固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用

李英麟，康成明等

摘要：主要剖析原固定資產(chǎn)管理存在的不足：實物和財務(wù)兩套系統(tǒng)單獨運行，造成數(shù)值差異、不能整合統(tǒng)計等諸多弊端。介紹了將實物和財務(wù)兩套系統(tǒng)整合為一，實現(xiàn)1+1>2的設(shè)想，分析了整合的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)開發(fā)的難點、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能。詳細介紹系統(tǒng)投入使用的步驟，工作重點以及系統(tǒng)運行后的顯著效果。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)管理; 信息化；整合；系統(tǒng)

鞍鋼原固定資產(chǎn)管理分為實物管理和財務(wù)管理兩套獨立系統(tǒng)，按上級規(guī)定進行各自的專業(yè)管理。其中實物按17大類管理，無凈值；財務(wù)按8大類管理，無設(shè)備具體技術(shù)參數(shù)。由于財務(wù)管理人員管錢不管物，實物管理人員管物不管錢，管理方式上存在的不同，導(dǎo)致實物與財務(wù)無法一一對應(yīng)，實物卡片、財務(wù)卡片不統(tǒng)一，統(tǒng)計計算周期不同步，實物、財務(wù)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)不能在線交換共享。在企業(yè)改革向精細化管理發(fā)展的現(xiàn)階段，已經(jīng)成為必須盡快解決的問題。

一、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的內(nèi)涵

固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，以整合實物資產(chǎn)和財務(wù)系統(tǒng)為核心，以賬卡一致、數(shù)據(jù)共享、信息同步、同時滿足實物和財務(wù)需求為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少業(yè)務(wù)重疊、數(shù)據(jù)重復(fù)，實現(xiàn)高效率、無流失、集成化、信息化。為企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、即時決策、動態(tài)控制、量化評估提供全方位的、系統(tǒng)化的先進管理平臺。實現(xiàn)實物、財務(wù)固定資產(chǎn)計算機管理一體化和信息網(wǎng)絡(luò)化，從而使固定資產(chǎn)管理適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營需求。

二、系統(tǒng)開發(fā)的主要做法

1.確定基本任務(wù)，改造原有系統(tǒng)

為了實現(xiàn)固定資產(chǎn)實物和財務(wù)賬卡的統(tǒng)一，首先明確了項目開發(fā)的四項基本任務(wù)。

（1）、分類的整合。通過對二者分類的分析，確定以實物分類為基礎(chǔ)，財務(wù)分類向?qū)嵨锓诸愐?guī)則看齊的方針，建立實物分類與財務(wù)分類對照表。

（2）、賬卡整合。采用財物賬向?qū)嵨锟ㄆ瑢φ盏姆绞?，建立二者的對?yīng)關(guān)系，將二者的數(shù)量、原值、折舊反映在同一張卡片上。

（3）、重新設(shè)計（優(yōu)化）固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程。原有的固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程是建立在手工操作基礎(chǔ)上的，為適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的需求，對業(yè)務(wù)流程作了調(diào)整。新的業(yè)務(wù)流程體現(xiàn)了數(shù)據(jù)輸入的唯一性規(guī)則和完整性規(guī)則。建立了完整的監(jiān)督體系，二者缺一不可，又互相監(jiān)督，從而保證了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的一致性和準確性。

（4）、建立固定資產(chǎn)的終身卡片。固定資產(chǎn)報廢后，手工管理方式無法隨時了解和跟蹤該殘體，容易造成殘值丟失。現(xiàn)在將報廢固定資產(chǎn)卡片存入報廢臺賬中，管理人員可隨時跟蹤報廢殘體的處理情況，直到殘體回收后，將其標記為報廢已回收狀態(tài)。

該項目由集團公司和新鋼鐵有限責(zé)任公司兩級主管部門負責(zé)管理設(shè)計，鞍鋼自己的計算機人員負責(zé)研制開發(fā)。首先確立建立實物和財務(wù)固定資產(chǎn)管理之間一一對應(yīng)關(guān)系的基本思路；其次分析如何利用現(xiàn)有計算機軟硬件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，根據(jù)實物固定資產(chǎn)和財務(wù)固定資產(chǎn)的管理需求，以固定資產(chǎn)卡片為主線進行全面管理，建立固定資產(chǎn)資源庫，實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理無縫銜接，形成實物、財務(wù)業(yè)務(wù)的相互配合協(xié)作和監(jiān)督制約，提高了工作效率；最后，要保證系統(tǒng)的良好的開放性、拓展性，使其能與相關(guān)計算機系統(tǒng)通信，適應(yīng)新需求、新環(huán)境。

功能設(shè)置以滿足使用基本需求、縮短開發(fā)周期、盡快見效為原則，方便管理業(yè)務(wù)，確保系統(tǒng)功能實用。操作界面重點考慮如何方便操作，統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一查詢方式，確保系統(tǒng)易學(xué)易用。分段逐步優(yōu)化、完善系統(tǒng)，確保按照統(tǒng)一模式推廣系統(tǒng)包括六方面內(nèi)容，即實物資產(chǎn)管理、財務(wù)資產(chǎn)管理、實物查詢、財務(wù)查詢、折舊管理、綜合管理。

3.以信息技術(shù)為依托，實施業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

建立新的數(shù)據(jù)傳遞流程，使業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。原有的管理業(yè)務(wù)流程為：實物管理人員依據(jù)各種有關(guān)票據(jù)及設(shè)備實際狀態(tài)建卡、修改卡片，進行各類實物固定資產(chǎn)擁有量的統(tǒng)計、查詢；財務(wù)管理人員依據(jù)相關(guān)票據(jù)及實物管理人員提供的情況另行建卡，手工輸入數(shù)據(jù)進行各種財務(wù)統(tǒng)計。實物與財務(wù)部門各自修訂卡片，統(tǒng)計資產(chǎn)擁有量，造成實物與財務(wù)賬不同意，通常以調(diào)賬方式解決。

新的管理業(yè)務(wù)流程為：先由實物管理人員依據(jù)固定資產(chǎn)增加、調(diào)入、調(diào)整等相關(guān)業(yè)務(wù)通知單卡、修改卡片，通過同一系統(tǒng)傳遞到財務(wù)部門，審核相關(guān)數(shù)據(jù)并確認無誤后，生成新卡片或確定修改完卡片狀態(tài)，并自動生成各種財務(wù)和實物有關(guān)統(tǒng)計表及有關(guān)查詢內(nèi)容。新流程提高了固定資產(chǎn)管理水平，實現(xiàn)了嚴、細、實的目標。

4.建立信息化平臺

固定資產(chǎn)系統(tǒng)功能圖見圖1

應(yīng)用部分由實物管理、實物查詢、財務(wù)查詢、綜合查詢、字典管理、折舊管理等八個功能模塊組成。

三、系統(tǒng)特點

1.充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)無縫銜接，形成實物、財務(wù)的相互配合和監(jiān)督機制，提高了效能。利用網(wǎng)絡(luò)可即時出表、即時分析、、即時調(diào)控、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上調(diào)配、網(wǎng)上報表上報匯總、異地辦公，提高了工作效率。新系統(tǒng)已審核的資產(chǎn)沒有設(shè)立刪除功能，以保證資產(chǎn)紀錄的完整性。變動備案使得記錄的變化有據(jù)可查。

2.通過新系統(tǒng)對舊系統(tǒng)的集成，為固定資產(chǎn)資源庫建立打下了基礎(chǔ)，使固定資產(chǎn)的全過程管理成為可能。雖然老系統(tǒng)不再適用于當(dāng)前需要，但多年來形成的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫（特別是實物）資源龐大而復(fù)雜，應(yīng)盡量保留利用，同時也可減少開發(fā)的工作量。

3.通過動態(tài)數(shù)據(jù)備案制實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可追溯瞞住動態(tài)數(shù)據(jù)的靜態(tài)需求。折舊率的調(diào)整，是財務(wù)人員一項繁瑣復(fù)雜的工作，舊財務(wù)系統(tǒng)的不可回溯性制約計算的精確度。新系統(tǒng)計算方式為在變動期內(nèi)逐月逐條重新計算資產(chǎn)折舊額，提高了計算精確度。

四、實施效果

1.資產(chǎn)分類準確、折舊計提真實

財務(wù)部門對資產(chǎn)類別的劃分主要是滿足計提折舊的需求，由于各類資產(chǎn)的折舊率不同，因此準確劃分資產(chǎn)類別對財務(wù)部門來說非常重要，它涉及折舊計提的準確性，影響損益的真實性。這套為企業(yè)正確劃分資產(chǎn)類別、準確計提折舊提供可靠的保證。

2.固定資產(chǎn)的相關(guān)信息具有可追屬性

原有固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)體系隨著資產(chǎn)的報廢、調(diào)出，相關(guān)信息也退出了核算系統(tǒng)，只能通過會計檔案查詢。新系統(tǒng)提供了一個專門的數(shù)據(jù)庫，所有調(diào)出、報廢資產(chǎn)的相關(guān)信息全部儲存在該數(shù)據(jù)庫可隨時查詢，使所有固定資產(chǎn)的相關(guān)信息具有可追溯性。保證了凈化資產(chǎn)、殘體回收、內(nèi)部調(diào)劑，減少新購、快速恢復(fù)生產(chǎn)等業(yè)務(wù)需要。

3.全方位的查詢功能最大限度地滿足了管理的需要

隨著企業(yè)管理的深化、細化，各級管理部門從不同角度對數(shù)據(jù)信息的提供也提出了更高的要求?？紤]到這一需求，這套軟件系統(tǒng)從財務(wù)、實物涵蓋資產(chǎn)的類別、使用狀況、凈值及折舊水平，尤其是超期服役固定資產(chǎn)的相關(guān)信息也可即時查詢，全方位的查詢功能最大限度地滿足了各級領(lǐng)導(dǎo)及時了解企業(yè)資產(chǎn)狀況的需求。

4.極大地提高了工作效率

信息化、網(wǎng)絡(luò)化促進了工作效率的成倍提高。這種效果在財務(wù)中突出表現(xiàn)在兩個方面，首先，財務(wù)報表的匯總可以根據(jù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源即時完成，節(jié)約了以往人工輸入或傳盤、檢查、匯總的時間，同時又確保了數(shù)據(jù)的準確無誤。其次，這種優(yōu)點也體現(xiàn)在不同需求對數(shù)據(jù)資料的隨機測算方面。

在發(fā)生資產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面，通過對原二煉鋼廠與三煉鋼廠的合并，原中型廠與原小型廠的合并，資產(chǎn)核資、計量設(shè)備的集中調(diào)出調(diào)入等實踐檢驗，證明了新系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理上的方便快捷、準確一致。

5.實現(xiàn)管理方式及管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

系統(tǒng)運行前管理業(yè)務(wù)流程為：實物管理人員依據(jù)有關(guān)票據(jù)及設(shè)備實際狀態(tài)建卡和修改卡片；財務(wù)管理人員依據(jù)有關(guān)票據(jù)及實物管理人員提供的情況另行建卡。

改變后的管理業(yè)務(wù)流程為：先由實物管理人員建卡、修改卡片，再由財務(wù)人員輸入財務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)實物與財務(wù)人員共同確認后生成新卡片或修改完狀態(tài)，之后自動生成各種財務(wù)和實物有關(guān)統(tǒng)計報表及查詢有關(guān)內(nèi)容。即財務(wù)與實物共同建立一張卡片，公用一個軟件，實現(xiàn)了財務(wù)與實物數(shù)據(jù)的一致。

五、結(jié)論

該系統(tǒng)投入運行后，即體現(xiàn)出1+1>2的優(yōu)越性能，其主要優(yōu)點有以下幾方面：一是使管理程序更加科學(xué)，實現(xiàn)了痕跡閉環(huán)管理；二是功能更加全面，數(shù)據(jù)統(tǒng)一、共享；三是工作效率顯著提高，效果特別明顯；四是能為企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)提供實時、準確的固定資產(chǎn)信息。

http://www.pmec.net/bencandy-21-9682-1.htm

鞍鋼固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)研發(fā)成功

http://forums.nphoto.net/thread/2007-12/25/ff808081170356bc01171145e54907df.shtml

康成明鞍鋼工業(yè)攝影系列片：《鞍鋼建設(shè)節(jié)能環(huán)保型鋼鐵企業(yè)管窺》網(wǎng)址

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