姓名”字段中的人員名單則來自右側(cè)對應(yīng)部門中的人員名單。??? 下面來分別為它們建立各自的“名稱”?！懊Q”在Excel中起到的作用就是為一個區(qū)域起一個名字，以便于在公式中或使用時調(diào)用。創(chuàng)建“名稱”的方法很多，下面來看用兩種不同的方法對“部門”和各個部門中的人員定義名稱的操作。
??? 第二步：選擇右側(cè)小表的標(biāo)題行，即每個部門名字所在的4個單元格，然后鼠標(biāo)定位在窗口左側(cè)的“名稱框”，用鍵盤輸入“部門”文字（見圖表6）。 ??? 第三步：按鍵盤的“Enter”鍵，確認(rèn)名稱的建立，以后這4個標(biāo)題所在的單元格就以“部門”命名了。也就是說只要用鼠標(biāo)選擇“名稱框”右側(cè)的下拉按鈕，就可以立即選中這4個單元格。 ??? 第四步：然后再將右側(cè)小表的第1列“開發(fā)部”所有單元格全部選中（包含標(biāo)題），鼠標(biāo)選擇窗口“公式”分類“自定義名稱”中的“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”命令按鈕。 ??? 第五步：在彈出的“以選定區(qū)域創(chuàng)建名稱”對話框中，勾中“首行”選項(xiàng)，這樣便會以這個區(qū)域的首行，也就是“開發(fā)部”命名，創(chuàng)建一個名稱，這個名稱所指的區(qū)域是下方所有開發(fā)部的人員姓名單元格（見圖表7）。 ??? 第六步：單擊“確定”按鈕，返回Excel。用同樣的方法，再選中第2列“技術(shù)部”的所有單元格，然后命名一個“技術(shù)部”名稱，依次將所有部門的名稱定義完成。 ??? 至此，在表中應(yīng)該有5個名稱（見圖表8）。其中“部門”名稱指的是標(biāo)題行中的4個單元格；“開發(fā)部”、“技術(shù)部”、“市場部”和“測試部”則分別指定了各自標(biāo)題對應(yīng)下的人員姓名。 ??? 第七步：選擇左側(cè)填寫表中“部門”字段對應(yīng)的所有單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，將“有效性條件”中的“任何值”更改成“序列”條件，再在“來源”框中輸入“=部門”（注意“=”為英文的等號），單擊“確定”按鈕（見圖表9）。
??? 第八步：再選擇左側(cè)填寫表中“姓名”字段對應(yīng)的所有單元格，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，同樣選擇“序列”條件，然后在“來源”框中輸入公式“=INDIRECT（B2）”（見圖表10）。 ??? 第九步：單擊“確定”按鈕，此時由于前面“部門”字段中還沒有填寫信息，所以可能會報錯誤信息，可單擊“確定”按鈕，不必理會。 ??? 第十步：下面可以進(jìn)行多級分類的填寫了，首先選擇“部門”字段，由于“部門”字段的有效性是“部門”名稱，所以只能選擇4個部門之一進(jìn)行填寫，一旦選擇了某個部門，那么在右側(cè)的“姓名”字段中則會通過“INDIRECT”函數(shù)對該部門的名稱區(qū)域進(jìn)行調(diào)用，所以就只能選擇這個部門對應(yīng)的名單了。 ??? 至此，一個多級分類文本的數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置全部完成，用這種方法可以準(zhǔn)確地管理很多類似的多級文本。
愛華網(wǎng)本文地址 » http://www.klfzs.com/a/9101032201/102901.html
